Giai đoạn thực hiện dự án thường là giai đoạn dài nhất và phức tạp nhất trong vòng đời dự án. Nếu bạn không cẩn thận, nhóm của bạn có thể đi chệch hướng, gặp vấn đề về giao tiếp hoặc ngừng tuân theo các quy trình được vạch ra cẩn thận của bạn.
Sau khi đầu tư thời gian và các nguồn lực khác vào kế hoạch thực hiện dự án, bạn cần đảm bảo rằng bạn có thể thực hiện đúng lời hứa của mình. Đây là cách làm cho giai đoạn thực hiện quản lý dự án thành công.
Thực hiện dự án là gì?
Giai đoạn thực hiện trong quản lý dự án bao gồm việc thực hiện các chi tiết trong điều lệ dự áncủa bạn để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho khách hàng hoặc các bên liên quan nội bộ.
Đầu tiên là lập kế hoạch dự án, sau đó là thực hiện dự án. Cho dù bạn lập kế hoạch tốt đến đâu, dự án của bạn cũng sẽ không thành công trừ khi bạn có thể triển khai ý tưởng của mình một cách hiệu quả.
Họ nói không có kế hoạch nào có thể tồn tại khi tiếp xúc với kẻ thù. Họ cũng nói rằng không có biểu đồ Gantt nào tồn tại được khi tiếp xúc với thực tế.
Điều này không có nghĩa là xé bỏ kế hoạch dự án của bạn và bắt đầu lại từ đầu. Nhưng điều đó có nghĩa là tạo ra một kế hoạch đủ linh hoạt để giải quyết những lo ngại của khách hàng, những trục trặc trong hoạt động và các vấn đề chưa được nhìn thấy khác.
Giai đoạn thực hiện dự án có thể là lúc các nhóm gặp nhiều khó khăn nhất, ngay cả sau khi đã lập kế hoạch hiệu quả. Đó là lý do tại sao giai đoạn này cần được quản lý một cách chính xác.
Khoảng trống thực thi
Khoảng cách thực hiện là những khoảng trống giữa các kế hoạch ban đầu của bạn và có khả năng phát triển thành những khoảng cách lớn khi bạn đến gần thời hạn hoặc các cột mốc quan trọng. Có thể có bất kỳ lý do nào khiến khoảng cách thực hiện bắt đầu mở rộng khi dự án được triển khai.
Căn chỉnh dự án
Nếu không có định nghĩa và phương hướng rõ ràng được nêu trong điều lệ dự án của bạn, có thể sẽ có những vấn đề thực sự hoặc chỉ là sự nhầm lẫn chung trước khi mọi người có thể thống nhất được quan điểm. Thực hiện các bước để truyền đạt hiệu quả quy trình của bạn và tập hợp tất cả các bên liên quan và tổ chức một cuộc họp để chính thức bắt đầu giai đoạn thực hiện.
Điều này sẽ cho phép bạn có thể thực hiện kế hoạch và nhận phản hồi từ những người có liên quan. Điều này không chỉ có thể giúp đảm bảo mọi người biết vai trò của họ trong quy trình mà còn làm mới mục đích và mục tiêu ban đầu của dự án trong tâm trí mọi người.
Phạm vi leo
Mỗi dự án đều liên quan đến một số lần lặp lại và điều chỉnh khi các mục tiêu di chuyển một chút. Việc bám sát kế hoạch một cách cứng nhắc có thể là một trong những nguyên nhân chính gây ra khoảng cách thực hiện nếu kế hoạch của bạn không tính đến những thay đổi này.
Tuy nhiên, quá nhiều yêu cầu thay đổi có thể làm thay đổi các tham số của bản tóm tắt ban đầu, khiến bạn phải đạt được nhiều thứ hơn trong cùng một khoảng thời gian — hoặc ít hơn. Việc theo dõi những thay đổi đã được thực hiện ở đâu và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến nguồn lực, năng lực và thời hạn là điều cần thiết để tránh làm gián đoạn quá nhiều kế hoạch ban đầu của bạn.
Chuyển đổi nhóm và tính linh hoạt
Khi ủy quyền dự án cho một nhóm khác để tiếp tục, bạn sẽ hy vọng quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo như kế hoạch. Nhưng có thể có nhiều lý do khiến điều này không xảy ra.
Bạn có thể nhận thấy dự án của mình được hưởng lợi từ thời gian dự phòng sẵn có, để bù đắp cho những khoảng thời gian tiềm ẩn như thành lập nhóm, cập nhật trạng thái và thậm chí cả bệnh tật. Hãy tính đến tất cả những điều này và đảm bảo rằng các mốc thời gian được điều chỉnh cho phù hợp.
Các phần thực hiện dự án
Việc thực hiện dự án thường bao gồm ba thành phần chính:
- Theo dõi các quy trình
- Quản lý con người
- Phân phối thông tin
Theo dõi các quá trình
Trong giai đoạn lập kế hoạch quản lý dự án, bạn nên vạch ra các hệ thống và quy trình để giúp hoàn thành dự án theo yêu cầu của tổ chức. Ví dụ: bạn có thể đã tạo các quy trình để tương tác với các nhà cung cấp bên thứ ba cung cấp nguyên liệu thô thiết yếu.
Bám sát các quy trình của bạn có thể giúp đảm bảo dự án của bạn tiến hành hiệu quả. Thay vì đưa ra một loạt các quyết định tốn thời gian và chỉ một lần, bạn có thể dựa vào kế hoạch của mình để được hướng dẫn và tự tin tiến về phía trước.
Tuy nhiên, nếu hoàn cảnh hoặc lực lượng thị trường thay đổi, đừng ngại đánh giá lại và điều chỉnh hướng đi. Việc ngoan cố bám sát kế hoạch khi cần có sự thay đổi có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ dự án của bạn và là một trong những nguyên nhân chính khiến kế hoạch dự án thất bại.
Một cách để tránh điều này là lên lịch kiểm tra dự án thường xuyên với các trưởng nhóm có liên quan trong dự án của bạn. Hãy cho mọi người cơ hội trình bày bất kỳ vấn đề nào họ gặp phải trong nhóm của mình và bạn sẽ có bức tranh rõ ràng hơn nhiều về những điểm đã thay đổi – tránh hiệu ứng domino khi các dự án bị gián đoạn bởi nhau.
Quản lý con người
Đảm bảo nhân viên của bạn tuân theo kế hoạch dự án là điều cần thiết, nhưng giữ mọi người làm việc không phải là công việc duy nhất của bạn. Điều quan trọng là bạn cũng phải động viên, khuyến khích và cổ vũ cho nhóm.
Việc dừng lại để ăn mừng mỗi chiến thắng ngày càng tăng là một cách để cho nhóm thấy bạn đánh giá cao họ như thế nào và điều đó sẽ truyền cảm hứng cho họ tiếp tục làm việc chăm chỉ. Tương tự như vậy, việc tạo ra một môi trường nơi mọi người hoan nghênh phản hồi và phê bình là điều quan trọng đối với tinh thần chung của cả nhóm.
Cố gắng nuôi dưỡng mức độ bất đồng nội bộ lành mạnh. Nếu một trong những công nhân của bạn phát hiện ra một lỗ hổng nghiêm trọng trong dự án của bạn, bạn muốn họ cảm thấy thoải mái khi đứng ra giải thích mối lo ngại của mình.
Việc có những diễn đàn mở này cũng giúp những người làm việc trong dự án hiểu rõ hơn về mọi thứ đang diễn ra. Điều này có thể là vô giá, đặc biệt nếu cần nguồn lực để tiếp nhận công việc từ các nhóm khác tại các thời điểm trong dự án.
Cung cấp thông tin cho các bên liên quan và khách hàng.
Thu hút khách hàng và các bên liên quan của bạn trong suốt giai đoạn thực hiện dự án. Khi bạn quản lý các bên liên quan một cách chính xác, bạn có thể tránh được những hiểu lầm và chậm trễ tốn kém.
Giai đoạn thực hiện dự án có thể là giai đoạn mở rộng nhất trong vòng đời dự án nhưng bạn nên tránh giảm thiểu việc liên lạc trong khi thực hiện. Thay vì biến mất hàng tuần hoặc hàng tháng trong khi bạn tạo ra sản phẩm cuối cùng, hãy khuyến khích giao tiếp cởi mở và minh bạch trong suốt quá trình.
Một cách để tăng khả năng hiển thị trong dự án là lên lịch đăng ký thường xuyên để thảo luận về tiến độ. Điều này cho phép bạn đề cập đến những thay đổi vào phút cuối đối với các sản phẩm đã thỏa thuận và lập kế hoạch thực hiện chúng cho phù hợp.
Điều đó cũng có nghĩa là bạn có thể thu thập một số cập nhật tiến độ để giải quyết cùng một lúc. Điều này không phải là tạm dừng công việc mỗi khi có vấn đề gì đó xảy ra, cho dù đó là một sửa chữa nhỏ hay một vấn đề lớn.
Tốt hơn nữa, hãy cân nhắc việc chia sẻ quyền truy cập vào nền tảng quản lý công việc của doanh nghiệp với khách hàng và các bên liên quan của bạn. Tăng cường tính minh bạch và sự tin cậy bằng cách cung cấp cho họ khả năng hiển thị theo thời gian thực về quy trình công việc và các mốc quan trọng đã lên lịch. Bằng cách này, không ai phải đợi đăng ký để biết mọi thứ đang diễn ra như thế nào, kể cả người quản lý dự án.
Lời khuyên để thực hiện dự án thành công
Ngoài những gợi ý nêu trên về quy trình, quản lý nhân sự và giao tiếp, những mẹo bổ sung này sẽ đảm bảo giai đoạn thực hiện dự án của bạn thành công.
- Phân công trách nhiệm và trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên trong nhóm của bạn.
- Giải thích lý do cơ bản và động lực đằng sau các quyết định của bạn để nhận được sự ủng hộ từ nhóm của bạn.
- Khi bạn gặp thất bại, hãy thừa nhận sai lầm của mình và thực hiện các sửa chữa nếu cần.
Đặt việc thực hiện dự án lên hàng đầu
Việc thực hiện kế hoạch của bạn nghe có vẻ là một phần dễ dàng nếu xét đến tất cả công việc đã bước vào giai đoạn lập kế hoạch. Sự thật là việc hoàn thành thành công một dự án phức tạp cần có nỗ lực có ý thức và nhất quán.
Nền tảng quản lý công việc có thể tập trung tất cả các chi tiết liên lạc, cộng tác và dự án vào một không gian trực quan. Nghĩa là bạn luôn có thể xem nhanh mức độ tiến bộ của mình, những bước tốt nhất tiếp theo là gì và bạn còn phải đi bao xa nữa.
Các câu hỏi thường gặp.
Định nghĩa của việc thực hiện dự án là gì?
Thực hiện dự án là nơi bạn đưa kế hoạch dự án vào thực hiện và tất cả công việc đã thỏa thuận bắt đầu. Bạn có thể coi đó là sự khởi đầu của một trận đấu thể thao, hoặc khi bức màn kéo lên tại một buổi biểu diễn ở Broadway.
Tại thời điểm này, việc lập kế hoạch đã kết thúc, vì vậy, bạn sẽ cần tập trung vào việc đảm bảo các nhóm và tiến trình của mình đi đúng hướng bằng cách cộng tác với tất cả các thành viên nhóm và các bên liên quan có liên quan.
Thực hiện dự án được xác định là một giai đoạn riêng biệt của vòng đời dự án, ngay sau giai đoạn lập kế hoạch và trước giai đoạn giám sát và kiểm soát.
Làm cách nào để đo lường việc thực hiện dự án?
Bạn có thể đo lường sự thành công của việc thực hiện dự án bằng cách tạo điểm chuẩn trong kế hoạch dự án của mình. Điều này có thể giúp bạn giữ ngân sách, thời hạn và sản lượng theo đúng tiến độ khi giai đoạn thực hiện đang được tiến hành.
Đo lường việc thực hiện dự án là một phần quan trọng của giai đoạn giám sát và kiểm soát.
Sự khác biệt giữa thực hiện dự án và quản lý dự án là gì?
Thực hiện dự án chỉ là một phần của quản lý dự án. Quản lý dự án kết hợp rất nhiều cách tiếp cận, tất cả đều có một phương pháp khác nhau để lập kế hoạch và thực hiện dự án.
Kết quả là, bạn có thể thấy rằng các phương pháp thực hiện dự án khác nhau tùy thuộc vào kỹ thuật quản lý dự án tổng thể.
