Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để dẫn dắt một dự án thành công và tất cả đều bắt đầu từ việc quản lý truyền thông. Các quy trình bao gồm quản lý truyền thông đảm bảo rằng thông tin phù hợp được truyền đạt đến đúng người ở mọi giai đoạn thực hiện dự án.
Quản lý truyền thông là gì?
Quản lý truyền thông trong quản lý dự án vạch ra các quy trình và thủ tục cần thiết để đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu trong suốt vòng đời của dự án được thu thập, lưu trữ và phân phối hợp lý trong toàn nhóm dự án.
Quy trình quản lý truyền thông
Có 3 bước chính trong quy trình quản lý truyền thông:
- Lập kế hoạch truyền thông
- Quản lý thông tin liên lạc
- Kiểm soát thông tin liên lạc
Lập kế hoạch truyền thông
Bạn có thể bắt đầu quản lý chiến lược truyền thông của dự án bằng cách tạo kế hoạch quản lý truyền thông. Kế hoạch quản lý truyền thông cần ghi lại các yêu cầu liên lạc trong suốt vòng đời của dự án. Một số yêu cầu này bao gồm:
Nhịp điệu: Tần suất các bản cập nhật sẽ được gửi đi như thế nào?
Khán giả: Thông tin liên lạc của dự án sẽ được gửi tới ai? Có nhóm nào khác dành cho các loại thông tin liên lạc khác nhau không?
Mục đích: Báo cáo tiến độ có được gửi đi ở mỗi cột mốc không? Các yêu cầu thay đổi có được chia sẻ với tất cả các bên liên quan không?
Kênh: Những kênh nào sẽ được sử dụng để liên lạc?
Kế hoạch quản lý truyền thông nên bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt để đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và tất cả các bên liên quan đều có cùng quan điểm.
Quản lý thông tin liên lạc
Bây giờ tất cả các bên liên quan đã đồng ý về kế hoạch quản lý truyền thông, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng hoạt động truyền thông của dự án tuân theo những hướng dẫn đó. Kế hoạch truyền thông phải được xem như một tài liệu sống trong suốt vòng đời của dự án , nhưng mọi thay đổi đều phải được thông báo cho nhóm dự án.
Kiểm soát thông tin liên lạc
Không phải tất cả các bên liên quan đều tìm thấy sự liên quan trong từng chi tiết dự án. Vì điều này, chỉ mời các bên liên quan tham gia trao đổi thông tin khi cần thiết. Tạo các nhóm nhỏ gồm các bên liên quan để quyết định loại thông tin liên lạc nào họ cần nhận. Chúng bao gồm trạng thái dự án, hiệu suất dự án, rủi ro, chi phí và những thứ khác. Việc kiểm soát giao tiếp hiệu quả giúp hợp lý hóa việc quản lý dự án và giúp các trưởng dự án cũng như thành viên nhóm không nhận được các thông tin cập nhật và email không liên quan.
Công cụ truyền thông
Một phần của kế hoạch quản lý truyền thông là xác định kênh nào sẽ được sử dụng cho các loại tin nhắn khác nhau. Dưới đây là một số công cụ hữu ích để hỗ trợ việc liên lạc này:
Tin khẩn
Mặc dù đây là một trong những kênh nhắn tin không chính thức nhưng nhắn tin tức thời cung cấp cách liên lạc hợp lý, theo thời gian thực với nhóm dự án. Nếu bạn đang muốn nhận được phản hồi ngay lập tức, những công cụ này có thể có hiệu quả.
Một trong những nhược điểm của việc sử dụng tin nhắn tức thời là các cuộc trò chuyện diễn ra trong chân không. Người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi chi tiết liên quan từ những cuộc trò chuyện này sẽ được đưa vào hệ thống hồ sơ chính của dự án.
Tùy chọn nhắn tin tức thời:
- Slack
- Google Meet
- Jabber
- Spark
- Adium
- Microsoft Teams
Không giống như nhắn tin tức thời, email là một kênh hiệu quả để gửi các cập nhật dự án chính thức hơn tới nhiều bên liên quan. Báo cáo tiến độ, cập nhật hiệu suất và cập nhật thay đổi là ví dụ về các thư được gửi theo cách truyền thống qua email.
Phần mềm quản lý truyền thông và quản lý công việc
Trong số tất cả các phương thức giao tiếp, phần mềm quản lý công việc cung cấp phương pháp hiệu quả nhất để truyền đạt tất cả các thông điệp của dự án. Các giải pháp này cung cấp một vị trí tập trung, nơi tự động lưu trữ tất cả thông tin liên lạc trong suốt vòng đời của dự án, đảm bảo rằng mọi người vẫn ở trên cùng một trang.
Tin nhắn tức thời và email đều có những ưu và nhược điểm, nhưng chúng khiến việc liên lạc trở nên im lặng và gây ra những hiểu lầm không đáng có giữa các bên liên quan.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/communications-management
