Điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử đòi hỏi phải phối hợp nhiều bộ phận chuyển động. Mỗi khía cạnh — có thể là lập kế hoạch, kiểm kê, liên lạc nội bộ hoặc tài khoản phải trả — có thể nằm trong một hệ thống riêng biệt và yêu cầu các quy trình riêng biệt, đồng thời bạn có trách nhiệm đảm bảo mọi thứ hoạt động cùng nhau.
Các công cụ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thể giúp củng cố sự phối hợp các nguồn lực chính như vật tư và nhân sự vào một hệ thống duy nhất. Việc tích hợp nền tảng thương mại điện tử với ERP của bạn sẽ hợp lý hóa hệ thống lập kế hoạch hơn nữa, tối đa hóa hiệu quả và giảm thiểu những vấn đề đau đầu.
Cho dù bạn chỉ đang duyệt web hay đã sẵn sàng dấn thân, bạn nên có nền tảng vững chắc trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào có ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình.
Tích hợp ERP thương mại điện tử là gì?
Tích hợp ERP thương mại điện tử là quá trình thiết lập nền tảng thương mại điện tử và ERP của bạn để tự động liên lạc với nhau để bạn không cần phải là người trung gian. Nó cho phép bạn nhập và xem tất cả dữ liệu doanh nghiệp của mình ở một nơi mà không cần chuyển đổi giữa các chương trình. Hai chương trình kinh doanh cốt lõi này phối hợp với nhau có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và năng suất.
Phần cuối của nền tảng thương mại điện tử xử lý đơn đặt hàng, thu tiền thanh toán và quản lý hàng tồn kho. Nhiều công ty có các chương trình ERP riêng biệt xử lý các nhiệm vụ như tài khoản phải trả, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý nhân sự và các khía cạnh cốt lõi khác của việc điều hành doanh nghiệp.
Khi một nền tảng thương mại điện tử được tích hợp với nền tảng ERP, cả hai nền tảng này sẽ hoạt động song song để giúp các nhà quản lý hoàn thành công việc. ERP đồng bộ hóa tất cả dữ liệu ở một vị trí tập trung. Việc đồng bộ hóa này cũng có thể tự động hóa các quy trình hậu cần hiện tại, hợp lý hóa chúng một cách đáng kể để tăng năng suất.
Các tính năng ERP quan trọng cho thương mại điện tử
Một số công cụ ERP tích hợp dễ dàng hơn với các nền tảng thương mại điện tử so với các công cụ khác. Ví dụ: một số ứng dụng ERP có khả năng tích hợp thương mại điện tử tích hợp, trong khi những ứng dụng khác cung cấp các tính năng đó dưới dạng tiện ích bổ sung. Có một số tính năng chính mà bạn sẽ muốn phần mềm ERP của mình có để tận dụng tối đa khả năng tích hợp thương mại điện tử của mình.
Tài chính tự động
Dữ liệu tài chính rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và điều quan trọng là hệ thống ERP của bạn có thể quản lý dữ liệu đó một cách hiệu quả. Bạn muốn ERP của mình có thể tự động hóa càng nhiều khía cạnh của tài khoản phải trả và tài khoản phải thu càng tốt. Với các tính năng tài chính mạnh mẽ đã được thiết lập, mọi giao dịch bán hàng trực tiếp có thể được cập nhật ngay lập tức vào sổ cái của bạn sau khi ERP được tích hợp với nền tảng thương mại điện tử của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán riêng biệt, bạn cũng sẽ được hưởng lợi từ việc tích hợp phần mềm đó với thiết lập ERP của mình. Nếu không tích hợp tài chính vào ERP, bạn sẽ gặp khó khăn khi giao tiếp giữa các chương trình một cách thủ công, lãng phí thời gian của nhân viên và tạo cơ hội cho lỗi nhập dữ liệu.
Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho là nền tảng cho bất kỳ hoạt động kinh doanh thương mại điện tử nào, cũng như quản lý hàng tồn kho. Với ERP, doanh nghiệp có thể quản lý vị trí, số lượng và chi phí hàng tồn kho từ một hệ thống duy nhất – tự động hóa các quy trình chính và loại bỏ các lỗi của con người.
Cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực đảm bảo bạn luôn biết khi nào là lúc đặt hàng, tránh hết hàng, giao lại đơn hàng và thực hiện đơn hàng bị trì hoãn. Việc có số liệu thống kê hàng tồn kho cập nhật đặc biệt quan trọng đối với người bán số lượng lớn và bất kỳ doanh nghiệp nào có nhiều kho hoặc số lượng lớn các sản phẩm khác nhau.
CRM hợp nhất
Tiêu chuẩn hóa quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trên toàn bộ doanh nghiệp của bạn giúp đảm bảo bạn đang quản lý tất cả các tài khoản khách hàng một cách bình đẳng ở mọi bước trong hành trình của khách hàng. Các tính năng CRM mạnh mẽ trong ERP giúp bạn xử lý các yêu cầu của khách hàng dễ dàng hơn, do đó bạn tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm tài khoản phù hợp và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc cải thiện dịch vụ và giữ chân khách hàng.
- Việc tổng hợp thông tin khách hàng trên các kênh giúp đơn giản hóa việc báo cáo đa kênh, luôn phân bổ đúng giao dịch mua cho đúng khách hàng.
- Thông tin liên lạc tích hợp cho phép bạn tự động liên hệ với các chương trình giảm giá hoặc khuyến mãi cho các nhóm nhỏ được nhắm mục tiêu.
Vận chuyển và phân phối
Cùng với việc quản lý hàng tồn kho, ERP sẽ trao quyền cho bạn quản lý tất cả thông tin vận chuyển, phân phối và theo dõi đơn hàng. Phần mềm tốt nhất sẽ tự động hóa các tác vụ lặp lại như tạo và in nhãn vận chuyển cũng như tạo biểu mẫu đặt hàng, giúp cuộc sống của nhân viên kho trở nên dễ dàng hơn đáng kể đồng thời ngăn ngừa các lỗi thủ công.
Lợi ích của việc tích hợp ERP thương mại điện tử
Khi bạn đã thiết lập ERP phù hợp, việc tích hợp nền tảng thương mại điện tử sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn từ trong ra ngoài — công việc của nhân viên sẽ đơn giản hơn và khách hàng của bạn sẽ đánh giá cao hiệu quả tăng lên. Có một số lợi ích có thể đo lường được khi tích hợp ERP thương mại điện tử. Chúng ta hãy điểm qua một số điều quan trọng nhất.
Tăng năng suất
Tăng năng suất là mục tiêu của việc tích hợp ERP. Đó là vì việc hợp nhất tất cả dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp của bạn sẽ đảm bảo rằng bạn và nhóm của bạn không còn lãng phí thời gian để cố gắng điều hòa các tập dữ liệu khác nhau hoặc tìm thông tin bạn cần. ERP cung cấp một hệ thống tập trung, duy nhất cho tất cả dữ liệu của bạn, từ đó đồng bộ hóa các phòng ban và quy trình làm việc của bạn. ERP cũng tự động hóa một số nhiệm vụ nhất định, giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để thực hiện các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Trải nghiệm khách hàng tốt hơn
Không chỉ đội ngũ quản lý của bạn mới được hưởng lợi từ việc tăng năng suất mà khách hàng của bạn cũng sẽ nhận thấy. Khả năng CRM được cải thiện kết hợp với thanh toán, vận chuyển và theo dõi tự động mang lại trải nghiệm mượt mà hơn, nhanh hơn, chất lượng cao hơn cho khách hàng.
Cải thiện quyền truy cập dữ liệu
ERP không chỉ cho phép bạn xem tất cả dữ liệu công ty của mình ở một nơi mà bằng cách tích hợp nó với nền tảng thương mại điện tử, bạn còn nhận được dữ liệu khách hàng theo thời gian thực.
Việc có tất cả dữ liệu bạn cần ở một vị trí sẽ giúp đưa ra các quyết định thông minh hơn, nhanh hơn. Khi mọi thứ được tích hợp, việc tạo báo cáo của công ty cũng dễ dàng hơn — không có thông tin nào bị giấu kín hoặc ngoài tầm với. Điều này làm cho việc tuân thủ thuế dễ dàng hơn.
Tăng khả năng hiển thị và hợp lý hóa quy trình
Thương mại điện tử tích hợp giúp đơn giản hóa từng bước của quy trình, từ việc quản lý dễ dàng hơn đến tự động hóa hoàn toàn. Cho dù đó là kế toán hay theo dõi đơn hàng, ERP có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, giảm lỗi của người dùng và hợp lý hóa các quy trình. Hiệu quả cao hơn giúp giảm thời gian xử lý, tăng chuyển đổi và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Chi phí thấp hơn
Khi được thiết lập tốt, ERP có thể ngay lập tức cho bạn thấy những điểm kém hiệu quả cụ thể trong doanh nghiệp của bạn và giúp bạn khắc phục chúng. Ngoài ra, tích hợp thương mại điện tử cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho của mình theo thời gian thực, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho kịp thời và đảm bảo bạn sẽ không bao giờ mua nhiều hơn mức bạn cần. Và bất cứ khi nào việc tích hợp thương mại điện tử ERP giúp bạn tiết kiệm thời gian thì điều đó cũng giúp bạn tiết kiệm tiền.
Cách bắt đầu tích hợp ERP của bạn
Khi bạn chuẩn bị triển khai tích hợp thương mại điện tử ERP mới, có một số bước chung bạn nên làm theo để phát triển chiến lược tích hợp ERP của mình.
- Xác định các ứng dụng và nền tảng thương mại điện tử của bạn. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng bước đầu tiên là phải biết bạn muốn tích hợp nền tảng nào với ERP. Doanh nghiệp của bạn có thể có một nền tảng thương mại điện tử cốt lõi hoặc bạn có thể có một loạt ứng dụng và nền tảng xử lý các kênh hoặc lĩnh vực khác nhau.
- Xác định dữ liệu quan trọng nhất của bạn. Tìm hiểu rõ ràng thông tin quan trọng nhất cần tích hợp để đảm bảo mức độ ưu tiên và độ chính xác của thông tin đó. Đây có thể là đơn đặt hàng, dữ liệu khách hàng hoặc thông tin tài chính khác của bạn.
- Xác định các quy trình thủ công và không hiệu quả của bạn. Hãy xem xét cách nhân viên của bạn sử dụng thời gian và những nhiệm vụ nào nổi bật là lặp đi lặp lại hoặc dễ mắc lỗi. Có lẽ các tài khoản phải trả của bạn luôn tồn đọng hóa đơn hoặc nhóm của bạn gặp khó khăn trong việc kiểm kê thủ công vào cuối mỗi quý. Đây là những nhiệm vụ bạn sẽ muốn tập trung vào tự động hóa sau khi tích hợp.
- Tìm hiểu loại ERP nào bạn cần và loại ERP nào tích hợp với nền tảng thương mại điện tử hiện tại của bạn. Ví dụ: bạn nên biết liệu bạn muốn triển khai ERP tại chỗ trên máy chủ hay trên đám mây. Điều này có thể khác nhau tùy thuộc vào khối lượng dữ liệu của bạn và các biện pháp phòng ngừa bảo mật bạn cần thực hiện. Bạn cũng sẽ có các lựa chọn về các loại mô hình hệ thống ERP, như hệ thống đa năng tổng quát, hệ thống mô-đun có thể tùy chỉnh hơn hoặc bộ phần mềm.
- Quyết định cách bạn muốn tích hợp. Có một số cách bạn có thể tích hợp nền tảng thương mại điện tử với ERP của mình. Bạn có thể sử dụng API của nền tảng thương mại điện tử, ERP của bạn có thể có khả năng tích hợp thương mại điện tử gốc hoặc bạn có thể cần sử dụng giải pháp của bên thứ ba với quy trình tích hợp dựng sẵn.
Những thách thức của việc tích hợp ERP
Việc tích hợp thương mại điện tử với ERP có thể là một thách thức. Mặc dù lợi ích của việc tích hợp rất hấp dẫn và các bước để bắt đầu đủ đơn giản nhưng một số rào cản nhất định vẫn có thể xuất hiện.
- Phần mềm cũ. Nếu bạn chưa cập nhật hệ thống của mình trong một thời gian thì việc kết nối với phần mềm mới hơn sẽ tốn thêm công sức. Đây là một vấn đề lớn hơn với phần mềm ERP so với các hệ thống khác và có thể khó khăn khi chuyển đổi một hệ thống chịu trách nhiệm rất nhiều.
- Tùy chỉnh. Nếu bạn đã điều chỉnh rất nhiều nền tảng ERP hoặc thương mại điện tử hiện tại cho phù hợp với doanh nghiệp của mình thì rất có thể các chiến lược tích hợp thông thường cũng sẽ không hiệu quả. Bạn sẽ phải tạo một kế hoạch tùy chỉnh. Điều đó vẫn có thể thực hiện được, chỉ cần lưu ý rằng bạn sẽ phải nỗ lực nhiều hơn để tích hợp các tùy chỉnh của mình cùng với phần còn lại.
- Định giá. Các hệ thống mới có thể đắt tiền và bạn có thể phải trả trước chi phí cao hơn với hy vọng rằng nó sẽ có giá trị khi mọi thứ đã sẵn sàng. May mắn thay, các hệ thống ERP thường mang lại lợi ích về lâu dài thông qua việc tăng hiệu quả và năng suất. Nhưng vẫn có khoản đầu tư trả trước có thể cần một số kế hoạch tài chính.
- Dữ liệu đa dạng. Thương mại điện tử có thể là một không gian phức tạp và nhiều loại dữ liệu khác nhau có thể khiến việc tích hợp của bạn khó khăn hơn một chút. Các nền tảng khác nhau có thể lưu trữ dữ liệu ở các định dạng khác nhau và một số loại thông tin — như lịch sử duyệt web hoặc giỏ hàng bị bỏ rơi — có thể phức tạp để định lượng và sắp xếp. Tùy thuộc vào khả năng tương thích, việc di chuyển dữ liệu hiện có sang nền tảng mới hoặc giới thiệu một nền tảng mới cần giao tiếp với nền tảng hiện có có thể gây ra nhiều trở ngại.
Bắt đầu tích hợp ERP thương mại điện tử
Việc tích hợp hệ thống thương mại điện tử của bạn với ERP cho phép cả hai hoạt động đồng thời và hiệu quả. Giao tiếp giữa các nền tảng cho phép tự động hóa các tác vụ đơn giản, hợp lý hóa các quy trình chính đồng thời cung cấp thông tin chính xác về doanh nghiệp của bạn cho những người ra quyết định.
Bước đầu tiên để tích hợp thành công là đánh giá lại hệ thống hiện tại của bạn. Đảm bảo nền tảng thương mại điện tử của bạn được cập nhật và hoạt động trơn tru.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/ecommerce-erp-integration
