Thời gian chu kỳ là khoảng thời gian mà một dự án mất từ khi bắt đầu công việc đến khi hoàn thành—khi dự án đã sẵn sàng để bàn giao. Trong quản lý dự án Agile, số liệu quan trọng này giúp các nhóm hiểu được mức độ hiệu quả của họ.
Bài viết này khám phá giá trị và ý nghĩa của thời gian chu kỳ như một thước đo để các nhóm sử dụng khi họ cải thiện quy trình và hiệu suất của mình.
Thời gian chu kỳ là gì?
Agile là một phương pháp năng động giúp các nhóm phát triển các quy trình lặp đi lặp lại và hiệu quả hơn. Thay vì vận hành bằng cách sử dụng quy trình và hoạt động liên tục hoặc đo lường lợi tức đầu tư (ROI) và các tiêu chuẩn khách quan, Agile kết hợp cả hai vào một khuôn khổ để đo lường những gì bạn phân phối và cách bạn phân phối nó.
Trong hệ thống Agile này, thời gian chu kỳ đo lường thời gian thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Các số liệu ở cấp độ nhóm—chẳng hạn như vận tốc—đo lường tiến độ của dự án, trong khi thời gian chu kỳ đo lường tốc độ các nhóm hoàn thành các mục công việc riêng lẻ.
Bạn có thể ghi lại thời gian chu kỳ của một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể theo cách thủ công hoặc tự động nhập nó bằng ứng dụng quản lý công việc như Workfront. Khi được nhập tự động, các thành viên trong nhóm và người quản lý có thể nhanh chóng và dễ dàng xem kết quả của các dự án khác nhau, bao gồm cả thời gian hoàn thành chúng cũng như tác động của những thay đổi và điều chỉnh về thời gian cần thiết để hoàn thành dự án.
Thời gian chu kỳ được đo như thế nào?
Bạn đo thời gian chu kỳ bằng cách sử dụng các phép đo lịch điển hình. Các nhóm thường ghi lại các dự án là phải mất một số ngày nhất định để hoàn thành. Để bắt đầu đo thời gian chu kỳ cho một dự án cụ thể, hãy đánh dấu thời điểm bắt đầu dự án trên lịch. Sau đó, khi dự án hoàn thành, hãy đánh dấu ngày kết thúc.
Thời gian chu kỳ thường được báo cáo cho người đứng đầu dự án hoặc khách hàng ở mức trung bình. Ví dụ: tạo một báo cáo cụ thể có thể có thời gian chu kỳ trung bình là 5 ngày làm việc.
Theo dõi thời gian chu kỳ: Số liệu này nói gì về nhóm của bạn.
Đối với các tổ chức quan tâm đến việc cải thiện việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình, việc kết hợp khuôn khổ Agile và theo dõi thời gian chu kỳ có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau. Các phần sau đây sẽ xem xét một số lợi ích này.
Thời gian chu kỳ thất thường có thể chỉ ra những rào cản định kỳ.
Bằng cách theo dõi thời gian của chu kỳ, các thành viên trong nhóm có thể thấy các dự án khác nhau đang tiến triển tốt như thế nào. Họ có thể theo dõi tiến trình, hoàn thành nhiệm vụ và so sánh chúng như thế nào.
Nếu tổ chức phát hiện ra rằng các nhiệm vụ tương tự có thời gian chu kỳ rất khác nhau thì thông tin chu kỳ thất thường này có thể chỉ ra những rào cản tiềm ẩn cần giải quyết. Ví dụ: tắc nghẽn tại một điểm cụ thể trong quy trình có thể xuất hiện không liên tục. Tuy nhiên, do nút thắt cổ chai không xảy ra mọi lúc nên có thể khó xác định hơn nếu không có thời gian chu kỳ, điều này dẫn đến sự cố tái diễn.
Khi nhóm phát hiện ra những loại rào cản này, họ có thể phá bỏ các trở ngại đó và phát triển một chiến lược nhằm cải thiện hiệu quả và độ tin cậy tổng thể.
Sự khác biệt về thời gian của chu kỳ có thể chỉ ra khoảng cách về kỹ năng.
Nếu việc hoàn thành các dự án tương tự của những người lao động khác nhau có thời gian chu kỳ rất khác nhau, điều đó có thể cho thấy khoảng cách về kinh nghiệm. Khoảng cách về kỹ năng có thể dễ dàng khiến các dự án mất nhiều thời gian hơn đối với một số thành viên trong nhóm, nhưng bạn có thể giải quyết loại vấn đề này bằng cách đào tạo phù hợp.
Dành thời gian để đào tạo nhân viên lấp đầy khoảng trống kỹ năng có thể cải thiện hiệu quả và năng suất của tổ chức bằng cách cho phép mỗi thành viên trong nhóm phát huy tối đa tiềm năng của họ trong công việc.
Giá trị trung bình của thời gian chu kỳ có thể cải thiện việc lập kế hoạch và dự đoán.
Khi công ty thu thập dữ liệu và thông tin về thời gian chu kỳ được sử dụng trong các dự án khác nhau, điều đó có thể giúp họ lập kế hoạch tốt hơn cho các dự án trong tương lai. Ví dụ: nếu thành viên nhóm phụ trách xây dựng mô-đun trang web nhận thấy rằng phải mất trung bình bảy ngày làm việc để hoàn thành phần dự án của họ, thì nhóm có thể lập kế hoạch đầy đủ cho lịch trình này.
Nếu không biết mức trung bình của thời gian chu kỳ và khoảng thời gian mà các nhóm nên dự đoán cho các phần cụ thể của dự án, bạn có thể tạo ra các lịch trình, dự đoán và mục tiêu không thực tế và không thể đạt được. Việc đặt ra các mục tiêu kém có thể gây ra căng thẳng không cần thiết, các dự án thường xuyên bị chậm tiến độ và dẫn đến sự thất vọng và thất vọng từ tổ chức cũng như bất kỳ khách hàng nào mong đợi nhận được sản phẩm bàn giao.
Các doanh nghiệp có thể tổng hợp các ước tính và lịch trình dựa trên dữ liệu dựa trên các dự án tương tự đã hoàn thành trong quá khứ và tự tin tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ mới của mình. Các bên liên quan và thành viên nhóm sẽ bắt đầu dự án với những kỳ vọng hợp lý.
Thời gian chu kỳ có thể cung cấp phản hồi ngay lập tức về những thay đổi được thực hiện.
Vì thời gian của chu kỳ được theo dõi nhanh chóng và ở cấp độ cá nhân nên chúng cũng cung cấp cho mọi người nguồn dữ liệu tuyệt vời về tác động của những thay đổi.
Hãy xem xét một nhóm phân tích thời gian chu kỳ của mình và phát hiện ra lỗ hổng kỹ năng quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, nhóm đã tổ chức các buổi đào tạo cho những người liên quan. Sau đó, trưởng nhóm có thể xem ngay dữ liệu về thời gian chu kỳ được đưa vào sau khi nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo và quay lại công việc dự án của họ.
Những khoảng thời gian chu kỳ mới này sẽ làm rõ hơn liệu việc đào tạo có mang lại lợi ích cho nhân viên hay không. Trưởng nhóm có thể theo dõi tiến độ trong một số dự án tiếp theo để xem mức trung bình cải thiện như thế nào và sử dụng thông tin đó để cung cấp báo cáo chính xác về nhóm. Nếu thời gian của chu kỳ không được cải thiện, người lãnh đạo có thể xác định xem liệu điều gì khác ngoài đào tạo có thể giải quyết được vấn đề hay không.
Vì chu kỳ giữa việc thực hiện các thay đổi và đo lường kết quả là ngắn nên các nhóm cũng dễ dàng thực hiện các cải tiến nhanh chóng hơn. Họ không cần phải đợi một khoảng thời gian dài để thấy tác động của những nỗ lực cải thiện hiệu suất, điều này cũng giúp tối đa hóa hiệu quả. Họ lãng phí ít thời gian hơn cho những giải pháp không đạt được kết quả mong muốn.
Dễ dàng hơn để đi trước đối thủ cạnh tranh.
Đi trước đối thủ cạnh tranh xoay quanh việc duy trì sự phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng và sản xuất các sản phẩm và dịch vụ vượt trội trong việc đáp ứng những nhu cầu đó. Theo dõi thời gian chu kỳ của sản phẩm và dịch vụ được sản xuất có thể giúp đạt được mục tiêu đó.
Khi doanh nghiệp theo dõi thời gian chu kỳ của mình và tìm cách giảm thiểu chúng, họ cũng đưa sản phẩm của mình đến tay khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn. Chúng rút ngắn thời gian từ khi hình thành ý tưởng cho đến khi lên ý tưởng về sản phẩm, bắt đầu phát triển sản phẩm cho đến khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng. Điều này giúp giữ cho các tổ chức phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
Sản phẩm bạn sản xuất sẽ đến tay khách hàng nhanh hơn, vượt trội so với đối thủ. Vòng phản hồi, cung cấp thông tin về ý kiến của khách hàng về sản phẩm và những gì họ cần trong tương lai, cũng được rút ngắn lại. Nhìn chung, điều này mang lại cho tổ chức của bạn một lợi thế so với đối thủ.
Thời gian chu kỳ có thể làm giảm các vấn đề mà nhóm phát triển thường gặp phải.
Các nhà phát triển thực hiện công việc của mình tốt nhất khi ý tưởng của họ được tạo ra nhanh chóng và họ có thể thấy cách khách hàng phản ứng với sáng tạo đó. Việc thu hẹp vòng phản hồi giữa khách hàng và tổ chức giúp loại bỏ các rào cản khỏi quá trình phát triển. Một hình ảnh rõ ràng hơn về những gì khách hàng muốn thấy và trải nghiệm. Giờ đây, nhóm phát triển sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc tiếp tục các dự án mới và tối đa hóa năng suất của họ.
Kết luận về thời gian chu kỳ: Giảm thiểu và đánh giá lại.
Khi nói đến việc theo dõi tiến độ của nhóm, việc theo dõi thời gian của chu kỳ có thể là một điểm tuyệt vời để bắt đầu. Bằng cách xem xét thông tin ở cấp độ chi tiết về tiến độ của các thành viên trong nhóm trong dự án của họ, toàn bộ nhóm sẽ thu được thông tin có giá trị về toàn bộ công việc của họ. Ngược lại, điều này cho thấy nhóm có thể cải thiện hiệu suất của mình như thế nào và đưa ra một cách dễ dàng để theo dõi thành công. Các nhóm cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và cung cấp cho họ những sản phẩm đáng tin cậy.
