Cho dù bạn đang ở đâu trong hành trình hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số, luôn có cách để cải thiện và kết nối tốt hơn. Đây là câu chuyện của chúng tôi về cách chúng tôi thực hiện điều đó tại Stanley Black & Decker.
Nhiều năm trước, nỗ lực thiết kế và xây dựng thương hiệu của chúng tôi bao gồm khoảng 10 nhóm riêng biệt nằm rải rác trong tổ chức. Tất cả chúng ta đều làm những việc tương tự nhưng theo những cách hoàn toàn khác nhau.
Để khắc phục sự cố này, chúng tôi đã bắt đầu bằng cách đưa mọi người vào cùng một nền tảng quản lý công việc. Đây là bước đầu tiên tốt đẹp; tuy nhiên, chúng tôi vẫn giữ nguyên hầm chứa của mình. Điều này có nghĩa là nếu công việc cần được chia sẻ thì có thể, nhưng nhìn chung thì không. Những gì một đội đã làm là một điều bí ẩn đối với các đội khác, dẫn đến sự gián đoạn liên lạc.
Khi bắt đầu thống nhất mọi thứ trên nền tảng quản lý công việc của mình, chúng tôi đã phải đối mặt với một số thách thức. Mỗi nhóm đã thiết lập một cách làm việc khác nhau trong nền tảng, một động thái cản trở chức năng cơ bản và báo cáo tổng hợp. Chúng tôi đã tạo ra các hướng dẫn và quy tắc cho những việc như tạo và chia sẻ trường, nhưng bất chấp những nỗ lực tốt nhất của chúng tôi, mỗi nhóm đều trở nên lừa đảo.
Và cậu bé đã lừa đảo! Các nhóm đã tạo các trường mới vì họ muốn hiển thị hoặc ẩn các lựa chọn hoặc chỉ để có văn bản mô tả khác. Các trường được coi là bắt buộc đối với tất cả các dự án của chúng tôi không có trong trường hợp sử dụng của mọi nhóm, khiến cho việc báo cáo lên CMO của chúng tôi về trạng thái hiện tại của nhóm Trải nghiệm khách hàng toàn cầu (GCX) là gần như không thể.
Ít nhất thì chúng tôi đang ở trong tình trạng hỗn loạn thực sự trong công việc.
Điều này có vẻ quen thuộc với bạn? Nếu vậy, có lẽ bạn đang tự hỏi mình điều tương tự như tôi đã tự hỏi mình, đó là “Tôi phải bắt đầu từ đâu? Làm cách nào để khắc phục điều này?”
Đây là cách tôi giải quyết những vấn đề này trong khi 400 người dùng và hàng trăm người yêu cầu của họ tiếp tục sử dụng nền tảng quản lý công việc của chúng tôi hàng ngày.
Bước đầu tiên của tôi là khám phá. Tôi được thăng chức từ điều phối viên và quản trị viên dự án lên nhà phân tích hệ thống cho nhóm GCX. Hành động đầu tiên của tôi là tải xuống và nhập bảng điều khiển sử dụng của chúng tôi để khám phá cách GCX sử dụng nền tảng.
Nhóm của tôi và tôi đã làm việc cùng với một nhà tư vấn và xác định nhu cầu trước tiên là phải khắc phục các sự cố bên ngoài hệ thống và trước khi chúng tôi có thể giải quyết ngay cả những vấn đề cơ bản bên trong hệ thống. Tôi nói với đội ngũ lãnh đạo của chúng tôi rằng toàn bộ tình huống giống như việc sống trong một ngôi nhà đang rất cần được cải tạo và chúng tôi cần phải dỡ bỏ nó và xây lại trước khi có thể thay sơn, trang trí và mua đồ nội thất mới. Nói cách khác, rất nhiều việc họ muốn làm sẽ phải đợi cho đến khi chúng ta có nền tảng vững chắc. Không ai muốn sống trong ngôi nhà được cải tạo, nhưng đôi khi đó là lựa chọn duy nhất.
Sau khi lập kế hoạch cẩn thận và tham gia nội bộ, chúng tôi quyết định mục tiêu thực sự của mình là một hệ thống đơn giản hóa với cách sử dụng nhất quán cho phép hiển thị dự án theo thời gian thực.
Chúng tôi đã áp dụng phương châm: Thu thập thông tin. Đi bộ. Chạy. Nghe có vẻ đơn giản nhưng đây là một sự thay đổi văn hóa lớn đối với chúng tôi. Suy cho cùng, Stanley Black & Decker tự hào về khả năng di chuyển nhanh chóng và làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn. Vì vậy, việc chuyển dần sang sáng kiến này là một khái niệm mới khiến một số người lo lắng.
Tôi biết chúng tôi phải lập một kế hoạch để mang lại kết quả lớn nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất. Chúng tôi đã thu thập phản hồi từ nhiều nhân viên, người quản lý và giám đốc điều hành khác nhau để giúp chúng tôi tập trung nỗ lực vào ba lĩnh vực có tác động cao:
- Báo cáo
- Mẫu dự án
- Mẫu bố cục
Báo cáo
Chúng tôi bắt đầu bằng việc báo cáo vì nó giúp chúng tôi xác định những gì chúng tôi muốn theo dõi và cho phép chúng tôi thiết kế phần còn lại của chương trình hướng tới mục tiêu đó. Chúng tôi đã đi sâu vào các chỉ số hiệu suất chính để xác định thực sự câu chuyện của mình. Sau đó, chúng tôi sử dụng các chỉ số hiệu suất chính đó để tìm ra những gì chúng tôi cần theo dõi.
Từ đó, chúng tôi xây dựng các báo cáo hợp lý nhằm triển khai bộ lọc người dùng để cùng một báo cáo có thể hoạt động cho toàn bộ nhóm của chúng tôi. Chúng tôi cũng quyết định rằng mọi báo cáo được xây dựng để tuân thủ dữ liệu sẽ tự động gửi thường xuyên cho người quản lý và nhân viên như một lời nhắc nhở liên tục về việc đăng ký.
Mẫu dự án
Điều tiếp theo chúng tôi giải quyết là đơn giản hóa các mẫu dự án. Một số nhóm của chúng tôi đang sử dụng các mẫu có tới 40 nhiệm vụ trong đó, quá nhiều bước để quản lý. Chúng tôi đã sắp xếp hợp lý các mẫu nhiều nhất có thể và trong nhiều trường hợp đã chuyển sang mô hình 3 nhiệm vụ:
- Thiết kế
- Ôn lại
- Triển khai
Mô hình 3 tác vụ này không chỉ giải quyết được việc tìm kiếm và hiển thị trạng thái mà còn cho phép thao tác ngày dễ dàng hơn khi cần thiết.
Mẫu bố cục
Chúng tôi đã làm điều tương tự với các mẫu bố cục. Mặc dù việc tạo một mẫu bố cục tốt cần có thời gian và có thể tẻ nhạt, nhưng bạn càng bỏ nhiều công sức từ trước thì người dùng của bạn sẽ càng được lợi nhiều hơn.
Chúng tôi bắt đầu bằng cách tạo một mẫu cơ sở phù hợp với hầu hết người dùng, sau đó sao chép mẫu đó để điều chỉnh và xây dựng các mẫu khác. Chúng tôi nhận thấy rằng việc tạo mẫu bố cục theo cá tính rất hữu ích trong việc đảm bảo khán giả luôn tập trung.
Vì đã biết nhu cầu báo cáo của mình nên chúng tôi có thể giảm thiểu số lượng biểu mẫu và trường tùy chỉnh trong mỗi mẫu bố cục. Chúng tôi cũng đảm bảo rằng mọi người đều sử dụng cùng một trường.
Bây giờ chúng tôi có ít nhóm hơn và chia sẻ dự án nhiều hơn trong toàn tổ chức. Không còn dữ liệu ẩn nữa và khi chúng tôi gặp phải tình trạng xáo trộn tổ chức thì quản trị viên sẽ có ít công việc hơn.
Các biện pháp bổ sung: Tự động hóa và đào tạo
Ngoài việc sửa báo cáo, mẫu dự án và mẫu bố cục, chúng tôi còn tạo một danh mục đầu tư duy nhất cho nhóm GCX, với các chương trình dựa trên việc phát triển sản phẩm mới cũng như các sự kiện và chiến dịch. Chúng tôi cũng đang sử dụng các trường tùy chỉnh được tính toán để chia sẻ cả thông tin cấp cao và các dự án riêng lẻ để chúng tôi không phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu. Ngoài ra, chúng tôi đã triển khai trực tiếp mô hình RACI (có trách nhiệm, chịu trách nhiệm, được tư vấn và thông báo) trong quy trình của mình.
Cuối cùng, chúng tôi cũng đã triển khai các khóa đào tạo bắt buộc chính thức về các quy trình tùy chỉnh và định nghĩa lĩnh vực. Bằng cách thiết lập cấp độ cơ sở người dùng, giải thích các kỳ vọng và xác định lại các trường, chúng tôi đã thiết lập cho mình cách sử dụng nhất quán thành công. Chúng tôi đã tạo các hướng dẫn hai mặt nhiều lớp đơn giản để nhắc nhở mọi người những gì họ đã học được trong các khóa đào tạo. Là một phần của khóa đào tạo, chúng tôi cũng xác định lại ai là chủ dự án cũng như ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu.
Lần đầu tiên chúng tôi có mục đích chiến lược thống nhất trong việc sử dụng nền tảng quản lý công việc của mình. Chúng tôi không sử dụng nó chỉ để đánh dấu vào các ô. Chúng tôi đang sử dụng nó làm hệ thống ghi chép công việc.
Chỉ vì chúng tôi đã thành công trong việc phá bỏ rào cản và gắn kết mọi người lại với nhau không có nghĩa là chúng tôi đã hoàn thành. Chúng tôi vẫn còn một danh sách mong muốn dài và chúng tôi đang không ngừng phát triển, ngày càng phát triển, luôn tối ưu hóa. Bài học lớn nhất cần nhớ là cho dù bạn đang ở đâu trong hành trình của mình, luôn có cách để cải thiện và kết nối tốt hơn.
