Khi các phòng ban phát triển bao gồm các nhóm và cá nhân với vai trò và nhiệm vụ đa dạng, điều quan trọng là họ phải quản lý đúng cách các ứng dụng phần mềm và công cụ trực tuyến mà họ sử dụng để hoàn thành công việc của mình. Các cá nhân hoặc nhóm có thể đã mua một ứng dụng khi họ gặp khó khăn nhưng nhận thấy nó không phù hợp với nhu cầu lâu dài của công ty họ.
Thay vì tiếp tục lãng phí tiền, quản lý danh mục ứng dụng (APM) cung cấp cho các nhóm thuộc mọi quy mô một cách tiếp cận có hệ thống để tối ưu hóa các ứng dụng của tổ chức của họ.
Quản lý danh mục ứng dụng là gì?
Kể từ giữa những năm 1990, quản lý danh mục ứng dụng đã giúp các tổ chức CNTT quy mô vừa và lớn quản lý và tối ưu hóa kho ứng dụng phần mềm để đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể. APM đã được áp dụng rộng rãi vào cuối những năm 1980 và trong suốt những năm 1990 khi Y2K tiếp cận và các tổ chức muốn giải quyết mối đe dọa tiềm ẩn về lỗi ứng dụng.
Thông thường, quản lý danh mục ứng dụng trong kinh doanh quy mô lớn bao gồm:
- Xác định và tự động hóa các thay đổi đối với vòng đời dịch vụ ứng dụng
- Phân loại ứng dụng dựa trên khả năng kinh doanh của chúng
- Sắp xếp các thành phần CNTT vào ngăn xếp công nghệ
- Ghi lại tất cả các ứng dụng hiện tại hoặc trước đây được triển khai trong một tổ chức, cũng như những ứng dụng được lên kế hoạch cho tương lai
- Đánh giá chức năng và giá trị kỹ thuật của ứng dụng
APM sử dụng thuật toán tính điểm để tạo báo cáo nêu chi tiết giá trị của từng ứng dụng. Thuật toán này cũng trình bày chi tiết về tình trạng tổng thể của cơ sở hạ tầng CNTT để các tổ chức có thể chủ động áp dụng cách tiếp cận nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh của mình.
APM cung cấp các số liệu như tần suất các nhóm sử dụng ứng dụng, tuổi của ứng dụng, chi phí duy trì và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Với các số liệu có thể định lượng này, người quản lý có thông tin phù hợp để đưa ra quyết định sáng suốt về việc họ nên giữ, sửa đổi hay xóa ứng dụng.
Tại sao quản lý danh mục ứng dụng lại quan trọng?
Quản lý danh mục ứng dụng là một cách tiếp cận hướng tới tương lai để quản lý ứng dụng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức đang phát triển. Khi các tổ chức này phát triển, nhân viên và bộ phận CNTT của họ sẽ mua các ứng dụng để đáp ứng nhu cầu khi chúng phát sinh.
Khi các ứng dụng được triển khai lần lượt, người mua không phải lúc nào cũng suy nghĩ đầy đủ về cách các ứng dụng mới sẽ tích hợp với các giải pháp công nghệ hiện có và tác động lâu dài của chúng. APM trao quyền cho các tổ chức thực hiện cách tiếp cận có phương pháp để quản lý ứng dụng, đảm bảo họ không lãng phí tiền vào các ứng dụng dư thừa hoặc hiếm khi được sử dụng.
Bằng cách sử dụng APM, các tổ chức có thể:
- Kiểm kê đầy đủ các ứng dụng của họ
- Định lượng giá trị ứng dụng của họ
- Giữ các ứng dụng hữu ích
- Cập nhật những ứng dụng hữu ích nhưng cần sửa đổi để phù hợp với nhu cầu hiện tại
- Xóa các ứng dụng không còn hữu ích
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của APM là nó giúp các tổ chức xác định những gì họ cần trước khi thực hiện bất kỳ giao dịch mua phần mềm mới nào. Các tổ chức có thể đảm bảo rằng họ đang đưa ra những quyết định sáng suốt khi chọn các công cụ và nền tảng phù hợp với mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của mình.
Hai cách tiếp cận để quản lý danh mục ứng dụng
Có hai cách tiếp cận chính trong quản lý danh mục ứng dụng: từ trên xuống và từ dưới lên. Những phương pháp tiếp cận này giúp các tổ chức định lượng tầm quan trọng của các ứng dụng mà họ hiện có để đảm bảo họ không lãng phí tiền bạc.
Từ trên xuống
Phương pháp này giúp các tổ chức theo dõi tất cả các ứng dụng họ có và kiểm kê các đặc điểm chính của chúng.
Từ dưới lên
Phương pháp này tập trung vào việc tìm hiểu các ứng dụng bằng cách phân tích mã nguồn và mọi thành phần liên quan vào cơ sở dữ liệu kho lưu trữ.
Cách đánh giá ứng dụng
Việc giữ lại phần mềm không sử dụng có thể ngăn tổ chức của bạn đạt được những lợi ích kỹ thuật tiềm ẩn. Vì việc duy trì cấp phép cho các ứng dụng có thể tốn kém và nhanh chóng trở nên tốn kém nên điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng ứng dụng. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến nhất để xác định giá trị của đơn đăng ký:
- ROI: Lợi tức đầu tư (ROI) đo lường mức lãi hoặc lỗ do ứng dụng tạo ra liên quan đến chi phí của nó.
- EVA: Giá trị gia tăng kinh tế (EVA) đo lường hiệu suất hệ thống. EVA dựa trên kỹ thuật thu nhập thặng dư, một thước đo hiệu suất thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận.
- TCO: Tổng chi phí sở hữu (TCO) là giá mua cộng với chi phí hoạt động trong một khoảng thời gian xác định.
- TEI: Tác động kinh tế tổng thể (TEI) xem xét các khoản đầu tư công nghệ tiềm năng trên bốn khía cạnh: chi phí (tác động đến CNTT), lợi ích (tác động đến doanh nghiệp), tính linh hoạt (tiềm năng đầu tư trong tương lai) và rủi ro.
Những điều cần cân nhắc khi đánh giá ứng dụng.
Khi đánh giá các ứng dụng, các nhóm nên xem xét việc triển khai thành công sẽ như thế nào. Họ cũng nên giải quyết mọi hạn chế hoặc khó khăn có thể xảy ra trong quá trình triển khai ứng dụng.
Cũng xem xét khả năng sử dụng. Phần mềm quá khó hiểu hoặc khó triển khai sẽ dẫn đến tỷ lệ chấp nhận thấp và đầu tư lãng phí. Đọc các nghiên cứu điển hình và tài liệu tham khảo của khách hàng có thể là một cách tuyệt vời để xác định mức độ thân thiện với người dùng của ứng dụng.
Nếu có thể, hãy thử nghiệm phiên bản đầy đủ tính năng của ứng dụng trước khi mua. Không phải tất cả các công ty đều cung cấp thử nghiệm đầy đủ tính năng, nhưng nó đáng để xem xét. Nếu một công ty không cung cấp tài liệu kỹ thuật, bảng dữ liệu, bản dùng thử, v.v., khi bạn yêu cầu, bạn nên tiếp tục và tìm nhà cung cấp khác.
Tìm công cụ quản lý danh mục ứng dụng phù hợp
May mắn thay, Quản lý danh mục ứng dụng không phải là việc bạn phải thực hiện thủ công hoặc trong bảng tính Excel phức tạp. Bạn có thể sử dụng phần mềm APM để theo dõi và quản lý tất cả các phần mềm khác của mình. Hãy tham khảo những người đánh giá độc lập như Gartner để biết danh sách các chức năng và tính năng cần tìm cho một công cụ APM, cũng như bảng xếp hạng các tùy chọn tốt nhất hiện có trên thị trường.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/application-portfolio-management
