Bạn rất dễ bị cuốn vào những yêu cầu phải sản xuất nhiều hơn và làm việc nhiều giờ hơn hoặc không thể chống chọi với sự cực nhọc do nhiệm vụ điều khiển mà không mang lại thỏa mãn cá nhân hoặc không có giá trị nghề nghiệp. Thay đổi không nhất thiết phải làm gián đoạn quy trình làm việc Agile của bạn. Việc có phần mềm và công cụ quản lý dự án Agile phù hợp giúp bạn dễ dàng cân bằng khối lượng công việc, thích ứng với các ưu tiên thay đổi và cộng tác giữa các nhóm.
Tại sao bạn cần phần mềm quản lý dự án Agile
Để thành công với quản lý dự án Agile, bạn phải có phần mềm và công cụ để theo dõi quy trình làm việc, tiến độ chạy nước rút và các tài nguyên dự án sẵn có . Ngoài việc quản lý tồn đọng, việc có phần mềm quản lý dự án Agile cho phép bạn tạo bảng phân cảnh nơi bạn có thể xem tất cả các câu chuyện hiện tại của người dùng và chia chúng thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn có thể được giao cho các thành viên cụ thể trong nhóm.
Khi bạn xem xét các tùy chọn phần mềm Agile khác nhau hiện có, đây là một số câu hỏi cần đặt ra:
- Phần mềm có tự động hóa một tác vụ lặp đi lặp lại không?
- Phần mềm có chức năng tồn đọng, chạy nước rút theo thời gian, bảng phân cảnh và biểu đồ kết quả không?
- Phần mềm có cho phép bạn thấy rõ nhóm của bạn đã phân bổ thời gian vào đâu không?
- Bạn có thể lấy các báo cáo nhanh chóng, chính xác và dễ đọc không?
- Liệu nó có cho phép thực hiện chức năng chéo trong công ty không?
- Phần mềm có tích hợp với các hệ thống khác không?
- Liệu nó có mang lại ROI tốt không?
Bạn đang đọc bài viết này và đang suy nghĩ, tôi không chắc liệu chúng ta có thực sự cần phần mềm quản lý dự án Agile hay không? Sau đó, bạn có thể thấy những điểm sau sẽ hữu ích trong quá trình ra quyết định của mình:
- Thúc đẩy năng suất cao hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại
- Tăng cường cộng tác và minh bạch thông qua các bản cập nhật và bảng chỉ số mang phong cách xã hội
- Giảm thất bại của dự án với chế độ xem thời gian thực về tiến độ dự án và khối lượng công việc tài nguyên
- Cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để cải tiến liên tục
Một yếu tố quan trọng cần nhớ: Agile nghĩa là phải minh bạch và chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống khi chúng phát sinh. Việc có phần mềm quản lý dự án với chức năng Agile không chỉ cho phép thực hiện điều này mà còn cung cấp cho bạn các công cụ và tài nguyên để đo lường và đánh giá tiến độ của bạn để bạn có thể phục vụ khách hàng tốt hơn, cập nhật cho giám đốc điều hành và các bên liên quan của dự án những thông tin hiện tại, lãnh đạo nhóm của bạn một cách rõ ràng và đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn.
Phần mềm linh hoạt cải thiện quy trình
Trong khi bạn thực hiện các bước để theo dõi quy trình quản lý dự án của mình, giờ là lúc bạn cũng nên xem xét chiến lược của riêng mình và suy ngẫm về những thay đổi mà bạn có thể bắt đầu thực hiện—điều gì hiệu quả và điều gì không. Khi bạn thiết lập phương án hành động tốt nhất cho công việc của mình, hãy sử dụng phần mềm Agile mà bạn đã cài đặt để giúp bạn xác định cách tiến hành lần chạy nước rút tiếp theo.
Có ai đó trong nhóm của bạn có thêm thời gian để thực hiện một nhiệm vụ mới, người đang nghỉ phép và những nhiệm vụ nào cần phải hoàn thành trước khi họ rời đi, hoặc có ai đó trong nhóm của bạn được giao quá nhiều giờ và có nguy cơ kiệt sức? ? Với tư cách là người quản lý dự án, tất cả những yếu tố này đều quan trọng cần được xem xét khi bạn tiến về phía trước.
Tính năng phần mềm linh hoạt
Lối suy nghĩ Agile chỉ là một phần trong việc quản lý con đường chuyên nghiệp của chúng ta. Chúng ta cũng cần phần mềm và công cụ Agile cho phép chúng ta biến tư duy Agile thành một cách để hoàn thành công việc.
Hãy xem xét bốn thành phần Agile mà phần mềm quản lý dự án Agile của bạn cần phải có để áp dụng đầy đủ phương pháp này vào thực tế.
- Work in Progress (WIP) limits
- The backlog
- Daily reviews
- Burndown charts
Work in Progress (WIP) limits
Giới hạn Công việc đang tiến hành (WIP) là một công cụ của phương pháp Kanban nhằm hạn chế số lượng phần công việc có thể có trong một cột của bảng Kanban tại một thời điểm bất kỳ.
Khi được sử dụng trong các nhóm Agile, giới hạn WIP giúp duy trì luồng nhất quán và phát hành thường xuyên, nhưng chúng cũng cực kỳ có giá trị đối với những cá nhân muốn tránh tai họa của người lao động tri thức hiện đại: đa nhiệm.
Bằng cách buộc bản thân phải hoàn thành một việc gì đó trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, bạn có thể sắp xếp lịch trình trong ngày của mình để tránh chuyển đổi bối cảnh. Giới hạn WIP cho cột “Đang làm” không nhất thiết phải là một, nhưng chắc chắn không nên nhiều hơn ba và nếu bạn có thể giữ giới hạn ở mức hai thì càng tốt.
Bằng cách đặt giới hạn WIP nghiêm ngặt với phần mềm Agile, bạn buộc mình phải hoàn thành một việc gì đó hoàn toàn trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Suy cho cùng, làm một nửa việc gì đó cũng giống như không làm gì cả.
The backlog
Hãy xem xét thực tế đáng buồn này về danh sách việc cần làm: Chỉ một nửa số mục trong danh sách việc cần làm được hoàn thành trong vòng một ngày và 41% không bao giờ được hoàn thành.
Khi chúng ta lập những danh sách không bao giờ được kiểm tra, động lực của chúng ta bị ảnh hưởng, thậm chí khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn trước. Đó là một vòng luẩn quẩn nhưng chúng ta có thể phá vỡ bằng cách triển khai một hồ sơ tồn đọng trong phần mềm Agile của bạn.
Backlog là một danh sách các yêu cầu dự án luôn thay đổi , cho phép nhóm Agile biết dự án nào cần được hoàn thành trước. Bằng cách sử dụng phần mềm Agile, bạn có thể tạo các yêu cầu nhiệm vụ dựa trên câu chuyện của người dùng với ước tính được chỉ định (ví dụ: giờ, Điểm câu chuyện , v.v.) và quản lý mức độ ưu tiên tương ứng. Bất kể bạn quản lý những hồ sơ tồn đọng này như thế nào (phần mềm quản lý Agile, bảng Kanban kỹ thuật số, v.v.), bạn đều có thể sắp xếp các câu chuyện của người dùng này theo mức độ ưu tiên, chẳng hạn như thời hạn, ROI hoặc theo khách hàng.
Daily reviews
Ở một nhóm Agile, cuộc họp Sprint Review là cơ hội để nhóm thể hiện một chút. Khi sử dụng phần mềm Agile để đánh giá Sprint, bạn có thể hiển thị công việc mà nhóm đã hoàn thành, tăng khả năng hiển thị và tạo động lực tâm lý cho nhóm khi họ chuyển sang lần lặp tiếp theo.
Burndown charts
Biểu đồ ghi lại cho phép người quản lý và điều hành dự án xem tiến trình của một lần chạy nước rút, bao gồm số lượng câu chuyện và nhiệm vụ có trong một lần chạy nước rút nhất định, số giờ hoàn thành, tốc độ của giờ và ước tính về ngày hoàn thành. Việc có một phần mềm Agile với biểu đồ Burndown theo thời gian thực có thể cung cấp các tính toán về phần trăm công việc đã hoàn thành trong một lần chạy nước rút cụ thể.
Tìm phần mềm quản lý dự án Agile phù hợp
Hiện có một số giải pháp phần mềm quản lý dự án Agile cung cấp sức mạnh và khả năng giàu tính năng của các giải pháp đắt tiền. Hãy tìm một giải pháp, như Workfront, có các tính năng cho phép:
- Tự động hóa và tùy chỉnh các quy trình
- Khả năng tiếp cận cao
- Hợp tác thời gian thực
- Bảo vệ
- Tích hợp công cụ
- Kho lưu trữ tài liệu quản lý dự án
Phần mềm quản lý công việc của Workfront hỗ trợ nhiều phương pháp, do đó, bạn có thể cập nhật trạng thái dự án theo thời gian thực và cung cấp cho mọi người—bất kể phương pháp nào— khả năng hiển thị về tiến độ công việc.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/agile-software
