Chúng ta nên hay không nên? Đây là câu hỏi mà các nhà quản lý dự án cần phải tự hỏi mình trước khi tiếp tục thực hiện một dự án có thể đòi hỏi chi phí rất lớn về thời gian và tiền bạc—và không có gì đảm bảo thành công. Các công ty tiến hành nghiên cứu khả thi để có được mặt bằng và đánh giá khả năng thành công hoặc chi phí thất bại. Thông tin chi tiết về các nghiên cứu khả thi được trình bày ở đây có thể hướng dẫn bạn quyết định khả năng tồn tại của dự án tiếp theo.
Nghiên cứu khả thi là gì?
Một nghiên cứu khả thi sẽ cho công ty biết tại sao việc thực hiện một dự án là một ý tưởng tốt hay xấu. Nó xem xét các vấn đề về luật pháp, yếu tố tài chính, vấn đề thời gian và nhiều vấn đề khác khi đưa ra khuyến nghị này, cho phép các nhà quản lý dự án nhìn thấy nhiều ưu và nhược điểm trước khi quyết định theo đuổi dự án kinh doanh.
Các công ty phải tự hỏi liệu họ có đủ con người, công cụ, công nghệ và nguồn lực cần thiết để thành công hay không. Liệu dự án có mang lại cho họ lợi tức đầu tư (ROI) phù hợp không? Nghiên cứu khả thi giúp nâng cao các hoạt động tiếp thị có thể khuyến khích các nhà đầu tư hỗ trợ dự án được đề xuất.
Trong quy trình quản lý dự án lý tưởng , nghiên cứu khả thi sẽ trả lời câu hỏi “làm thế nào” sau khi công ty quyết định “điều gì” họ muốn đạt được trong một dự án và “tại sao” công ty nên thực hiện dự án đó, bao gồm cả những lợi ích dự kiến.
Nghiên cứu khả thi khác với kế hoạch dự án. Nghiên cứu khả thi trả lời câu hỏi “Dự án này có khả thi không?” Kế hoạch dự án bao gồm các bước cần thiết để đưa nghiên cứu khả thi từ ý tưởng đến hiện thực.
Các chức năng chính của nghiên cứu khả thi
Nghiên cứu khả thi là một tính năng chính của quá trình phát triển kinh doanh, giúp các công ty hiểu cách họ vận hành. Nó giúp xác định những trở ngại có thể làm chệch hướng một dự án và cần bao nhiêu kinh phí để bắt đầu và vận hành.
Các lợi ích khác của nghiên cứu khả thi bao gồm:
- Tập trung vào các dự án và đưa ra các giải pháp thay thế nếu dự án không khả thi.
- Nâng cao khả năng thành công bằng cách xác định và bù đắp sớm các yếu tố có vấn đề trong quá trình.
- Cung cấp cái nhìn sâu sắc về những hạn chế của dự án.
- Cung cấp thông tin chất lượng cao cho việc ra quyết định quan trọng và lập kế hoạch chiến lược.
- Tiết lộ liệu các dự án có khả thi về mặt kỹ thuật, kinh tế và vận hành hay không.
- Cho biết dự án mất bao lâu để hoàn thành.
- Giúp đảm bảo nguồn vốn.
Một nghiên cứu khả thi nên bao gồm những gì?
Có một số loại nghiên cứu khả thi:
- Kỹ thuật : Ví dụ: nâng cấp hoặc bổ sung phần cứng hoặc phần mềm mới, bao gồm cả việc đào tạo nhân viên.
- Thị trường hoặc ngành : Ví dụ: xem xét tiềm năng tăng trưởng của thị trường, bối cảnh cạnh tranh và doanh số dự kiến.
- Tài chính : Ví dụ: nhà đầu tư tiềm năng và ROI mong đợi
- Tổ chức : Ví dụ, năng lực quản lý, câu hỏi pháp lý và cơ cấu.
Các thành phần chung của nghiên cứu khả thi bao gồm:
- Bản tóm tắt điều hành : Phần này mô tả chi tiết về dự án được đề xuất. Phần này rất quan trọng vì một số giám đốc điều hành bị hạn chế về thời gian có thể quyết định khả năng tồn tại của dự án dựa trên những gì họ đọc ở đây.
- Phân tích công nghệ : Công nghệ có cần thiết để thực hiện dự án tại chỗ hay bạn cần giới thiệu hoặc nâng cấp nó? Nó sẽ có giá bao nhiêu?
- Xác định thị trường : Thị trường địa phương và thị trường rộng hơn cho sản phẩm hoặc dịch vụ là gì?
- Chiến lược tiếp thị : Chi tiết chiến lược tiếp thị. Xác định và sắp xếp các ưu tiên rõ ràng với khả năng thực hiện.
- Cơ cấu tổ chức : Sơ đồ tổ chức cần bao gồm các yêu cầu về nhân sự cho dự án.
- Lịch trình và dòng thời gian : Đặt ngày cho các sản phẩm quan trọng của dự án, hiển thị tiến trình hoàn thành dự án và cung cấp các điểm đánh dấu để đo lường tiến độ.
- Dự toán tài chính : Đây là dự báo về các chi phí khác nhau của dự án so với doanh thu dự kiến.
Cách tiến hành nghiên cứu khả thi trong 6 bước
Mỗi dự án là duy nhất và có thể yêu cầu các bước khác nhau khi tiến hành nghiên cứu khả thi. Điều đó có nghĩa là có những bước phổ biến hầu như luôn được bao gồm.
Mục đích của nghiên cứu khả thi không phải lúc nào cũng là trắng đen—để loại bỏ hoặc bật đèn xanh cho một dự án—mà là điều chỉnh phạm vi của doanh nghiệp được đề xuất theo các ràng buộc của dự án có thể bao gồm các vấn đề về ngân sách, lập kế hoạch và rủi ro.
Sau đây là một số bước quan trọng cần thực hiện khi tiến hành nghiên cứu khả thi:
1. Quyết định tính khả thi của dự án
Với ý tưởng sơ bộ về một dự án, bạn nên thực hiện phân tích sơ bộ để xác định xem điều bạn muốn đạt được có khả thi hay không. Mọi người có muốn sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không? Bạn đã nghĩ ra điều gì đó độc đáo hay giống như vậy hơn?
Ngay cả ở giai đoạn đầu của nghiên cứu khả thi, bạn vẫn có thể gặp phải những rào cản dường như khiến dự án phải dừng lại. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn cần phải bỏ cuộc. Bạn có thể thực hiện các bước khắc phục để làm cho dự án khả thi.
2. Tạo phác thảo ban đầu về dự án đang được đề cập
Khám phá các thông số của một dự án khi bạn đã hiểu cơ bản về những gì nó có thể yêu cầu. Bạn có thể hoàn thành mọi thứ trong giới hạn thời gian đã đặt không? Bạn có thể giải quyết các yêu cầu kỹ thuật và vận hành của dự án không? Dự án cũng có thể liên quan đến các vấn đề pháp lý cần được hiểu và giải quyết trước khi công việc được tiến hành.
3. Xác định tính khả thi về mặt kinh tế của dự án
Để đánh giá liệu một dự án có khả thi về mặt kinh tế hay không, bạn cần quyết định xem liệu nó có mang lại đủ giá trị để bù đắp cho chi phí bỏ ra hay không. Bạn mong đợi nó sẽ mang lại loại doanh thu nào và bạn nghĩ chi phí để hoàn thành dự án là bao nhiêu? Lợi nhuận có biện minh cho việc đầu tư không? Khi bạn đã bắt đầu dự án, điểm hòa vốn của nó là bao nhiêu?
Để xác định chính xác khả năng tồn tại, hãy xem xét tất cả chi phí, khoản đầu tư và doanh thu dự kiến. Bạn có mong đợi bất kỳ khoản đầu tư bên ngoài nào vào dự án không? Bạn đã tính đến tất cả các chi phí của công nghệ cần thiết chưa? Có bất kỳ rủi ro nào đối với dự án có thể gây tác động kinh tế không?
4. Tiến hành nghiên cứu thị trường có liên quan
Nếu không thực hiện nghiên cứu thị trường rộng rãi, một ý tưởng hay cho một dự án có thể thất bại và thất bại. Cho dù bạn thuê một công ty bên ngoài hay sử dụng nhân viên và thời gian của riêng mình, bạn cần tiến hành nghiên cứu cần thiết để hiểu rõ về thị trường và đối tượng nhân khẩu học mà bạn đang theo đuổi.
Phân tích cạnh tranh là cần thiết, giúp bạn xác định thị phần mà bạn có thể giành được bằng chi phí của họ. Nghiên cứu những khách hàng mà bạn đang theo đuổi, hành vi tiêu dùng của họ, điều gì thúc đẩy hoặc loại bỏ họ, đồng thời xây dựng tính cách của người mua để hướng dẫn các quyết định quan trọng về dự án. Với đủ nghiên cứu thị trường, bạn sẽ có ý tưởng tốt hơn về khả năng tồn tại tài chính của doanh nghiệp.
5. Thiết lập cơ cấu tổ chức và hoạt động
Để thực sự hình dung được cơ cấu tổ chức của một dự án, bạn có thể muốn tạo một sơ đồ tổ chức thể hiện chuỗi mệnh lệnh, có thể bao gồm các trưởng bộ phận, người giám sát và những người dưới quyền họ. Các cân nhắc về hoạt động cần tính đến tất cả các chi phí liên quan, bao gồm chi phí ban đầu, đầu tư cố định và chi phí vận hành các hoạt động. Cần loại nhân sự nào và chi phí bao nhiêu? Bạn có nhu cầu thuê hoặc mua bất động sản?
6. Đưa ra quyết định cuối cùng
Với dữ liệu và thông tin chi tiết được tích lũy, đã đến lúc phân tích kỹ lưỡng chúng để quyết định xem dự án có khả thi và phù hợp với chiến lược công ty của bạn hay không. Liệu nó có xứng đáng với thời gian, công sức và tiền bạc để hoàn thành hay bạn nên sửa đổi hoặc từ bỏ ý tưởng dự án?
Có những người khác liên quan mà bạn cần trình bày những phát hiện khả thi của mình không, chẳng hạn như giám đốc điều hành công ty và các bên liên quan của dự án? Ngay cả khi những người khác đưa ra quyết định cuối cùng, họ vẫn cần có đề xuất của nhóm dự án của bạn để giúp họ đưa ra quyết định.
Từ khả năng đến dự án
Tham gia vào một dự án lớn có thể có rủi ro và chi phí lớn. Bằng cách tiến hành nghiên cứu khả thi trước tiên, các nhà quản lý dự án có thể giảm thiểu rủi ro đồng thời hiểu rõ hơn về những gì dự án cần đến như chi phí, nhân sự, lập kế hoạch, tiếp thị, công nghệ và nhiều cân nhắc quan trọng khác.
Với một nghiên cứu khả thi đã được thực hiện, người quản lý dự án có thể tiến hành thực hiện dự án một cách tự tin hơn.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/feasibility-study
