Hãy tưởng tượng xếp hạng mọi nhiệm vụ trong tuần làm việc của bạn theo thang điểm từ “Tôi làm việc này để thanh toán các hóa đơn” đến “Tôi làm việc này để tạo ra sự khác biệt”.
Mỗi đầu của thang đo thể hiện mức độ động lực của bạn: từ việc lê bước qua những nhiệm vụ tẻ nhạt nhưng cần thiết đến công việc đầy thử thách thúc đẩy bạn thực hiện ở mức cao nhất.
Tất cả chúng ta đều muốn sự cân bằng trong tuần làm việc của mình nghiêng về phía “Tôi làm điều này để tạo ra sự khác biệt”. Và khi điều đó xảy ra, cảm giác hạnh phúc của chúng ta sẽ tăng lên cùng với năng suất làm việc của chúng ta.
Nhưng ngay cả những công việc mơ ước cũng có những công việc tầm thường.
Hãy nghĩ đến những vận động viên đổ mồ hôi trong phòng tập thể dục hoặc sân tập hàng giờ mỗi ngày, hay những ngôi sao điện ảnh ghi nhớ đường nét và dấu sàn của họ, hay thậm chí các phi hành gia Apollo quay trở lại trường học để ôn lại môn tính toán, đại số và địa chất, trước khi đến được mặt trăng. Các vận động viên, diễn viên và phi hành gia vĩ đại tìm cách cống hiến hết mình cho sự tầm thường.
Trong thế giới kinh doanh, những công việc tẻ nhạt nhưng cần thiết này thường ở dạng giấy tờ và quản trị.
Thế còn những báo cáo thường xuyên mà bạn được yêu cầu tạo ra (nhưng bạn nghi ngờ không thực sự được đọc) thì sao? Hoặc các kế hoạch dự án bạn phải lên kế hoạch cẩn thận, sắp xếp lịch trình, nguồn lực và ngân sách? Hoặc thời gian bạn dành để điền vào các chi tiết chi tiết của bản tóm tắt dự án với hy vọng rằng nỗ lực làm rõ tầm nhìn của bạn cuối cùng sẽ được đền đáp?
Làm thế nào các nhà lãnh đạo có thể thực hiện những nhiệm vụ không mấy hấp dẫn như thế này – hoặc ít nhất là bớt tệ hơn một chút?
Câu trả lời nằm ở một trong những thuộc tính chưa được biết đến của bất kỳ tổ chức có động lực nào: tính minh bạch. Các công ty như nhà bán lẻ giày và quần áo trực tuyến Zappos và nền tảng xã hội Buffer đã biến “mặc định về tính minh bạch” thành giá trị cốt lõi của tổ chức của họ.
Để làm cho công việc không hấp dẫn trở nên quan trọng, thách thức đặt ra là phải minh bạch về những gì đang được thực hiện, bởi ai và tại sao. Điều này cần phải xảy ra trong năm lĩnh vực chính của doanh nghiệp.
1. Minh bạch về sứ mệnh
Nếu bạn muốn công việc quan trọng thì điều quan trọng là bạn đang làm việc cho ai. Sứ mệnh của tổ chức phải minh bạch: rõ ràng, nhất quán và được hiểu rõ trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài.
Sứ mệnh của công ty không phải là một giới hạn tiếp thị. Sứ mệnh phải được thể hiện trong văn hóa của tổ chức và được thể hiện trong sự lãnh đạo của tổ chức. Và, như tác giả và nhà tư vấn Simon Sinek đã giải thích, những nhiệm vụ tốt nhất đều bắt đầu bằng việc làm rõ lý do tại sao bạn làm những việc bạn đang làm, chứ không chỉ những việc bạn đang làm hoặc làm như thế nào.
“Nếu bạn thuê người chỉ vì họ có thể làm được việc, họ sẽ làm việc vì tiền của bạn. Nhưng nếu bạn thuê những người tin vào điều bạn tin, họ sẽ làm việc cho bạn bằng máu, mồ hôi và nước mắt,” Sinek giải thích trong bài nói chuyện TED năm 2010 Các nhà lãnh đạo vĩ đại truyền cảm hứng cho hành động như thế nào và lý thuyết về Vòng tròn vàng “Tại sao, Như thế nào, cái gì” giao tiếp.
2. Minh bạch khách quan
Nếu đồng nghiệp không biết họ đang cố gắng đạt được điều gì và tại sao điều đó lại quan trọng thì làm sao họ biết liệu mình có thành công hay không? Và nếu họ không thể định nghĩa được thành công là thế nào thì động lực sẽ rất khó đạt được.
Cách để tránh đồng nghiệp rơi vào vòng xoáy nghi ngờ bản thân về việc liệu họ có đang làm đúng hay không là phải có mục đích rõ ràng. Vì vậy, mục tiêu của từng nhiệm vụ, dự án và công việc đang diễn ra cần phải minh bạch và rõ ràng đối với tất cả những người tham gia.
3. Tính minh bạch của nhóm
Niềm tự hào quan trọng hơn tiền bạc, Jon Katzenbach đã viết vào năm 2003 . Chắc chắn, những gì bạn kiếm được có thể là động lực. Nhưng Katzenbach lập luận rằng điều này tạo ra “hành vi ích kỷ và sự cam kết sâu sắc của tổ chức hơn là hành vi xây dựng thể chế”.
Cuốn sách của Katzenbach chứa đầy những câu chuyện về cảm giác tự hào về người mà bạn làm việc cùng và người mà bạn làm việc cùng là nền tảng của hiệu suất cao.
Nhưng điều kiện tiên quyết để có được cảm giác tự hào chung về những gì bạn đạt được với tư cách là thành viên của nhóm là biết mình phù hợp ở đâu và ai đang làm gì.
Hoạt động của nhóm cần phải minh bạch. Các đồng nghiệp không cần phải thắc mắc liệu mọi người có đang làm việc chăm chỉ như họ hay phải gánh chịu gánh nặng giống nhau của những nhiệm vụ tẻ nhạt nhưng cần thiết hay không, liệu họ có thể thấy mọi người đang làm gì và công việc của họ cũng có thể được xem xét kỹ lưỡng như nhau hay không.
4. Tính minh bạch của nhiệm vụ
Quy tắc tương tự áp dụng cho các nhiệm vụ như mục tiêu. Nếu mọi người không hiểu mục đích của việc họ đang làm và cách nó phù hợp với nhiều nhiệm vụ hơn, họ sẽ luôn gặp khó khăn trong việc cảm thấy có động lực. Sự rõ ràng về bản tóm tắt dự án, tiến độ, thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng và chỉ số hiệu suất, tất cả đều phối hợp với nhau để thực hiện các nhiệm vụ một cách minh bạch.
Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng trong bốn năm qua, nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra rằng có quá nhiều thời gian trong tuần làm việc dành cho “công việc ngầm”—những nhiệm vụ dường như không liên quan gì đến công việc bạn được thuê làm. Tính minh bạch của nhiệm vụ có nghĩa là sự rõ ràng về kỳ vọng và yêu cầu đối với từng hoạt động.
5. Minh bạch với khách hàng
Có một lớp còn thiếu trong Vòng tròn vàng “Tại sao, Như thế nào, Cái gì” của Sinek và đó là “Ai”. Công việc bạn đang làm có ý nghĩa với ai? Cuối cùng, chất lượng công việc bạn thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với ba nhóm cấu thành: các bên liên quan về tài chính của tổ chức , đồng nghiệp và khách hàng của bạn.
Sự minh bạch về sứ mệnh, mục tiêu, nhóm và nhiệm vụ kết hợp với nhau để tạo ra trách nhiệm giải trình cũng như ý thức hành động có mục đích tại nơi làm việc.
Nhưng công việc sẽ có ý nghĩa hơn khi nó được hiểu trong bối cảnh của những người hưởng lợi cuối cùng – khách hàng cảm thấy thế nào về sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng, dù họ hài lòng hay thất vọng. Tính minh bạch có trách nhiệm có nghĩa là hiểu rõ công việc của bạn góp phần như thế nào vào sự hài lòng, phản hồi và giữ chân khách hàng.
Ôm lấy sự hút
Có một thành phần thiết yếu cuối cùng trong công thức này: giao tiếp trung thực. Tất cả sự minh bạch này giúp chúng tôi biết mình phù hợp ở đâu và nhiệm vụ của chúng tôi phù hợp ở đâu với mô hình công việc rộng hơn. Nhiệm vụ tẻ nhạt nhất sẽ trở nên có ý nghĩa hơn, nhưng việc vượt qua nó vẫn có thể thực sự khó khăn.
Có một thuật ngữ lóng trong quân đội là “Embrace The Suck”, có nghĩa là chấp nhận hoặc đánh giá cao một cách có ý thức một điều gì đó cực kỳ khó chịu nhưng không thể tránh khỏi. Là người lãnh đạo, hãy trung thực. Đúng, nhiệm vụ này thật buồn tẻ, nhưng nó cần phải được thực hiện vì tất cả những lý do mà giờ đây đồng nghiệp có thể hiểu được.
Công việc của người lãnh đạo không phải là trình bày sai hoặc bán quá mức. Bạn sẽ giành được nhiều sự tôn trọng hơn bằng cách cởi mở và thực tế trong khi vẽ ra bức tranh rộng hơn về những gì đang bị đe dọa. Hãy nhớ rằng mọi người có tài năng kỳ lạ trong việc phát hiện ra sự thật của vấn đề. Hãy thừa nhận và nắm bắt nhiệm vụ vì nó là gì!
Điều cần phải rõ ràng là mỗi hình thức minh bạch đều có mối liên hệ với nhau. Điều chỉnh sứ mệnh, mục tiêu, nhóm và nhiệm vụ minh bạch phù hợp với bối cảnh khách hàng của họ và công việc trở nên có ý nghĩa hơn từ triết lý cấp cao nhất đến hành động thực tế nhỏ nhất. Công việc không hấp dẫn vẫn không có vẻ hấp dẫn, nhưng nó sẽ có mục đích lớn lao hơn.
Công cụ phù hợp cho công việc
Việc tạo ra một nền văn hóa minh bạch giúp làm cho công việc trở nên có ý nghĩa đòi hỏi phải có các công cụ làm việc hướng tới sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình. Nhiệm vụ phải được xác định, tiến độ phải được theo dõi, hoạt động của nhóm phải dễ tiếp cận, mục tiêu cuối cùng phải rõ ràng và phản hồi của khách hàng phải được xem xét kỹ lưỡng.
Thay vì truyền bá thông tin này trên các tài liệu, định dạng và nền tảng khác nhau, hãy tập hợp tất cả vào một nơi—chẳng hạn như một hệ thống vận hành hồ sơ —và không chỉ những nhiệm vụ tẻ nhạt nhưng cần thiết đó sẽ bớt mệt mỏi hơn mà nhóm của bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều điều thú vị hơn. ý nghĩa, động lực và năng suất trong công việc hàng ngày của họ.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/embrace-the-suck-how-to-make-mundane-tasks-more-meaningful
