Một kế hoạch truyền thông mạnh mẽ sẽ quyết định luồng thông tin và ý tưởng giữa các bên liên quan của dự án. Biết cách đưa ra kế hoạch phù hợp cho nhóm của bạn sẽ giúp dự án của bạn thành công. Hướng dẫn này sẽ cho bạn biết kế hoạch truyền thông là gì và hướng dẫn bạn từng bước để tạo kế hoạch.
Kế hoạch truyền thông dự án là gì?
Kế hoạch truyền thông đặt ra cách thức truyền tải các ý tưởng, thông tin và mối quan tâm giữa tất cả các bên liên quan của dự án. Là một phần thiết yếu của quản lý truyền thông dự án , nó đưa ra một quy trình vận hành tiêu chuẩn mà mỗi thành viên trong nhóm có thể tuân theo. Mức độ chi tiết và phức tạp trong kế hoạch truyền thông của bạn sẽ khác nhau tùy theo dự án. Nó sẽ thông báo cho nhóm của bạn cách liên lạc, tần suất và ai sẽ tham gia khi nào.
Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông?
Bạn nên lập một kế hoạch truyền thông ngay từ đầu dự án khi bạn vẫn đang trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Nếu tất cả mọi người tham gia đều biết điều gì sẽ xảy ra thì kế hoạch sẽ đảm bảo sự cộng tác nhanh hơn, hiệu quả hơn và mang lại kết quả chất lượng cao hơn.
Viết một kế hoạch giao tiếp vững chắc sẽ giúp nhóm của bạn tránh được những sai lầm, quan niệm sai lầm và sự chậm trễ. Dành thời gian để phát triển một kế hoạch giao tiếp chu đáo có thể giúp bạn tránh được:
- Những cuộc họp không cần thiết
- Dự án trật bánh
- Trì hoãn do giao tiếp quá nhiều hoặc kém gây nhầm lẫn
Các thành phần của kế hoạch truyền thông
Khi bạn đã sẵn sàng chuẩn bị kế hoạch truyền thông cho dự án của mình, hãy xem xét một số thành phần cơ bản. Hãy đảm bảo rằng bạn đã suy nghĩ thấu đáo và lường trước được các yêu cầu giao tiếp của toàn bộ dự án từ đầu đến cuối. Một số thành phần bạn nên bao gồm là:
- Nhịp : Điều này đề cập đến tần số. Các bên liên quan nên dự kiến một bản cập nhật với tần suất như thế nào? Hãy suy nghĩ xem điều gì là hợp lý để cung cấp đủ thông tin nhưng không khiến người nhận tin choáng ngợp.
- Khán giả : Ai cần nhận thông tin cập nhật? Đối tượng có khác nhau ở các bước hoặc các mốc quan trọng khác nhau của dự án không? Hãy suy nghĩ xem nên đưa các bên liên quan nào vào cuộc trò chuyện thay vì cập nhật email thông thường.
- Mục đích : Mục đích của giao tiếp là gì? Dù cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên hay đưa ra chi tiết cụ thể về thay đổi, bạn nên cung cấp lý do rõ ràng cho việc liên lạc. Nó phải ngắn gọn và rõ ràng nhất có thể.
- Kênh : Đây là nơi bạn sẽ vạch ra cách chia sẻ thông tin liên lạc. Với rất nhiều công nghệ hiện có, điều quan trọng là phải suy nghĩ về thời điểm thích hợp nhất để sử dụng tính năng gọi điện thoại, email hoặc trò chuyện.
- Cập nhật : Các dự án thay đổi theo thời gian và kế hoạch truyền thông của bạn sẽ cần phản ánh những thay đổi đó. Đảm bảo xem xét và cập nhật kế hoạch khi cần—và thông báo cho tất cả các bên liên quan khi cần thay đổi kế hoạch.
Cách tạo một kế hoạch truyền thông.
Khi bạn ngồi viết kế hoạch truyền thông, hãy đảm bảo rằng bạn cân nhắc nên sử dụng hình thức nào. Nhiều mẫu có sẵn có thể phù hợp với bạn và nhóm của bạn. Chọn một giải pháp sẽ giúp các bên liên quan của bạn dễ dàng hiểu được kỳ vọng và cung cấp phản hồi cần thiết hoặc đặt câu hỏi.
Với định dạng đã chọn, bạn có thể bắt đầu các bước để tạo kế hoạch truyền thông của mình. Các bước được nêu dưới đây là hướng dẫn. Bạn sẽ cần phải điều chỉnh những điều này cho phù hợp với nhu cầu dự án của riêng bạn.
1. Xác định mục tiêu truyền thông của dự án.
Kế hoạch truyền thông của bạn nên nêu rõ những gì bạn muốn thông tin liên lạc của mình đạt được. Nó có thể đơn giản như cung cấp những cập nhật cần thiết hoặc có thể phức tạp hơn nhiều, nhưng bạn cần phải nêu rõ các mục tiêu rõ ràng.
Khi xác định mục tiêu, hãy xem xét từng bước của dự án—tất cả các nhiệm vụ, nguồn lực cần thiết và những cạm bẫy tiềm ẩn. Nhận phản hồi ban đầu từ nhóm của bạn ở đây là một ý tưởng hay.
2. Xác định các bên liên quan trong và ngoài nhóm của bạn.
Một dự án sẽ có các bên liên quan trong nhóm nội bộ và bên ngoài nhóm của bạn. Mỗi bên liên quan có thể cần một mức độ giao tiếp khác nhau. Trong phần này, liệt kê tất cả mọi người. Bạn nên bao gồm từng thành viên trong nhóm có vai trò trong dự án, các nhóm khác có thể đóng góp, Giám đốc điều hành, khách hàng và bất kỳ ai khác có cổ phần trong dự án.
3. Thiết lập mục đích và nội dung giao tiếp.
Mọi người đều bận rộn và bạn không muốn lãng phí thời gian của họ với những cuộc họp không cần thiết hoặc những cuộc giao tiếp rắc rối. Kế hoạch truyền thông của bạn là nơi hoàn hảo để phác thảo những kỳ vọng về lý do và cách thức mỗi bên liên quan giao tiếp. Đảm bảo phác thảo những gì cần bao gồm trong giao tiếp đó. Ở mức tối thiểu, mọi hoạt động giao tiếp đều phải cung cấp thông tin, giáo dục hoặc yêu cầu phản hồi.
4. Xác định phương thức và sở thích giao tiếp.
Khi quyết định cách giao tiếp, hãy ghi nhớ cách cân bằng giao tiếp hiệu quả mà không làm giảm năng suất. Trong một số trường hợp, việc suy nghĩ về cách các bên liên quan muốn giao tiếp cũng rất hữu ích.
Bạn cũng nên xem xét cách tốt nhất để chuyển tiếp thông tin trong một số trường hợp nhất định. Các cuộc họp đôi khi hữu ích để thu thập phản hồi cùng một lúc thay vì trao đổi email dài ngày. Mặt khác, việc trao đổi về yêu cầu thay đổi với khách hàng có thể tốt nhất qua email hoặc điện thoại. Bạn có thể thấy dễ dàng nhất để cập nhật các thành viên trong nhóm về các dự án qua trang tổng quan.
5. Đặt lịch liên lạc.
Nêu rõ tần suất các bên liên quan nên gửi một số thông tin liên lạc nhất định. Trong một số trường hợp, điều này có thể có nghĩa là một email thường xuyên về các cập nhật và tiến độ dự án. Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm thường sẽ thường xuyên hơn so với liên lạc với Giám đốc điều hành hoặc khách hàng.
Đảm bảo các bên liên quan biết ai chịu trách nhiệm cho mỗi hoạt động liên lạc để tránh nhầm lẫn và chồng chéo các liên hệ. Nếu việc liên lạc được cho là diễn ra thường xuyên, chẳng hạn như cập nhật email hàng tuần từ người quản lý dự án đến Giám đốc điều hành, hãy lên lịch việc đó vào lịch hoặc trình quản lý tác vụ.
Khi bạn đã có kế hoạch của mình, mỗi thành viên trong nhóm sẽ biết khi nào, làm thế nào và tại sao phải liên lạc với các bên liên quan khác trong dự án. Công việc của người quản lý dự án là quản lý và thực thi kế hoạch trong suốt vòng đời dự án.
Để cải thiện khả năng giao tiếp, hãy bám sát kế hoạch.
Giao tiếp tốt giữa các bên liên quan sẽ cải thiện kết quả của dự án. Cung cấp cho các bên liên quan các công cụ để giao tiếp khi chia sẻ thông tin hoặc yêu cầu phản hồi giúp họ tham gia, kết nối và làm việc hiệu quả. Nó cũng giúp tránh thông tin sai lệch, thất vọng và những sai lầm tốn kém. Những mẹo được nêu ở trên sẽ giúp bạn tăng cường hợp tác và hoàn thành công việc.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/communication-plan
