Định nghĩa nhanh: Hệ thống quản lý nội dung là một ứng dụng phần mềm hoặc một bộ công cụ và khả năng cho phép bạn tạo, quản lý và phân phối nội dung qua các kênh kỹ thuật số.
Những điểm chính:
- CMS làm cho quá trình tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung hiệu quả hơn và cho phép các nhà tiếp thị có nhiều quyền kiểm soát hơn.
- CMS tốt nhất không chỉ cung cấp nội dung mà còn có khả năng quản lý quy trình làm việc, dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác và cung cấp trải nghiệm được cá nhân hóa.
- Theo truyền thống, nền tảng CMS được tạo ra để mang lại trải nghiệm web dựa trên HTML nhưng chúng đang phát triển để thích ứng với sự phát triển của các kênh.
- Các tổ chức có thể chọn hệ thống CMS nguồn mở, miễn phí như WordPress, Joomla hoặc Drupal hoặc đầu tư vào phần mềm trả phí.
Các câu hỏi sau đây đã được trả lời trong cuộc phỏng vấn với Karthik Muraldharan từ nhóm tiếp thị sản phẩm của Adobe Experience Manager Sites.
Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là gì?
Hệ thống quản lý nội dung là một ứng dụng phần mềm cho phép bạn tạo và cung cấp nội dung số. CMS cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa trải nghiệm kỹ thuật số của mình và sau đó xuất bản những trải nghiệm đó lên web và các kênh kỹ thuật số khác. Về cơ bản, nó là lớp nằm giữa bạn với tư cách là một tổ chức và trải nghiệm kỹ thuật số mà khách hàng của bạn tương tác, đồng thời đó là cơ chế mà qua đó bạn sắp xếp nội dung kỹ thuật số để phân phối cho khách truy cập trang web.
CMS hoạt động như thế nào?
CMS là một ứng dụng. Bạn không cần CMS để phân phối nội dung. Bạn có thể viết mã HTML chuyển thành trải nghiệm được xuất bản. Nhưng bạn phải viết mã để tạo kiểu cho tất cả các phần, từ cấu trúc của trang web đến nội dung cho đến những gì người dùng có thể nhấp vào. Việc cập nhật trải nghiệm thường xuyên cũng trở nên khó khăn. Cuối cùng, cách thức hoạt động của CMS là phần mềm cung cấp cho bạn giao diện người dùng đó và hợp lý hóa quy trình phân phối nội dung.
CMS đặt một lớp lên trên tất cả công việc bạn cần làm. Đó là một bộ công cụ và khả năng cho phép bạn dễ dàng phân phối và cập nhật nội dung mà không cần mã hóa mọi thứ bằng tay. Với CMS, bạn có thể phát triển các thành phần cho tất cả các tính năng phổ biến của trang web của mình – chẳng hạn như tiêu đề, văn bản, tiêu đề và thanh điều hướng. Các thành phần này có thể tái sử dụng và giúp bạn dễ dàng tạo các trang mới hoặc cập nhật trang mà không cần phải phát triển đáng kể.
Nếu không có CMS, bạn sẽ phải mã hóa phần này mọi lúc. Trong CMS, bạn đang tạo các thành phần trở thành khối xây dựng cho trang web của mình; thì bạn đang đưa nội dung vào trải nghiệm. Và nếu bạn muốn thêm hoặc chỉnh sửa một thành phần đã được xuất bản hoặc phân phối, bạn có thể thực hiện việc đó trực tiếp với CMS.
Các tính năng chính của CMS là gì?
CMS phải dễ sử dụng. Nó phải có các công cụ cho phép nhà tiếp thị kéo và thả các thành phần và dễ dàng thiết kế hoặc chỉnh sửa trang hoặc trải nghiệm. Đó là tiêu chí chính cho CMS vì về mặt kỹ thuật, bạn không cần CMS để phân phối nội dung. Bạn có thể làm tất cả thông qua mã. Nhưng với CMS, các nhóm tiếp thị sẽ dễ dàng tạo, xuất bản và làm việc với nội dung một cách trực quan.
Các khả năng khác mà CMS nên có bao gồm các công cụ xử lý công việc. Bạn có thể có 100 người làm việc để cung cấp nội dung. Bạn có một số người chỉ đang tạo nội dung. Bạn có thể có người quản lý doanh nghiệp cần phê duyệt nội dung. Có lẽ một số nội dung cần phải được thông qua pháp lý.
Tất cả các quy trình công việc này cần phải được thiết lập để bạn đảm bảo rằng bạn có đúng người phê duyệt và đánh giá nội dung trước khi xuất bản. CMS nên cung cấp các biện pháp kiểm tra cổng khác nhau để đảm bảo mọi thứ được sắp xếp và thực hiện đúng thời hạn, đúng người xem xét nội dung và nội dung cũ sẽ bị xóa.
Một tính năng quan trọng khác của CMS là khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác. Nếu CMS cung cấp trang web hoặc trải nghiệm web nhưng bạn là công ty thương mại hoặc nhà bán lẻ thì bạn cũng có hệ thống thương mại gắn liền với trải nghiệm web đó, như nút thanh toán và khoảng không quảng cáo có sẵn. Bạn cần CMS để có thể hoạt động với hệ thống thương mại, CRM, hệ thống quản lý tài liệu của bạn hoặc bất kỳ hệ thống nào khác cần được tích hợp với trải nghiệm web.
Ngoài ra, hệ thống quản lý nội dung hiện nay không chỉ dừng lại ở nội dung. Chúng đã phát triển để bao gồm một số cấp độ phân tích và cá nhân hóa, trong chính CMS hoặc thông qua tích hợp với các hệ thống khác. Cung cấp nội dung thôi là chưa đủ — bạn muốn hiểu nội dung đó đang hoạt động như thế nào và cách bạn có thể nhắm mục tiêu nội dung đó đến các đối tượng cụ thể. CMS phải được tích hợp sẵn những khả năng này hoặc ít nhất là dễ dàng hoạt động với các hệ thống cung cấp cho bạn thông tin đó.
Một số hệ thống quản lý nội dung thực tế sẽ có thư viện nội dung hoặc thư viện nội dung nơi bạn có thể lưu trữ nội dung. Nếu bạn không có thư viện đó, bạn có thể lưu trữ nội dung trên ổ USB hoặc trong Dropbox. Nhưng hiện tại, một trong những chức năng cốt lõi của CMS là một số mức lưu trữ nội dung trong hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM).
Tính năng quan trọng cuối cùng mà CMS nên có là khả năng phân phối nội dung tới nhiều kênh. Hầu hết các hệ thống quản lý nội dung ban đầu được thiết kế chỉ để phục vụ kênh web. Nhưng giờ đây chúng ta có ứng dụng di động, trợ lý giọng nói, thiết bị IoT và trải nghiệm ứng dụng hiện đại, chẳng hạn như ứng dụng một trang. Chúng tôi có tất cả những trải nghiệm khác nhau vẫn cần nội dung nhưng chúng không phải là mục đích ban đầu của CMS. Vì vậy, một CMS hiện đại sẽ cần có khả năng phân phối nội dung trên bất kỳ kênh nào, không chỉ trên web.
Nhiều công ty vẫn mắc kẹt trong suy nghĩ rằng nếu họ cần nội dung cho trải nghiệm trên thiết bị di động, họ cho rằng CMS của họ sẽ không thể xử lý được nội dung đó, vì vậy họ sẽ tạo nội dung hoàn toàn riêng biệt cho trải nghiệm trên thiết bị di động đó. Tuy nhiên, các công ty nên tạo mọi thứ ở một vị trí trung tâm, đó là CMS, sau đó đẩy trải nghiệm tương tự đó đến mọi kênh.
Lợi ích của việc sử dụng CMS là gì?
Với CMS, bạn không chỉ xây dựng cấu trúc của trải nghiệm mà còn đưa vào đó các nội dung như hình ảnh và văn bản. Và bạn có khả năng xử lý công việc, do đó bạn có thể liên lạc nhanh chóng với các thành viên khác trong nhóm của mình và phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm. Nó hợp lý hóa quy trình tạo nội dung, giúp quản lý những người và nhóm khác nhau có liên quan, đồng thời đưa nội dung lên trang web hoặc trải nghiệm. Nó chuyển đổi cấu trúc và nội dung trải nghiệm của bạn thành mã HTML mà web có thể đọc được và sau đó hiển thị đầy đủ ở định dạng cuối cùng hoặc sang các định dạng khác mà các kênh khác có thể sử dụng.
Nhà phát triển có thể thực hiện công việc này một cách thủ công nhưng mất nhiều thời gian và tốn nhiều tài nguyên. Việc sử dụng CMS không chỉ cải thiện hiệu quả mà còn vì nó thân thiện với người dùng nên nó cho phép nhà tiếp thị có nhiều tiếng nói hơn về giao diện của trải nghiệm và thực hiện mọi chỉnh sửa cần thiết một cách nhanh chóng. Trải nghiệm kỹ thuật số rất quan trọng đối với chiến lược tiếp thị của công ty, nhưng thế giới kỹ thuật số rất phức tạp. Các nhà tiếp thị cần có khả năng sản xuất và chia sẻ nội dung, nhưng họ có thể không có đủ kỹ năng cần thiết để tạo một trang web từ đầu. CMS trao quyền cho các nhóm tiếp thị thực hiện những gì họ làm tốt nhất — liên tục phát triển và chia sẻ nội dung đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng — một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không cần biết cách viết mã.
Những thách thức nào các công ty gặp phải khi sử dụng CMS
Theo truyền thống, CMS tồn tại để quản lý nội dung web và mọi CMS đều được xây dựng để giải quyết cách cung cấp nội dung lên web. Nhưng bây giờ chúng ta có sự phát triển nhanh chóng của các kênh như di động, thoại và IoT. Các nhà tiếp thị phải tìm ra cách phân phối nội dung đến ứng dụng điện thoại thông minh hoặc thiết bị Amazon Echo cũng như trang web. Khi các kênh mới này tiếp tục xuất hiện, thật khó để tiếp tục định hướng lại và xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới phục vụ kênh cụ thể đó, gây khó khăn cho việc mở rộng quy mô.
Các công ty cũng có thể gặp vấn đề khi cố gắng tùy chỉnh quá mức. Nhưng bạn càng xây dựng nhiều thành phần tùy chỉnh thì khả năng xảy ra sự cố càng cao và bạn sẽ càng dành nhiều thời gian để thử nghiệm và bảo trì chúng. Luôn cần có một số mức độ tùy chỉnh cần thiết, nhưng nếu bạn tùy chỉnh quá nhiều, bạn sẽ tăng nguy cơ xảy ra sự cố trong tương lai. Việc quản lý CMS trở nên cồng kềnh và tốn nhiều tài nguyên, một phần do yêu cầu bảo trì, thử nghiệm và bảo mật liên tục cũng như do các quy trình nâng cấp tốn kém cần thiết nếu họ muốn cập nhật phần mềm.
Các công ty thường xây dựng CMS của riêng họ hay làm việc với hệ thống của bên thứ ba?
Phần lớn các doanh nghiệp lớn sẽ tận dụng CMS. Các công ty nhỏ đôi khi xây dựng một hệ thống vì họ muốn thứ gì đó cụ thể phù hợp với nhu cầu của họ và hoạt động chính xác theo cách họ muốn. Nhưng khi bạn xây dựng hệ thống của riêng mình, bạn phải duy trì và quản lý nó; khi nhu cầu của bạn tăng lên, bạn phải cập nhật nó. Nhược điểm là doanh nghiệp của bạn đang đầu tư toàn bộ thời gian vào việc duy trì hoạt động của hệ thống trong khi bạn có thể đang sử dụng một phần mềm mà người khác bảo trì.
Các công ty xây dựng CMS của riêng mình, đặc biệt là trong giai đoạn đầu. Họ nghĩ rằng họ cần thứ gì đó phù hợp với nhu cầu của mình và không muốn chi nhiều tiền. Hoặc họ sẽ chọn thứ gì đó như WordPress, rất cơ bản nhưng rẻ hơn và cung cấp nhiều plugin giúp hoàn thành công việc. Tuy nhiên, cuối cùng họ sẽ nhận ra rằng hệ thống quản lý nội dung không chỉ cho phép bạn tạo và xuất bản nội dung. Chúng cũng cho phép quản lý quy trình làm việc và các công cụ khác mà doanh nghiệp cần khi cung cấp nội dung ở quy mô lớn.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/content-management-system
