Thời điểm cuối cùng đã đến. Sau nhiều tuần, nhiều tháng hoặc có thể nhiều năm làm việc cùng với nhà tài trợ dự án và các thành viên trong nhóm, bạn đã hoàn thành dự án thành công. Mặc dù bạn có thể vui mừng cùng nhóm của mình rằng công việc đã hoàn thành nhưng vẫn còn một số điều còn lại trước khi bạn có thể coi dự án đã hoàn thành một cách triệt để.
Làm thế nào để kết thúc một dự án
Nó có vẻ đơn giản như việc kiểm tra danh sách kiểm tra khi kết thúc dự án, nhưng có những nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành để dự án thực sự hoàn thành.
Trước tiên, bạn phải giao sản phẩm cuối cùng cho nhà tài trợ dự án và các bên liên quan, đồng thời nhận được sự chấp thuận của họ rằng sản phẩm đã được hoàn thành theo mong đợi và yêu cầu của họ. Sau khi họ đã chính thức phê duyệt sản phẩm hoàn chỉnh, bạn có thể tiếp tục hoàn thành dự án của mình.
Tổ chức một cuộc họp khám nghiệm tử thi hoặc bài học kinh nghiệm
Tập hợp nhóm của bạn để tham gia một cuộc họp khám nghiệm tử thi, được tổ chức sau khi dự án đã hoàn thành, với mục tiêu xem xét dự án, mời phản hồi từ các thành viên trong nhóm, thảo luận về những gì tốt và những gì có thể cải thiện cũng như chia sẻ các bài học kinh nghiệm.
Cuộc họp này về cơ bản hoạt động như một sự kết thúc dự án. Có sẵn điều lệ dự án và/hoặc đề án kinh doanh ban đầu để bạn có thể tham khảo lại các tài liệu này khi xem xét dự án, so sánh các mục tiêu và mục đích ban đầu với kết quả cuối cùng của bạn.
Hãy cân nhắc việc phát một bản khảo sát ngắn cho nhóm của bạn trước cuộc họp để bạn có thể thảo luận về các câu trả lời theo nhóm mà không cần phải tập trung vào vấn đề. Các cuộc khảo sát cho phép các thành viên trong nhóm suy nghĩ trước về câu trả lời của họ và đưa ra phản hồi chu đáo và kỹ lưỡng hơn.
Đảm bảo dành thời gian vào chương trình làm việc của bạn để thảo luận về những bài học kinh nghiệm có thể giúp cải thiện các dự án trong tương lai. Việc giao tiếp cởi mở và trung thực trong cuộc họp khám nghiệm tử thi này có thể dẫn tới việc phát triển các phương pháp thực hành mới. Bạn có thể nghĩ ra các cách để hợp lý hóa dự án tiếp theo của mình một cách hiệu quả, chẳng hạn như sử dụng các mẫu để chuẩn hóa quy trình, thêm các cuộc họp nhóm ngắn hơn và thường xuyên hơn để giúp mọi người thống nhất và áp dụng các phương pháp quản lý dự án linh hoạt như làm việc trong các cuộc chạy nước rút.
Nếu bạn đã sử dụng giải pháp quản lý công việc doanh nghiệp để hỗ trợ tổ chức và thực hiện dự án của mình , hãy sử dụng công nghệ này để xem qua báo cáo kết thúc dự án, xác định mức độ thành công của bạn và nhóm của bạn cũng như thảo luận về cách bạn có thể làm tốt hơn vào lần sau.
Lưu trữ hồ sơ dự án
Lưu tất cả tài liệu và hồ sơ từ dự án của bạn; thông tin này chắc chắn sẽ có ích khi bạn lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai. Yêu cầu các thành viên trong nhóm lưu các ghi chú, tài liệu và dữ liệu thu thập được từ dự án để đưa vào hồ sơ dự án. Đừng quên liên hệ với nhà tài trợ dự án, các bên liên quan cũng như bất kỳ chuyên gia tài chính hoặc kinh doanh nào đã tham gia vào dự án để xem họ phải đóng góp những gì.
Hồ sơ dự án của bạn phải có khả năng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào mà ai đó có thể có về dự án của bạn trong những ngày, tuần, tháng hoặc năm tới. Và nếu bạn cần tham khảo hoặc tạo lại dự án, bạn sẽ có sẵn mọi thứ bạn cần.
Ăn mừng thành tích của đội
Dự án không thể thành công nếu không có một nhóm thành viên tận tâm làm việc hướng tới mục tiêu chung. Một quy trình chỉ là một quy trình không có người xem qua. Vì vậy, hãy nhớ chúc mừng nhóm của bạn khi bạn về đích bằng cách ghi nhận thành công của họ và cảm ơn họ một cách công khai vì đã hoàn thành tốt công việc. Ngoài ra, dành thời gian để ghi nhận và cảm ơn cá nhân từng thành viên trong nhóm vì những nỗ lực của họ là một cách tuyệt vời để nâng cao tinh thần và động lực của nhân viên.
Kết thúc lễ kỷ niệm của bạn bằng bữa trưa phục vụ sẵn, bữa tối nhóm, buổi hòa nhạc hoặc sự kiện thể thao, giúp xây dựng văn hóa nhóm bên cạnh việc bày tỏ lòng biết ơn. Bạn thậm chí có thể muốn mua những món quà nhỏ để tri ân, chẳng hạn như thẻ quà tặng, chai rượu vang hoặc rượu sâm panh, sôcôla dành cho người sành ăn hoặc những thứ tương tự.
Chính thức giải phóng đội
Bước cuối cùng của giai đoạn kết thúc quản lý dự án là chính thức giải phóng các thành viên trong nhóm khỏi dự án. Điều này bao gồm tất cả những người đóng vai trò—nhóm dự án, nhà tài trợ và các bên liên quan, nhà thầu và bất kỳ nhà cung cấp sản phẩm nào. Xác nhận rằng các sản phẩm bàn giao đã được giao, thanh toán đã hoàn tất và giờ đây họ có thể tự do tham gia các nhóm dự án khác hoặc thực hiện các nhiệm vụ và nhiệm vụ công việc khác.
Đóng dự án của bạn
Giai đoạn kết thúc dự án đã cho bạn cơ hội xem xét và suy ngẫm về từng thành phần tạo nên dự án của bạn. Bạn và nhóm của bạn đã hoàn thành công việc theo yêu cầu kỹ thuật của nhà tài trợ dự án, bạn đã lưu trữ tất cả thông tin liên quan về dự án và bạn đã ăn mừng thành công của mình. Bây giờ, bạn có thể áp dụng những bài học đã học vào dự án tiếp theo và dự án sau đó.
