Các dự án và yêu cầu đặc biệt có ý nghĩa khác nhau đối với các nhóm khác nhau, nhưng mỗi người quản lý dự án đều cần có chiến lược để giải quyết chúng. Các nhiệm vụ nhỏ có thể chồng lên nhau, tạo ra nhiều công việc hơn cho người của bạn và có khả năng khiến toàn bộ dự án đi chệch hướng.
Tại sao các nhóm có sẵn các nguyên tắc quản lý dự án đã được chứng minh lại liên tục bị choáng ngợp bởi các dự án được lập kế hoạch kém và các nhiệm vụ ngoài kế hoạch? Tại sao nhân viên văn phòng trung bình ngày nay chỉ dành 46% thời gian mỗi ngày để thực hiện nhiệm vụ công việc chính của họ? Thông thường, thủ phạm là các yêu cầu đặc biệt.
Các dự án đặc biệt là gì?
Ý nghĩa của một dự án đặc biệt là công việc được hình thành hoặc sử dụng cho một mục đích đặc biệt và tức thời mà không cần lập kế hoạch trước. Các yêu cầu giữa dự án và đặc biệt có thể đến từ các báo cáo bất ngờ, cập nhật dự án và sản phẩm, đánh giá vào phút cuối, email nhanh và thậm chí cả đồng nghiệp đi đến bàn làm việc của bạn.
“Ad hoc” là một cụm từ tiếng Latin có nghĩa đen là “cho việc này” hoặc “cho tình huống này”. Nói cách khác, nó đề cập đến những điều cụ thể, không thể khái quát hóa, không thể lặp lại. Công việc đặc biệt có thể là một dự án phụ mà người quản lý trực tiếp yêu cầu bạn thực hiện, cùng với lĩnh vực trọng tâm chính của bạn hoặc một loạt những phiền nhiễu nhỏ.
Nếu mọi người trong văn phòng thỉnh thoảng yêu cầu bạn bỏ công việc bạn đang làm để trợ giúp các công việc hành chính hoặc định giá thì đây là những yêu cầu đặc biệt. Các ví dụ về công việc đặc biệt phổ biến bao gồm:
- Dự án CNTT nội bộ
- Yêu cầu tổ chức sự kiện của công ty
- Tìm câu trả lời cho thắc mắc của khách hàng
- Công việc phản ứng nhanh, bắt kịp xu hướng
Tại sao phải theo dõi các dự án đặc biệt?
Miễn là bạn đang thực hiện các dự án một cách hiệu quả , thì có vấn đề gì lớn khi không theo dõi những dự án đặc biệt đó? Việc đăng nhập một dự án đặc biệt ngẫu nhiên vào hệ thống của bạn chẳng phải là tốn nhiều công sức hơn sao?
Thực tế, có rất nhiều lợi ích khi cuối cùng bạn cũng có thể làm nổi bật tất cả các nhiệm vụ đặc biệt bổ sung mà nhóm của bạn hoàn thành. Khi người quản lý dự án bắt đầu đăng nhập mọi thứ vào hệ thống quản lý công việc toàn diện, họ sẽ có thể:
- Báo cáo chính xác cách mỗi thành viên trong nhóm sử dụng thời gian của họ
- Quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
- Chuyển hướng thời gian và sự chú ý sang các sáng kiến chiến lược quan trọng
- Giải thích số lượng nhân viên hiện tại và/hoặc vận động hành lang cho các vị trí bổ sung
- Nói “không” hoặc “không phải tuần này” với những nhiệm vụ ít quan trọng hơn — và dễ dàng giải thích lý do
Hầu hết các nhà quản lý dự án đều có những cải tiến lớn trong cách họ làm rõ, quản lý và đàm phán lại tổng số dự án và hành động của họ. Nếu bạn để mình bị cuốn vào những việc cấp bách của thời điểm hiện tại mà không cảm thấy thoải mái về những việc bạn không giải quyết thì kết quả là bạn sẽ thất vọng và lo lắng.
Điều gì có thể xảy ra nếu các yêu cầu đặc biệt không được theo dõi?
Khi mỗi yêu cầu đặc biệt không được theo dõi, rất dễ bị mất thời gian và tiền bạc và không thể theo dõi được. Nếu bạn đang thắc mắc tại sao một phần ngân sách nhân sự được phân bổ cho dự án chính của bạn dường như đã biến mất, thì một loạt yêu cầu nhiệm vụ đặc biệt có thể là thủ phạm.
Nếu không theo dõi, một yêu cầu dự án đặc biệt có thể làm mất thời gian và năng lượng của những gì quan trọng, nghĩa là những nỗ lực cốt lõi của bạn sẽ bị gạt sang một bên.
Báo cáo về các dự án đặc biệt có thể rất quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho:
- Cải thiện tính năng theo dõi tiến độ – Các nhiệm vụ vào phút cuối có thể âm thầm làm giảm năng suất của nhóm mà không ai nhận ra. Việc theo dõi có thể giúp bạn theo dõi mức độ ảnh hưởng của các dự án.
- Xây dựng một nhóm phù hợp – Biết chính xác lượng thời gian mà các yêu cầu đặc biệt đang chiếm có thể giúp ích cho việc tuyển dụng nhân viên để đối phó với nó. Ví dụ: nếu một dự án đặc biệt yêu cầu chuyên gia dữ liệu thì việc theo dõi sẽ phác thảo nguồn lực cần thiết.
- Quản lý tài nguyên tốt hơn – Theo dõi số giờ cần thiết cho các yêu cầu đặc biệt có nghĩa là doanh nghiệp rộng hơn có thể quản lý nguồn nhân lực của mình tốt hơn và đưa ra quyết định sáng suốt về tài nguyên.
Cách tốt nhất để theo dõi các dự án đặc biệt là gì?
Thị trường tràn ngập các hệ thống theo dõi nhiệm vụ giúp dễ dàng giám sát các loại dự án đặc biệt không thể đoán trước và không có kế hoạch này. Giai đoạn lập kế hoạch thành công sẽ giúp bạn xác định phạm vi, vì vậy hãy sử dụng những quyết định trước đó này để quyết định những gì cần theo dõi.
Một số giải pháp quản lý dự án được thiết kế để giúp các nhóm tổ chức và thực hiện các dự án phức tạp. Nhưng có rất ít hệ thống như Workfront có thể tích hợp cả hai, cho phép các nhóm theo dõi các dự án toàn diện bên cạnh các yêu cầu đặc biệt “bất ngờ” ngẫu nhiên này.
Một giải pháp quản lý công việc toàn diện là giải pháp tốt nhất. Ngay cả khi bạn chưa có sẵn, bốn nguyên tắc cốt lõi sau đây sẽ giúp nâng cao năng suất của nhóm bạn, bất kể bạn sử dụng hệ thống nào.
1. Ngừng chấp nhận các yêu cầu đặc biệt.
Mỗi nhiệm vụ riêng lẻ phải được ghi lại, hạch toán và gửi cùng với mẫu yêu cầu dự án . Mỗi yêu cầu đặc biệt riêng lẻ sẽ tạo nên một bức tranh về sự kém hiệu quả, do đó, nếu đứng vững có thể gặt hái được những phần thưởng.
Các nhà quản lý dự án đặc biệt thường thấy rằng họ được gọi đến để cứu nguy khi có vấn đề phát sinh không phù hợp với quy trình kinh doanh tiêu chuẩn. Khi đó, bạn nên:
- Tập hợp một nhóm bằng cách nói chuyện với các trưởng bộ phận
- Tìm kiếm nhân tài tốt nhất trong thời gian ngắn
- Xác định các tham số của dự án đặc biệt của bạn
- Phân công nhiệm vụ rõ ràng và bắt đầu cộng tác
2. Chuẩn hóa quy trình quản lý yêu cầu của bạn.
Thay vì chấp nhận các yêu cầu công việc qua email, thư thoại, giấy ghi nhớ hoặc cuộc trò chuyện trên hành lang, hãy quản lý sự hỗn loạn của các dự án sắp đến một cách hiệu quả hơn. Bắt đầu thực hiện theo các phương pháp hay nhất về quản lý yêu cầu và tạo quy trình tiếp nhận dự án.
Các bước bao gồm:
- Tạo một trung tâm yêu cầu tập trung
- Quản lý và ưu tiên tất cả các yêu cầu
- Chuẩn hóa mẫu yêu cầu của bạn (sử dụng bản tóm tắt sáng tạo hoặc biểu mẫu tương tự)
- Xác định các yêu cầu của dự án và làm rõ các kỳ vọng
3. Tạo các khối dự án đặc biệt.
Khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm thường xuyên dành thời gian để giải quyết công việc đặc biệt. Nếu những yêu cầu đặc biệt một lần đó có thể được tập hợp lại với nhau và biến thành một nhiệm vụ kết hợp theo kế hoạch, chúng sẽ không có cảm giác như có hàng tá sự gián đoạn nhỏ.
Những người quản lý có nhiều thành viên trong nhóm có mô tả công việc tương tự hoặc trùng lặp thậm chí có thể chỉ định một người khác nhau mỗi ngày để sẵn sàng nắm bắt, ưu tiên và hoàn thành các yêu cầu đặc biệt. Điều này sau đó sẽ giải phóng các thành viên khác trong nhóm để tập trung nhiều thời gian hơn vào các ưu tiên hàng đầu của họ.
4. Hiển thị mọi nhiệm vụ.
Nếu tất cả những gì bạn đang theo dõi cho đến nay đều là những dự án lớn hơn, thì những người quản lý và điều hành ở cấp trên của bạn có thể có ấn tượng rằng những dự án lớn này là tất cả những gì bạn từng làm. Và dường như họ mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết.
Khi bạn bắt đầu ghi các yêu cầu nhỏ hơn vào hàng đợi công việc của mình, bạn sẽ có được bức tranh chính xác hơn nhiều về những đóng góp hàng ngày của nhóm bạn. Cho dù bạn thực hiện việc này bằng giải pháp quản lý công việc hay biểu đồ ghi kết quả treo trên tường (trong quản lý dự án Agile ), hãy đảm bảo rằng nó thu hút được sự chú ý của các quyền lực.
Cả bạn và sếp của bạn phải có cái nhìn đầy đủ về những gì nhóm của bạn hiện đang làm, vị trí của các dự án hiện tại và lượng băng thông còn lại.
Hiển thị các dự án đặc biệt.
Bạn càng có thể lập kế hoạch phản ánh những gì đang thực sự xảy ra với nhóm của mình—bằng cách hiển thị công việc vô hình, tạo hàng đợi yêu cầu tập trung và dành thời gian cho các cụm dự án đặc biệt—bạn càng phải linh hoạt hơn để điều chỉnh khi mọi thứ chắc chắn bắt đầu trở nên tồi tệ.
Cái gọi là các dự án đặc biệt ‘dưới bàn’ có thể đe dọa lợi nhuận của bạn và ảnh hưởng đến sự gắn kết của nhóm. Khi mọi thứ có thể nhìn thấy được, chúng có vẻ công bằng hơn. Các bên liên quan chính cũng có thể xem xét kỹ lưỡng kế hoạch của bạn, giảm nguy cơ sơ suất.
Sử dụng cộng tác đặc biệt thông minh.
Hợp tác là chìa khóa để làm việc đặc biệt thành công. Đồng nghiệp muốn biết khi nào chương trình nghị sự thay đổi và bạn cũng cần các quy trình sắc bén để giúp việc giao tiếp trở nên trôi chảy và hiệu quả khi công việc đang được tiến hành.
Về mặt trực tiếp, bạn có thể kéo nhóm vào phòng họp trong một buổi chiều. Đối với các nhóm ở xa, phần mềm bạn đang sử dụng có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Với Workfront, nhiều người chơi có thể xem dữ liệu cùng lúc để làm việc nhóm tối ưu, giúp quản lý các ưu tiên.
Báo cáo về sự thành công của dự án đặc biệt của bạn.
Khi một dự án thành công với tốc độ cực nhanh, người ta có thể dễ dàng bỏ qua các thủ tục. Tuy nhiên, các dự án đặc biệt phụ thuộc rất nhiều vào báo cáo. Bước này cho phép bạn đo lường thành công, rút ra bài học và chứng minh nỗ lực của mình với những người ở cấp cao hơn trong chuỗi.
Kéo dữ liệu liền mạch từ phần mềm quản lý dự án của bạn để tạo nhật ký dễ hiểu về các nhiệm vụ chính và số tiêu đề. Kết hợp với một bản tóm tắt dự án đặc biệt bằng văn bản và trường hợp của bạn sẽ được hỗ trợ nhiều hơn nữa.
Các câu hỏi thường gặp.
Định nghĩa của một dự án đặc biệt là gì?
Dự án đặc biệt là một thuật ngữ bao gồm các công việc không có kế hoạch và có thể có thời hạn hoàn thành rất chặt chẽ. Đây là những nhiệm vụ có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dự án và xảy ra một cách bất ngờ.
Tính tức thời của những nhiệm vụ này cùng với việc chúng được thực hiện vào phút cuối có thể gây ra sự gián đoạn cho các nhóm và dự án nếu không được quản lý đúng cách.
Người quản lý đặc biệt là gì?
Người quản lý đặc biệt là người được giao nhiệm vụ quản lý các nhiệm vụ đặc biệt khi chúng xảy ra. Người này có thể không làm việc liên tục trên một dự án cụ thể nhưng có thể đề nghị trợ giúp cho các thành viên trong nhóm khi họ giải quyết các yêu cầu vào phút cuối.
Việc có một người quản lý đặc biệt hiệu quả có thể giúp nhân viên tập trung vào các dự án được giao và theo dõi công việc đang diễn ra của dự án.
Một số ví dụ về công việc đặc biệt là gì?
Ví dụ về công việc đặc biệt sẽ phụ thuộc vào ngành cụ thể của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể coi bất kỳ nhiệm vụ nào nằm ngoài trọng tâm hoặc công việc dự án thông thường của mình là ‘đặc biệt’.
Các nhiệm vụ hành chính, dự án ngoài kế hoạch, các cuộc họp và công việc mới đều có thể thuộc định nghĩa về công việc đặc biệt.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/ad-hoc-projects
