Hiểu và điều hướng thành công các sản phẩm bàn giao của dự án có thể giúp tổ chức của bạn làm hài lòng khách hàng và các bên liên quan, cải thiện danh tiếng thương hiệu và trải nghiệm của khách hàng. Bài viết này phục vụ như một hướng dẫn về các sản phẩm bàn giao, tầm quan trọng của chúng trong quản lý dự án và các rào cản thường cản trở việc bàn giao thành công.
Xác định các sản phẩm bàn giao của dự án
Sản phẩm bàn giao của dự án là kết quả được giao cho khách hàng hoặc các bên liên quan khi kết thúc dự án. Quy trình quản lý phạm vi — được thiết lập khi bắt đầu một dự án nhất định để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ trước mắt — hướng dẫn các sản phẩm bàn giao.
Tổ chức của bạn chịu trách nhiệm cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ hữu hình và vô hình cho khách hàng và các bên liên quan theo những khoảng thời gian định trước. Đây là những sản phẩm có thể giao được.
Ví dụ về sản phẩm của dự án
Vì các công ty có thể gặp phải nhiều loại sản phẩm phân phối tùy thuộc vào ngành của họ, hãy xem xét một số ví dụ về sản phẩm phân phối để hiểu rõ hơn những gì các chuyên gia có thể tạo ra.
Ví dụ về các sản phẩm có thể giao được bao gồm:
- Đối với nhóm phát triển thiết bị di động, sản phẩm có thể phân phối có thể là một ứng dụng iOS đáp ứng các yêu cầu chức năng cụ thể.
- Đối với một công ty tư vấn, sản phẩm bàn giao có thể bao gồm một báo cáo nghiên cứu bao gồm các khuyến nghị thực tế.
- Đối với nhóm an ninh mạng, sản phẩm có thể phân phối có thể bao gồm kiểm tra bảo mật và đề xuất.
- Đối với một công ty kỹ thuật, một tòa nhà đã hoàn thiện có thể là một sản phẩm có thể bàn giao được.
- Đối với một công ty kiến trúc, sản phẩm bàn giao có thể bao gồm các kế hoạch đã hoàn thiện cho một ngôi nhà mới.
- Đối với nhóm phát triển web, sản phẩm có thể cung cấp có thể là một trang web được tối ưu hóa hoàn toàn.
Thảo luận về sản phẩm bàn giao: Làm rõ và giao tiếp
Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các sản phẩm bàn giao của dự án đóng một vai trò thiết yếu trong sự thành công của công ty. Việc không xác định rõ ràng các chi tiết của dự án có thể bàn giao có thể dẫn đến nhầm lẫn và thất vọng cho tất cả các bên liên quan. Nó cũng có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn kém khi bạn dành thêm nguồn lực để giải quyết vấn đề và khắc phục mọi thiếu sót phát sinh.
Để ngăn chặn bất kỳ vấn đề nào, bạn nên xác định chính xác và có khả năng tinh chỉnh các sản phẩm bàn giao thông qua hợp đồng và giao tiếp. Việc nhóm chịu trách nhiệm về sản phẩm và khách hàng tham gia vào cuộc thảo luận sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người hiểu được tiến trình và kết quả dự kiến.
Tạo ra sản phẩm bàn giao: Những vấn đề thường gặp mà người quản lý dự án gặp phải
Khi người quản lý dự án làm việc để hướng dẫn nhóm của họ tạo ra các sản phẩm bàn giao, họ có thể gặp phải nhiều trở ngại và thách thức khác nhau gây khó khăn cho việc hoàn thành dự án đúng thời hạn và chuẩn bị sẵn sàng bàn giao cho khách hàng. Xác định trước những thách thức chung và giải pháp của chúng có thể giúp bạn tránh được sự chậm trễ của dự án.
Các yêu cầu có thể chuyển giao được xác định một cách mơ hồ.
Nếu không có sự rõ ràng ngay từ đầu, nhóm và khách hàng có thể không chắc chắn về kết quả cuối cùng cũng như trách nhiệm liên quan đến việc đạt được mục tiêu này. Các yêu cầu dự án mơ hồ và quản lý yêu cầu kém có thể dẫn đến sự thất vọng và kém hiệu quả, vì nhóm thiếu hướng dẫn rõ ràng mà họ cần để tạo ra sản phẩm cuối cùng.
Để tránh cạm bẫy này, hãy phác thảo một bản giao phẩm dứt khoát với khách hàng và bất kỳ bên liên quan nào. Bạn cũng nên nêu rõ (các) mục tiêu của sản phẩm bàn giao và xác định các tiêu chí để khách hàng chấp nhận sản phẩm bàn giao đó.
Sự sai lệch giữa các bên liên quan.
Thông thường, sản phẩm bàn giao có sự tham gia của nhiều bên liên quan. Mặc dù các bên liên quan có thể có ý tưởng về kết quả cuối cùng nhưng họ có thể khác nhau về mục tiêu có thể bàn giao. Sự không thống nhất giữa các bên liên quan có thể dẫn đến sự thiếu hiệu quả và chậm trễ tốn kém.
Người quản lý dự án nên làm rõ ai quan tâm đến kết quả của dự án ngay từ đầu và phân công những người lãnh đạo có cùng mục tiêu và kỳ vọng. Đảm bảo sự liên kết ngay từ đầu có thể giúp dự án thành công.
Không ngừng phát triển các nhu cầu có thể giao được
Có một điều khiến một nhóm khó chịu hơn là việc sản phẩm bàn giao của họ đã hoàn thành hoặc gần hoàn thành và nhận ra rằng những kỳ vọng đã tăng lên. Điều này gây lãng phí nguồn lực và có thể gây ra cảm giác thất vọng và không hài lòng giữa tất cả các bên liên quan.
Để tránh cạm bẫy này, hãy phác thảo những sản phẩm bàn giao nhỏ hơn sẽ giúp bạn đi đến dự án cuối cùng. Ví dụ: một dự án tối ưu hóa có thể có sản phẩm phân phối sơ bộ cung cấp khả năng kiểm tra trang web và các lĩnh vực cần nhắm mục tiêu. Sản phẩm cuối cùng có thể bao gồm các báo cáo về những cải tiến và trang web được tối ưu hóa. Đạt được các bước nhỏ hơn trên đường dẫn đến sản phẩm cuối cùng có thể giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu được tiến trình của dự án.
Bạn cũng nên cân nhắc việc yêu cầu khách hàng ký vào một tài liệu nêu rõ từng sản phẩm có thể bàn giao và những kỳ vọng. Và một khi họ ký thì đó là quyết định cuối cùng.
Quản lý vi mô phản tác dụng
Để một nhóm làm việc tốt cùng nhau nhằm đạt được mục tiêu, họ phải có mức độ tin tưởng vào kỹ năng và sự hiểu biết của nhau. Người quản lý dự án có kỹ năng phải hiểu cách giao nhiệm vụ với những hướng dẫn rõ ràng và đảm bảo rằng mọi người đều biết vai trò của mình.
Sau khi người quản lý dự án phân công nhiệm vụ, nhóm có thể tạo thời hạn và các cột mốc nội bộ để theo dõi tiến độ của dự án cuối cùng. Tuy nhiên, người quản lý dự án nên cho phép nhóm tự mình hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình. Quản lý vi mô có thể dẫn đến một hệ thống làm việc kém hiệu quả và một môi trường làm việc tồi tệ, nơi các thành viên trong nhóm không cảm thấy có giá trị.
Vấn đề giao tiếp trong nhóm
Vì tổ phải làm việc cùng nhau để chuyển giao dự án cuối cùng, vấn đề giao tiếp có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng. Bạn có thể có những thành viên trong nhóm gặp khó khăn khi làm việc cùng nhau vì tính cách không phù hợp. Bạn cũng có thể có những thành viên trong nhóm không hoàn toàn hiểu nhiệm vụ của họ và mối liên hệ của nó với sản phẩm cuối cùng, dẫn đến những khoảng trống trong công việc hoặc những nỗ lực trùng lặp.
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn có một số chiến lược có thể sử dụng để giải quyết các vấn đề giao tiếp trong nhóm:
- Đặt kỳ vọng về giao tiếp ngay từ đầu . Hãy cho các thành viên trong nhóm biết liệu có bất kỳ hướng dẫn nào liên quan đến việc trả lời email trong ngày làm việc hay không, họ nên làm gì nếu xảy ra xung đột và tần suất họ nên gặp nhau. Có một quy trình leo thang được vạch ra ngay từ đầu cho bất kỳ sự bất đồng nào.
- Dẫn dắt bằng ví dụ bằng cách cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm cùng với thời hạn và các cột mốc quan trọng . Các chương trình quản lý giúp mỗi thành viên hình dung được sự tiến bộ của người khác cũng như xem các cuộc họp và thời hạn sắp tới có thể hữu ích.
- Hãy cho mọi người biết các phần của họ liên quan như thế nào đến sản phẩm cuối cùng và vai trò của họ trong mục tiêu của nhóm . Điều này sẽ giúp các thành viên trong nhóm có sự quan tâm đầu tư vào dự án hiện tại.
Hạn chế về ngân sách hoặc nguồn lực khác
Các nhóm dự án không muốn vượt quá ngân sách về thời gian hoặc nguồn lực và chi tiêu nhiều hơn cho một dự án cụ thể so với kế hoạch. Tuy nhiên, việc thiếu kế hoạch phù hợp có thể dẫn đến những vấn đề này, có khả năng gây tổn hại đến danh tiếng của công ty hoặc khiến họ có nguy cơ mất tiền từ khách hàng của mình.
Khi bạn biết sản phẩm cuối cùng, bạn sẽ dễ dàng lập ngân sách phù hợp hơn và đảm bảo rằng bạn không sửa đổi và thay đổi tiến trình trong suốt dự án. Với ngân sách dự án ước tính, bạn cần phải tính đến một số trường hợp dự phòng. Xem xét các dự án tương tự trong quá khứ và xem xét những cạm bẫy tiềm ẩn có thể phát sinh, chẳng hạn như mất một nhân viên giữa dự án. Dự trù ngân sách một cách hợp lý về thời gian và tiền bạc để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng.
Khi bạn tiến hành dự án của mình, hãy đảm bảo bạn theo dõi cẩn thận cách nhóm của bạn chi tiền, nhóm của bạn duy trì ngân sách tốt như thế nào và vấn đề phát sinh ở đâu. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai.
Cung cấp những gì đã hứa
Những người làm việc trong lĩnh vực quản lý dự án hiểu rằng sản phẩm bàn giao sẽ khiến khách hàng quay trở lại và giúp xây dựng danh tiếng của công ty. Cho dù sản phẩm được chuyển giao là báo cáo từ một công ty an ninh mạng hay một tòa nhà từ một công ty kỹ thuật, những sản phẩm và dịch vụ này có thể có nhiều dạng. Biết cách tránh những cạm bẫy phổ biến và điều hướng những thách thức có thể phát sinh có thể hướng dẫn các nhà quản lý dự án cung cấp khả năng lãnh đạo lành nghề và hoàn thành mục tiêu của họ để đạt được những gì họ đã hứa.
