Nếu bạn sử dụng phương pháp Agile để quản lý các dự án của công ty mình, bạn có thể được yêu cầu tổ chức cuộc họp hàng ngày. Những cuộc họp ngắn gọn này cho phép các thành viên trong nhóm và các bên liên quan trao đổi cơ bản và thống nhất về tiến độ của các dự án mà không cần đi sâu vào tất cả các chi tiết chi tiết.
Nhưng chính xác cuộc họp độc lập hàng ngày là gì? Nó đòi hỏi những gì và những cuộc họp như vậy nên được tiến hành như thế nào? Các mẹo sau đây sẽ giúp bạn dẫn dắt các cuộc họp độc lập hiệu quả trong Agile nhằm cung cấp thông tin, yêu cầu nhóm của bạn chịu trách nhiệm và luôn đi đúng chủ đề.
Cuộc họp độc lập trong Agile là gì?
Cuộc họp độc lập hàng ngày trong Agile là cơ hội để nhóm dự án thảo luận về tiến độ của dự án ở cấp độ cao. Các cuộc họp này kéo dài 15 phút và cho phép mỗi người đóng góp báo cáo về thành tích của họ kể từ cuộc họp độc lập cuối cùng. Nó giúp đảm bảo mọi người đều nhất trí và biết chuyện gì đang xảy ra.
Đúng như tên gọi của nó, tất cả những người tham gia cuộc họp độc lập theo Agile thường đứng để giữ cho cuộc họp ngắn gọn và đúng chủ đề. Tuy nhiên, hoạt động độc lập kỹ thuật số cũng có thể thực hiện được và trở nên phổ biến hơn do xu hướng làm việc từ xa và kết hợp ngày càng tăng.
Đảm bảo có một chương trình nghị sự có thể lặp lại là cách tốt nhất để giữ cho một trong hai hình thức cuộc họp độc lập hàng ngày diễn ra suôn sẻ. Các cuộc họp độc lập hàng ngày rất cần thiết trong quản lý dự án Agile và cho phép các thành viên dự án:
- Chia sẻ thông tin quan trọng
- Cởi mở thảo luận các vấn đề
- Giữ bản thân và nhau có trách nhiệm
Sự hợp tác và mức độ giao tiếp minh bạch cũng có thể cải thiện tính năng động của nhóm. Điều này có thể giúp mọi người tham gia cùng nhau hoàn thành một dự án hiệu quả hơn và thú vị hơn.
Các loại cuộc họp độc lập Agile
Tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng phương pháp Scrum hay Kanban cho Agile, các cuộc họp độc lập hàng ngày của bạn sẽ hơi khác một chút. Đây là những gì mong đợi trong từng loại cuộc họp độc lập Agile:
Scrum
Scrum Stand-up là một cuộc họp kéo dài 15 phút hàng ngày, diễn ra mỗi ngày trong thời gian chạy nước rút để thảo luận về tiến độ và nhanh chóng ghi nhận mọi vấn đề. Mỗi người đóng góp trả lời ba câu hỏi:
- Bạn đã đạt được những gì kể từ cuộc họp cuối cùng?
- Bạn đang làm gì trước cuộc họp tiếp theo?
- Điều gì đang cản trở bạn hoặc ngăn cản bạn thực hiện công việc của mình?
Ba câu hỏi này yêu cầu các thành viên trong nhóm phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và cam kết của mình bằng cách khuyến khích các mục tiêu nhỏ, có thể đạt được được chia sẻ với nhóm. Chúng cũng cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận các vấn đề, thách thức và thất bại một cách cởi mở, để không ai bị bỏ quên.
Kanban
Cách tiếp cận Kanban trong quản lý dự án tập trung vào việc loại bỏ các nút thắt trước hoặc khi chúng xuất hiện. Trong quá trình chuẩn bị hàng ngày, trước tiên bạn sẽ xem quy trình làm việc trực quan của Kanban để người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm có thể xác định bất kỳ tắc nghẽn nào. Việc tìm ra nơi xảy ra vấn đề hoặc những thách thức về năng lực có thể bắt đầu xuất hiện là điều quan trọng trong các cuộc họp này.
Thay vì trả lời ba câu hỏi, trong cuộc họp độc lập hàng ngày theo kiểu Kanban, trọng tâm là xác định các vấn đề và giải quyết chúng, thay vì thảo luận xem mọi người đang làm gì. Bảng trực quan cho phép mọi người nhanh chóng xem nhiệm vụ ở đâu, giúp các thành viên trong nhóm không cần phải trình bày chi tiết vị trí của họ trong quy trình dự án.
Lợi ích của cuộc họp độc lập hàng ngày trong Agile
Cho dù bạn sử dụng phương pháp nào, hoạt động độc lập hàng ngày của Agile cho phép các thành viên trong nhóm cộng tác làm việc hướng tới mục tiêu của dự án. Trong khi các cuộc họp độc lập của Scrum tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu của sprint, thì các cuộc họp độc lập của Kanban hướng tới việc khắc phục các điểm nghẽn trước khi chúng làm chậm quá trình sản xuất.
Các cuộc họp độc lập hàng ngày rất quan trọng đối với các nhóm Agile, mang lại những lợi ích chính vì chúng:
- Giúp các thành viên trong nhóm tập trung và thực hiện nhiệm vụ
- Cung cấp thông tin cập nhật nhanh chóng, ở cấp độ dự án cho những người còn lại trong nhóm
- Yêu cầu tất cả các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về phần của họ trong một dự án
Xem xét quy trình làm việc hiện tại của nhóm và giám sát vị trí của họ trong các nhiệm vụ hoặc mục nhất định, như một phần của các cuộc họp độc lập trong nhóm Agile, giúp mọi thứ luôn đi đúng hướng. Công việc hàng ngày của bạn sẽ cung cấp thông tin và rút ra các vấn đề để bạn có thể giải quyết trước khi chúng xuất hiện.
Bởi vì phương pháp Agile tập trung vào tính linh hoạt và linh hoạt nên điều quan trọng là phải điều chỉnh và cải thiện các cuộc họp của bạn để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
Những lỗi đứng thường gặp
Mặc dù các cuộc họp độc lập có thể tiết kiệm thời gian nhưng chúng rất dễ vượt khỏi tầm kiểm soát nếu không được quản lý đúng cách. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến có thể khiến quan điểm của Agile đi chệch hướng.
1. Tránh chương trình nghị sự
Thời gian đứng dậy hàng ngày chỉ nên kéo dài 15 phút , vì vậy việc duy trì đúng lịch trình là rất quan trọng. Ví dụ: trong các tình huống độc lập của Scrum, câu trả lời của các thành viên trong nhóm cho ba câu hỏi cần phải nhanh chóng và ngắn gọn.
Nếu một vấn đề cần thảo luận thêm thì nên bổ sung vào danh sách bãi đậu xe để thảo luận chi tiết hơn sau. Danh sách bãi đậu xe của bạn có thể được viết trên bảng trắng, nhập vào tài liệu kỹ thuật số hoặc thêm vào phần mềm quản lý công việc của bạn , tùy thuộc vào nền tảng bạn sử dụng.
Các thành viên có thể thêm các mục vào danh sách bãi đậu xe này ngoài thời gian chờ hàng ngày để đảm bảo cuộc họp của bạn diễn ra theo đúng kế hoạch.
2. Bao quát các nhiệm vụ một cách chuyên sâu
Các thành viên trong nhóm không cần phải mô tả chi tiết mọi nhiệm vụ họ đang hoàn thành. Thay vì đi sâu về tất cả 25 mẫu trang web mà nhà phát triển đang làm việc, họ có thể lưu ý rằng nửa đầu của mẫu trang web sẽ được xây dựng trước cuộc họp tiếp theo.
Điều này đặt nhiệm vụ vào bối cảnh và nêu bật tiến độ cấp cao mà tất cả người tham gia có thể dễ dàng hiểu được. Tương tự như vậy, các cuộc họp độc lập Kanban chỉ nên giải quyết các vấn đề hoặc thách thức chứ không nên tập trung vào những gì mỗi thành viên trong nhóm đang làm.
Bảng Kanban trực quan cho phép các thành viên trong nhóm nhanh chóng xem nhiệm vụ ở đâu và ai đang thực hiện chúng. Loại bỏ bước lặp đi lặp lại này có thể khôi phục thời gian quý báu để điều tra các thách thức.
3. Bỏ qua các vấn đề lặp lại
Nếu một thành viên trong nhóm có cùng cập nhật trạng thái hoặc đề cập đến cùng một nút thắt trong mỗi cuộc họp, bạn sẽ phải thực hiện một số việc sau. Ví dụ: trong một cuộc họp độc lập về Scrum, nếu người viết quảng cáo trên web của bạn dường như đạt được ít tiến bộ nhưng vẫn báo cáo rằng họ:
- Đã dành ngày hôm qua để nghiên cứu
- Lên kế hoạch dành ngày hôm nay để nghiên cứu
- Không có vấn đề gì cần báo cáo
Nó có thể là một dấu hiệu có vấn đề. Bạn có thể muốn gặp riêng họ sau cuộc họp hàng ngày. Tìm hiểu những gì đang được nghiên cứu, còn bao nhiêu nghiên cứu nữa và liệu có trở ngại nào đang ngăn cản họ chuyển sang giai đoạn viết quảng cáo hay không. Với tư cách là người quản lý dự án hoặc Scrum Master, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo các cuộc họp này phục vụ mục đích đã định. Giải quyết mọi vấn đề ngay khi chúng được phát hiện là rất quan trọng.
4. Bỏ qua các cuộc họp độc lập hàng ngày
Việc tổ chức một cuộc họp Agile vào cùng một thời điểm mỗi ngày là điều quan trọng – trong phạm vi lý do. Nếu một ngày trong tuần không thể gặp nhau cùng một lúc, bạn có thể đáp ứng. Tuy nhiên, tính nhất quán là chìa khóa cho các cuộc họp độc lập trong các nhóm Agile.
Vì các cuộc họp độc lập diễn ra nhanh chóng nên các thành viên trong nhóm có thể nghĩ rằng nên bỏ qua và gửi email trước cho các nhiệm vụ cũng như thách thức của họ. Việc cho phép các thành viên trong nhóm làm điều này có thể khiến những người khác cũng bỏ qua — nếu họ cảm thấy việc này không còn bắt buộc nữa. Sau đó, một số thành viên trong nhóm có thể bỏ lỡ các cập nhật có giá trị của dự án và không nắm bắt được những thay đổi hoặc thách thức.
Để tránh điều này, hãy yêu cầu mọi người có mặt hàng ngày . Thiết lập đường dây hội nghị cho bất kỳ ai làm việc từ xa hoặc đi du lịch để họ có thể trình bày thông tin cập nhật của mình mọi lúc mọi nơi. Vì đây chỉ là cuộc họp kéo dài 15 phút nên mọi người đều có thể dành thời gian cho nó, ngay cả khi họ đang di chuyển.
5. Không xác định đến lượt ai được phát biểu
Sự im lặng giữa các lần cập nhật thành viên trong nhóm có thể ngốn thời gian và khiến các cuộc họp độc lập trở nên hơi khó xử và vô tổ chức. Nếu gặp mặt trực tiếp, bạn có thể yêu cầu các thành viên trong nhóm chuyền một quả bóng hoặc đồ vật khác quanh bàn cho đến khi mọi người có nhiệm vụ đều có cơ hội phát biểu.
Khi tổ chức một cuộc họp độc lập qua mạng, sẽ có thêm thách thức, không có tín hiệu vật lý và độ trễ chỉ trong vài giây. Có một số điều bạn có thể thử để xác định xem đến lượt ai sẽ phát biểu:
- Người quản lý dự án hoặc Scrum Master quyết định ai sẽ là người phát biểu.
- Người nói hiện tại chọn tên người sẽ nói chuyện tiếp theo.
- Thực hiện theo thứ tự đã đặt trong mỗi lần đứng lên hàng ngày và đăng nội dung này trong cuộc trò chuyện bằng văn bản.
6. Quên hiển thị bảng nhiệm vụ của bạn.
Hiển thị bảng nhiệm vụ cho ngày, tuần hoặc sprint đó, dù trên bảng trắng hay trong hệ thống quản lý công việc của bạn , là điều quan trọng đối với toàn bộ cuộc họp.
Trong các cuộc họp Scrum, điều này mang lại cho các thành viên trong nhóm cơ hội lên tiếng nếu câu chuyện (nhiệm vụ) của người dùng hoặc điểm câu chuyện (giờ) bị đánh giá quá cao/bị đánh giá thấp – để thực sự tập trung vào các mục tiêu cho lần chạy nước rút đó. Trong Kanban, luồng trực quan rất quan trọng khi xác định các điểm nghẽn.
Việc chiếu hoặc chia sẻ màn hình công cụ quản lý dự án của bạn trong cuộc họp này cũng cho phép những người không báo cáo hiểu rõ hơn về trạng thái hiện tại của dự án và xem nhiệm vụ nào đang được thực hiện và khi nào.
Các cuộc họp độc lập cho các nhóm phân tán
Ngay cả khi nhóm của bạn được phân bổ hoặc bao gồm những người đóng góp từ xa, điều quan trọng là phải mời mọi người tham gia các cuộc họp độc lập hàng ngày của bạn. Với việc làm việc kết hợp và làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến, cùng với việc các thành viên trong nhóm đôi khi đi du lịch trong thời gian đã thống nhất để chuẩn bị hàng ngày, thì một lựa chọn ảo rất quan trọng.
Thêm dòng hội nghị truyền hình vào lời mời họp của bạn và đảm bảo có chương trình nghị sự rõ ràng để có thể xem được khi bắt đầu cuộc họp. Bằng cách này, tất cả các thành viên trong nhóm có thể tham gia từ không gian làm việc của riêng họ, đảm bảo không ai bị bỏ lỡ và có một sân chơi bình đẳng.
Sau đó, chia sẻ bảng làm việc bằng kỹ thuật số để mọi người có thể xem các mục trong sprint hoặc các thẻ trong luồng Kanban của bạn. Việc tổ chức một cuộc họp độc lập trong các nhóm Agile từ xa sẽ đặt ra một số thách thức mới, nhưng nhiều thách thức trong số này có thể dễ dàng vượt qua.
Hãy sử dụng một số mẹo sau để thực hiện thành công hoạt động hỗ trợ phân bổ hàng ngày:
- Tạo danh sách đơn hàng – Việc “chuyển bóng” bằng cuộc họp ảo có thể khó hơn. Viết danh sách tên để đảm bảo mọi người nói về nhiệm vụ của mình theo thứ tự và không ai nói át người khác. Người quản lý dự án có thể muốn công bố từng cái tên, nhắc nhở người đó chia sẻ.
- Hiển thị khuôn mặt của bạn – Khi những người tham dự có thể nhìn thấy nhau, các cuộc họp từ xa sẽ hiệu quả hơn. Nó làm tăng sự tập trung khi mọi người đều có thể nhìn thấy được, giống như tại một cuộc họp trực tiếp, vì vậy họ phải dán mắt vào màn hình. Bắt buộc các thành viên trong nhóm phải bật camera khi đứng lên – có lý do.
- Bắt đầu đúng giờ – Bám sát thời gian đứng cố định và bắt đầu đúng giờ, ngay cả khi một số thành viên đến muộn. Việc chờ đợi người tham gia có thể làm mất thời gian của người khác — và đôi khi những người bạn đang đợi có thể không tham dự. Bạn có thể đặt lời nhắc lịch hoặc gửi lời nhắc qua email trước vài phút.
- Đánh giá – Mời những người tham gia từ xa xem lại bảng trước thời hạn và chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc họp để theo dõi chương trình nghị sự. Điều này có thể giúp duy trì các cuộc họp độc lập trong nhóm Agile một cách ngắn gọn và hiệu quả.
- Đặt giới hạn thời gian – Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tiếp tục nói chuyện và tránh xa chương trình nghị sự khi họ không thể nhìn thấy mức độ tham gia của những người khác. Việc làm gián đoạn để hướng dẫn họ quay lại đúng hướng cũng có thể khó khăn với một cuộc họp ảo. Để đảm bảo mọi người đều bám sát chương trình nghị sự, người chủ trì cuộc họp hoặc người quản lý dự án có thể áp đặt giới hạn thời gian cho mỗi người phát biểu.
Những cuộc họp tốt hơn sẽ tạo ra những dự án tốt hơn.
Các cuộc họp độc lập hàng ngày là điều cần thiết cho bất kỳ dự án Agile nào. Vì thời gian độc lập chỉ kéo dài 15 phút nên bạn có thể giữ cho nhóm của mình tập trung bằng cách bám sát chương trình nghị sự, chuẩn bị trước thông tin cập nhật và lên lịch các cuộc họp tiếp theo để thảo luận về mọi thách thức phát sinh.
Các câu hỏi thường gặp.
Cuộc họp độc lập trong quản lý dự án là gì?
Cuộc họp độc lập trong quản lý dự án là cơ hội để thảo luận về thời gian, nhiệm vụ và thách thức sắp tới. Có thể là một ý tưởng tốt nếu tổ chức các cuộc họp này với sự tham dự của người quản lý dự án và các nhân viên tham gia vào dự án.
Bằng cách này, nhân viên có thể nêu ra bất kỳ vấn đề nào họ có thể gặp phải hoặc xác định những thách thức mà người quản lý dự án có thể nhanh chóng hành động.
Tại sao phải đứng lên trong một cuộc họp độc lập?
Các cuộc họp độc lập được thiết kế để diễn ra ngắn gọn và người ta cho rằng về bản chất, sự khó chịu khi đứng trong thời gian dài khiến bất kỳ cuộc họp nào như vậy chỉ kéo dài thời gian.
Những ngành công nghiệp nào có thể sử dụng cuộc họp độc lập?
Các cuộc họp độc lập có thể được sử dụng trong bất kỳ doanh nghiệp và ngành nghề nào. Chúng linh hoạt và có thể được sử dụng bất cứ khi nào bạn cảm thấy cách làm như vậy sẽ có lợi cho nhóm của mình.
Thông thường nhất, các cuộc họp theo phong cách độc lập hàng ngày được sử dụng trong các dịch vụ lập trình và phát triển phần mềm, nơi có nhiều bộ phận chuyển động và các bên liên quan. Các dự án này nhìn chung có tính chất phức tạp hơn, vì vậy các cuộc họp độc lập thường xuyên có thể giúp đảm bảo mọi thứ đều đi đúng hướng.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/daily-stand-up
