Hầu hết mọi người chỉ có hiểu biết mơ hồ về những điều kỳ diệu của biểu đồ Gantt—trừ khi họ đủ may mắn để đắm mình sâu vào các quy trình và thuật ngữ quản lý dự án. Vẫn có giá trị lớn trong việc làm quen với những điều cơ bản về quản lý dự án. Và một trong những khối xây dựng cơ bản đó là biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt là một cách thể hiện trực quan các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ tạo nên một dự án cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện trong biểu đồ dưới dạng thanh ngang cho biết mỗi nhiệm vụ dự kiến thực hiện trong bao lâu. Vì biểu đồ Gantt hiển thị toàn bộ quy trình làm việc của dự án từ đầu đến cuối nên rất dễ dàng để biết nhiệm vụ nào cần được hoàn thành để bắt đầu các nhiệm vụ tiếp theo.
Tóm lại, biểu đồ Gantt thực hiện một quy trình gồm nhiều bước mà nếu không bạn sẽ phải ghi lại ở dạng phác thảo hoặc bảng tính và nó làm cho biểu đồ trở nên trực quan. Tiêu hóa được. Dễ hiểu và dễ hiểu hơn.
Biểu đồ Gantt thể hiện các nhiệm vụ và lịch trình tổng thể của bạn dưới dạng biểu đồ thanh ngang xếp tầng. Thật dễ dàng để xem nhanh các chi tiết quan trọng như:
- Khi nhiệm vụ được cho là bắt đầu và kết thúc
- Mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu
- Mỗi nhiệm vụ được giao cho ai
- Những nhiệm vụ nào đang diễn ra đồng thời
- Những nhiệm vụ nào phụ thuộc vào người tiền nhiệm
Thay vì phải đọc và tiếp thu vô số chi tiết chồng chéo ở định dạng danh sách hoặc bảng tính theo từng ô, bạn có thể suy nghĩ về toàn bộ quy trình dự án dễ dàng hơn bằng màn hình Gantt.
Biểu đồ Gantt được sử dụng như thế nào trong quản lý dự án?
Biểu đồ Gantt rất hữu ích trong việc hiển thị tiến độ thực tế và kế hoạch của bất kỳ số lượng nhiệm vụ nào theo thang thời gian theo chiều ngang. Các nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự thời gian theo danh sách dọc—thường được nhóm thành các dự án phụ—ở phía bên trái của biểu đồ. Các ngày liên quan trải dài theo chiều ngang trên đầu biểu đồ, thường được nhóm thành tuần.
Biểu đồ Gantt đặc biệt hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện dự án , đồng thời chúng cũng hữu ích trong trường hợp nguồn lực dự án phải được phân bổ lại. Biểu đồ Gantt tương tác ngày nay giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn, cho phép bạn đi sâu vào bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc thu nhỏ đến chế độ xem toàn bộ dự án hoặc danh mục đầu tư.
Ưu điểm của biểu đồ Gantt là gì?
Nói cụ thể về các biểu đồ Gantt tương tác dựa trên đám mây, giống như các biểu đồ có sẵn trong giải pháp Workfront, có rất nhiều ưu điểm. Chúng cho phép bạn:
- Lập kế hoạch cho các nhiệm vụ, nhiệm vụ phụ và nhiệm vụ trước đó của dự án
- Phân bổ nguồn lực dựa trên tính sẵn có
- Chỉ định các khung thời gian cần thiết
- Theo dõi tiến độ và các mốc quan trọng trong thời gian thực
- Đi sâu vào giá trị kinh doanh và yêu cầu nguồn lực của từng nhiệm vụ
- Thu nhỏ cấp độ danh mục đầu tư để xem các dự án khác nhau xếp chồng lên nhau như thế nào
- Cấp quyền truy cập cho tất cả các bên liên quan và người đóng góp của dự án
Ngay cả với những ưu điểm này, biểu đồ Gantt vẫn được xem là một trong nhiều công cụ quản lý dự án được sử dụng cùng với các công cụ khác, do đó, điểm mạnh của từng công cụ có thể được tận dụng. Các giải pháp quản lý công việc toàn diện sẽ tập hợp từng công cụ này vào một không gian tương tác, cho phép tất cả chúng hoạt động liền mạch với nhau.
Nhược điểm của biểu đồ Gantt là gì?
Biểu đồ Gantt thường được các chuyên gia quản lý dự án sử dụng và hiểu dễ dàng nhất. Lúc đầu, chúng có vẻ khó hiểu đối với những người chưa quen. Nếu nhóm của bạn có một người quản lý dự án hoặc điều phối viên trong đội ngũ nhân viên có nhiệm vụ theo dõi dự án và người đó hiểu cách sử dụng sức mạnh của biểu đồ Gantt thì đó có thể là một giải pháp tuyệt vời, như một phần của bộ dự án hoàn chỉnh. công cụ quản lý.
Nhưng nếu bạn có nửa tá “người quản lý dự án tình cờ” trong nhóm của mình, tất cả đều cố gắng truy cập, cập nhật và hiểu quy trình một cách riêng lẻ thì biểu đồ Gantt có thể không phải là tùy chọn trực quan hoặc đầy đủ nhất—đặc biệt nếu nó đóng vai trò là tài liệu duy nhất của quá trình của bạn.
Biểu đồ Gantt cũng có xu hướng hoạt động tốt nhất với các dự án nhỏ hơn, ít phức tạp hơn. Tại sao? Trọng tâm chính của biểu đồ Gantt là thời gian. Bạn có một danh sách nhiệm vụ theo chiều dọc và bạn có một dòng thời gian theo chiều ngang . Trong biểu đồ Gantt tiêu chuẩn, độc lập (nghĩa là biểu đồ không được kết hợp với giải pháp quản lý công việc toàn diện), toàn bộ độ phức tạp và phạm vi của dự án dễ dàng bị mất khi dịch, cũng như các chi tiết khác như phân bổ chi phí và nguồn lực.
Henry Gantt là ai và làm thế nào mà ông có được biểu đồ mang tên ông?
Henry Laurence Gantt là một kỹ sư cơ khí, nhà tư vấn quản lý và người lập biểu đồ toàn diện.
Theo Wikipedia:
“Anh ấy đã thiết kế biểu đồ của mình để các quản đốc hoặc những người giám sát khác có thể nhanh chóng biết liệu sản xuất có đúng tiến độ, trước tiến độ hay chậm tiến độ hay không.”
Trái ngược với giả định phổ biến, Gantt không phải là người phát minh ra biểu đồ thanh đơn giản, vốn có trước ông 100 năm. Thiên tài của ông đến từ việc ông tập trung vào việc sử dụng các phép đo và lập kế hoạch hiệu quả để tăng sản lượng. Gantt hiểu rằng bất kỳ công cụ đo lường riêng lẻ nào cũng không có gì kỳ diệu cả; điều quan trọng là bạn hiểu và tận dụng những hiểu biết sâu sắc mà nó cung cấp như thế nào.
Những ý tưởng của Gantt ngày nay đã phổ biến nhưng chúng mang tính cách mạng vào thời đó. Ông viết hai cuốn sách, Công việc, tiền lương và lợi nhuận năm 1916 và Tổ chức công việc năm 1919. Biểu đồ nổi tiếng của ông có tên chính thức trong cuốn sách sau này của Wallace Clark, Biểu đồ Gantt: Công cụ quản lý làm việc, xuất bản năm 1923.
Biểu đồ Gantt được sử dụng trong các nỗ lực sản xuất và vận chuyển thương mại trong Thế chiến I (theo sự xúi giục của Tướng William Crozier) cũng như việc tạo ra Đập Hoover và hệ thống Xa lộ Liên tiểu bang.
Trên thực tế, khi Đại tá John T. Thompson, người phát minh ra súng tiểu liên Thompson, nhận Huân chương Phục vụ Xuất sắc vào cuối Thế chiến thứ nhất, ông đã nhanh chóng gửi một bản sao cho Gantt kèm theo lời nhắn sau:
“Phần lớn phần thưởng cho việc hoàn thành nhiệm vụ chiến tranh vĩ đại này thuộc về HL Gantt và các trợ lý của ông. Biểu đồ sản xuất kiểm soát chung Gantt là la bàn của tôi.”
Tại sao không có ai khác có được biểu đồ mang tên họ?
Đó là một câu hỏi hay. Hầu hết các biểu đồ khác được sử dụng trong quản lý dự án đều có những cái tên mang tính thực dụng hơn nhiều:
- Biểu đồ PERT (Kỹ thuật đánh giá đánh giá chương trình), phát triển từ phương pháp Gantt
- Biểu đồ Cấu trúc phân chia công việc (WBS)
- Biểu đồ kiểm soát quy trình
- Ma trận phân tích các bên liên quan
- Biểu đồ nguyên nhân và kết quả
- Biểu đồ RACI (Ma trận phân công trách nhiệm)
Bản thân Gantt luôn đặt tên cho các biểu đồ của mình theo mục đích của chúng, giống như danh sách trên. Trên thực tế, biểu đồ Gantt ngày nay có lẽ sẽ có một cái tên khác nếu cuốn sách của Wallace Clark không xuất hiện và xếp nó vào nhóm ưu tú cùng với một số biểu đồ khác đã cố gắng giữ được những cái tên bất hủ của những người sáng tạo ra chúng:
- Biểu đồ Pareto, được đặt theo tên của Vilfredo Pareto
- Sơ đồ Ishikawa, được đặt theo tên của Kaoru Ishikawa
- Sơ đồ Venn, được đặt theo tên của John Venn
Biểu đồ Gantt hiện đại trông như thế nào?
Đây là ví dụ về biểu đồ Gantt trong phần mềm quản lý công việc của Workfront.
Có phải biểu đồ Gantt chỉ dành cho quản lý dự án Waterfall không?
Biểu đồ Gantt được phát triển từ thời thực sự chỉ có một cách duy nhất để quản lý dự án, vì vậy phương pháp mà mọi người tuân theo không có tên. Đó chỉ là quản lý dự án.
Giờ đây, các phương pháp tiếp cận thay thế đã xuất hiện, phương pháp quản lý dự án truyền thống này thường được gọi là phương pháp Thác nước, đề cập đến cách mỗi giai đoạn trong dự án nối tiếp với giai đoạn tiếp theo, theo kiểu tuyến tính chặt chẽ, như được trình bày ở trên. Biểu đồ Gantt, được phát triển theo mô hình này, thậm chí trông giống như một thác nước, ít nhất là ở chế độ xem cấp nhiệm vụ, đặc biệt là khi các thanh có màu xanh lam. Nhưng điều đó không có nghĩa là họ không thể có ứng dụng bên ngoài thế giới Thác Nước.
Phải đến cuộc cách mạng kỹ thuật số, những bất cập của Waterfall mới lộ rõ. Thác nước rất phù hợp để xây dựng các dự án bê tông như cầu và đập—và ý tôi là “bê tông” theo cả nghĩa đen và nghĩa bóng ở đây—nơi có thể có tầm nhìn rõ ràng và kế hoạch chi tiết được vạch ra ngay từ đầu. Nó không quá tuyệt vời đối với các dự án linh hoạt, không rõ ràng, hoàn toàn chưa từng có vốn là tiêu chuẩn trong phát triển phần mềm. Phương pháp nảy sinh để quản lý các loại sáng kiến này được gọi là quản lý dự án Agile.
Biểu đồ Gantt chắc chắn phù hợp nhất với các nhóm Thác nước, nhưng chúng cũng có thể được tận dụng cho các nhóm theo cách tiếp cận phương pháp hỗn hợp, các bộ phận trong đó một số nhóm là Thác nước và những nhóm khác là Agile và thậm chí cả các nhóm hoàn toàn Agile.
Hãy nhớ rằng Thác nước là một quá trình tư duy và tổng thể, trong khi lập kế hoạch Gantt là một công cụ hoặc kỹ thuật có thể được điều chỉnh và áp dụng trong các tình huống khác nhau.
Nhóm Agile có sử dụng biểu đồ Gantt không?
Thành thật mà nói, những người đam mê Agile cốt lõi có lẽ sẽ không muốn xây dựng một quy trình làm việc Agile. Agile là một phương pháp và một phong trào thậm chí còn có Tuyên ngôn Agile của riêng mình . Những loại điều kiện này có thể có xu hướng tạo ra lối suy nghĩ cứng nhắc xung quanh Agile, điều này thật mỉa mai và một số người cho rằng Agile là một đề xuất được tất cả hoặc không có gì.
Nhưng nhiều nhóm đã kết hợp thành công một số khía cạnh của Agile với một số khía cạnh của Thác nước, theo cách tiếp cận kết hợp phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Đối với các nhóm sử dụng phương pháp hỗn hợp này và thậm chí đối với các nhóm Agile ít cứng nhắc hơn, có một số tình huống nhất định mà biểu đồ Gantt có thể hữu ích trong việc thiết lập các tham số dự án dễ dự đoán hơn. Điều này đặc biệt đúng đối với các nhóm Agile hoặc nhóm hỗn hợp báo cáo cho các bên liên quan của Waterfall.
Đây là cách một người quản lý dự án tận dụng biểu đồ Gantt trong môi trường Agile:
“Ngay cả khi một dự án có khả năng áp dụng các kỹ thuật dựa trên Agile một cách tự nhiên hơn, việc không có các mốc quan trọng khiến hầu hết các bên liên quan của tôi lo lắng. Để giải quyết vấn đề này, tôi bắt đầu tạo một phiên bản sửa đổi của hồ sơ tồn đọng chạy nước rút Agile bằng biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt-backlog này là cách trực tiếp để thể hiện trách nhiệm, các mốc quan trọng và sản phẩm mong đợi. Khi được cập nhật hàng ngày sau scrum, nó sẽ hiển thị tiến trình của người xem một cách trực quan.
Khách hàng biết khi nào các thành phần của dự án sẽ được hoàn thành và họ biết khi nào họ có thể tiến hành thử nghiệm. Có một lộ trình rõ ràng về cách chúng tôi đạt được sản phẩm cuối cùng.”
Nếu điều đó không có ý nghĩa với bạn, đừng lo lắng. Agile thoạt nghe có vẻ giống như một ngôn ngữ nước ngoài, nhưng nó đã được chứng minh là đáng để học hỏi đối với các nhà phát triển phần mềm, nhà tiếp thị và thực sự là bất kỳ chuyên gia nào quản lý công việc của họ trong môi trường không thể đoán trước hoặc không rõ ràng. Và nếu bạn từng chuyển đổi sang phương pháp Agile, chỉ cần biết điều này: bạn có thể mang theo biểu đồ Gantt của mình.
Bạn có phát âm cả hai chữ T trong Gantt không?
Không theo sự hiểu biết tốt nhất của chúng tôi.
Biểu đồ Gantt: 100 tuổi trẻ
Vậy là bạn đã có: mọi thứ bạn chưa từng biết mà bạn muốn biết về biểu đồ Gantt, được tập hợp lại thành một hướng dẫn tham khảo hữu ích.
Thật đáng chú ý phải không? Biểu đồ nhỏ này, được phát triển hơn 100 năm trước—ngay cả trước khi phát minh ra bánh mì cắt lát—vẫn đang được ứng dụng trong những phương pháp tiếp cận tiên tiến nhất để quản lý dự án trong thế giới số hóa cao độ của chúng ta. Đó là minh chứng cho sự tiện ích, tính linh hoạt và độ bền của nó. Đây là một trăm năm lập kế hoạch dự án chịu ảnh hưởng của Gantt.
