Là một nhà tư vấn phụ trách một dự án cho một khách hàng mới, bạn không biết điều gì sẽ khiến bạn choáng váng khi bước qua cánh cửa ngày đầu tiên đó. Bạn có thể thấy nhóm dự án của mình cực kỳ thù địch, bạn ngồi cách đường ray ba feet và lũ chuột sẽ ăn trộm bữa trưa của bạn (một câu chuyện có thật về khách hàng).
Nhưng bạn luôn có thể tin tưởng vào thực tế là bất kỳ dự án nào cũng sẽ bao gồm ba nguyên tắc cơ bản sau: Quy trình, Con người và Điều kiện tiên quyết.
Quá trình (Process)
Người quản lý dự án nên đánh giá cẩn thận môi trường và sử dụng quy trình hoặc phương pháp thích hợp phù hợp với hoạt động kinh doanh hoặc dự án của khách hàng. Một trong những sai lầm lớn nhất mà một PM thiếu kinh nghiệm có thể mắc phải là cố gắng đưa dự án vào một khuôn khổ cứng nhắc hoặc một phương pháp rất cụ thể ( Agile ). Nếu không áp dụng cẩn thận các phương pháp hoặc quy trình hiện hành phù hợp với một dự án cụ thể, PM có thể gặp rủi ro khi khách hàng phản đối và dự án sẽ thất bại.
Con người (People)
Các nhà quản lý dự án thường mắc sai lầm khi không thu hút những người hoặc nhóm phù hợp vào thời điểm bắt đầu dự án. Các nhóm bị bỏ qua nhiều nhất là Bảo mật thông tin, Rủi ro và Đảm bảo chất lượng. Sự giám sát này có thể khiến dự án bị tạm dừng nếu không ai từ QA biết rằng hệ thống mới cần được kiểm tra vào một ngày cụ thể hoặc bảo mật chưa bao giờ được tư vấn về ứng dụng mới được thêm vào môi trường công ty.
Để khắc phục điều này, người quản lý dự án nên làm việc với văn phòng quản lý dự án (PMO) của tổ chức để đảm bảo có sự tham gia của đúng nhóm trong suốt vòng đời dự án. Mẹo này cũng liên quan đến việc lựa chọn phương pháp quản lý dự án được sử dụng.
Điều kiện tiên quyết (Prerequisites)
Về cơ bản các yêu cầu của dự án. Một sai lầm rất phổ biến đối với người quản lý dự án là thúc đẩy dự án khi các yêu cầu về kinh doanh và hệ thống chưa được khách hàng xác định đầy đủ do hạn chế về tiến độ dự án. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất gây ra hiện tượng leo thang phạm vi, có thể đẩy lùi tiến độ dự án và phá vỡ ngân sách được lập cẩn thận.
Thông thường, khi người quản lý dự án tư vấn đã tham gia, có thể nói là “con ngựa” đã ra khỏi “chuồng” dự án. Vì vậy, để đảm bảo rằng các yêu cầu kinh doanh cho một dự án cụ thể đã được xác định kỹ lưỡng, hãy tranh thủ dịch vụ của một nhà phân tích kinh doanh có kinh nghiệm. Nhà phân tích này phải có hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của khách hàng dự án. Điều này sẽ trả cổ tức lớn, về mặt tài chính và các mặt khác, khi dự án đi qua vòng đời của nó.
Ba hướng dẫn này đã giúp ích rất nhiều cho tôi trước nhiều khách hàng trong cả môi trường chính phủ và doanh nghiệp.
Một mẹo khác: nếu bạn làm việc ở một ga xe lửa cũ, hãy gói bữa trưa của bạn vào Tupperware.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/consultants-angle-the-three-ps-of-project-management
