Chúng tôi có một trò đùa nho nhỏ trong nhóm tiếp thị của mình. Bất cứ khi nào ai đó phàn nàn về việc không có đủ thời gian cho công việc của họ, chúng tôi đáp lại bằng câu “Sáng tạo. Chẳng phải đã đến lúc rồi sao?” Chúng ta cười nhạo cụm từ này vì nó có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau; Chẳng phải đã đến lúc chúng ta làm điều gì đó sáng tạo sao? Hoặc, không phải sự sáng tạo là tất cả về thời gian sao?
Bất kỳ ai làm việc trong môi trường tiếp thị hoặc đại lý đều biết rằng bạn không thể tạo ra tác phẩm sáng tạo chất lượng nếu không có đủ thời gian. Trên thực tế, thiếu thời gian là lời phàn nàn số một của chúng tôi. Tất cả những người sáng tạo đều nhận ra điều này, đó là lý do tại sao hầu hết chúng ta đều nói rằng áp lực lớn nhất liên quan đến công việc của chúng ta là “áp lực phải đưa ra những ý tưởng và nội dung sáng tạo nhanh hơn bao giờ hết”. Vấn đề là, một nhóm trung bình dành phần lớn thời gian làm việc bình thường của họ để tham dự các cuộc họp có liên quan một phần, tập trung vào các cuộc tập trận, lục lọi email, theo dõi thời gian và giải mã chữ hình nêm trên các yêu cầu ghi chú ngẫu nhiên, điều đó có nghĩa là họ phải hoàn thành các dự án bên ngoài phạm vi công việc. ngày làm việc điển hình 8-5. Vì vậy, chúng ta đến sớm, thức khuya và làm việc vào cuối tuần để tìm thời gian và năng lượng cần thiết để tạo ra tác phẩm có thể chấp nhận được.
Cách tiếp cận này có thể khắc phục nhanh chóng nhưng không thể kéo dài. Nó tạo ra một vòng xoáy kiệt sức, trong đó, từng người một, chúng ta bị choáng ngợp với quá nhiều thứ trên đĩa của mình, ngay cả khi sự quá tải được thúc đẩy bởi mong muốn làm tốt nhất công việc của chúng ta.
Công việc thật và công việc giả
Cuộc đấu tranh để tìm thêm thời gian là có thật. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta nghĩ sai về thời gian? Tôi tin rằng thay vì cố gắng tìm thêm thời gian, chúng ta nên cố gắng giành lại khoảng thời gian đã có. Nếu bạn nghĩ về điều đó, chúng ta có 40 giờ một tuần để cam kết thực hiện công việc của mình trong hợp đồng. Nhưng bạn dành bao nhiêu phần trăm thời gian trong tuần cho công việc ưu tiên hàng đầu và bao nhiêu phần trăm bạn dành để quản lý hộp thư email đầy ắp hoặc tham dự các cuộc họp không hiệu quả?
Theo Khảo sát Tình trạng Việc làm năm 2014 của chúng tôi , một người lao động trung bình dành ít hơn một nửa thời gian để làm các nhiệm vụ công việc chính của mình. Điều đó có nghĩa là chưa đến 20 trong số 40 giờ một tuần của chúng ta được dành cho công việc sáng tạo hoặc các dự án được ưu tiên hàng đầu. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta học được cách “đòi lại” hoặc “lấy lại” một phần trong 20 giờ chúng ta đã dành cho những việc khác?
Một cách để suy nghĩ về khối lượng công việc của người sáng tạo là phân biệt giữa cái mà chúng tôi gọi là “tác phẩm thực sự” và “tác phẩm giả”. Công việc thực sự là công việc mà những người sáng tạo yêu thích, công việc họ được thuê để làm—đó là tạo video và thiết kế trang web; đó là phát minh và tạo ra thứ gì đó mà mọi người coi trọng và đánh giá cao rồi nhìn chằm chằm và nói, “Cái này thật tuyệt vời.”
Công việc giả mạo là tất cả những gì mà những người sáng tạo công việc khác phải làm—các cuộc họp trạng thái kéo dài, các cuộc họp lập kế hoạch kéo dài, các cuộc gọi khởi động kéo dài, thời gian ghi nhật ký, tìm kiếm nội dung trong các chuỗi email cũ, điều hướng email qua lại với khách hàng; đó là tất cả những công việc hành chính, quản lý dự án bao quanh quá trình sáng tạo.
Dù những người sáng tạo như chúng tôi không muốn thừa nhận điều đó, nếu không có tác phẩm giả, chúng tôi sẽ không có tác phẩm thực sự. Cần phải có sự phối hợp, lập kế hoạch và theo dõi hiệu suất để thực hiện công việc có chất lượng đúng thời gian và ngân sách. Nhưng lý tưởng nhất là công việc giả sẽ chiếm 5% thời gian của chúng ta và chúng ta có 95% thời gian cho công việc thực sự. Đáng buồn thay, tỷ lệ phần trăm giống như 45% tác phẩm thật và 55% tác phẩm giả.
Để giải phóng thời gian và năng lượng sáng tạo, bạn sẽ phải tìm ra tỷ lệ lý tưởng hơn giữa công việc thực và công việc giả—điểm tuyệt vời giữa công việc sáng tạo và quy trình. Điều bạn muốn hướng tới là quy trình “vừa đủ”—một kịch bản trong đó tác phẩm giả không bóp nghẹt tác phẩm thực của bạn mà tạo cho nó nhiều không gian hơn để thở.
Dưới đây là năm bước để đảm bảo quy trình của bạn không cướp đi thời gian và/hoặc năng lượng quý giá của bạn hoặc người sáng tạo :
1. Yêu cầu họ một cách tử tế
Nghe có vẻ giống điều bạn sẽ nói với một đứa trẻ 5 tuổi phải không? Nhưng thực sự, hãy đảm bảo rằng bạn thiết lập một số quy tắc với khách hàng bên trong và bên ngoài của mình để đưa ra yêu cầu. Đừng chấp nhận những tờ ghi chú khó đọc, những yêu cầu bằng lời nói ở hành lang hoặc những email chưa chuẩn bị xong. Đặt lại gánh nặng thông tin cho người yêu cầu. Thực hiện việc này bằng cách:
- Thiết lập một địa điểm hoặc phương pháp mà tất cả những người yêu cầu có thể gửi yêu cầu của mình. Cho dù đó là thông qua công cụ quản lý yêu cầu trực tuyến, Biểu mẫu Google tự động điền vào bảng tính hay chỉ đơn giản là bí danh email cho các yêu cầu gửi đến người quản lý lưu lượng truy cập của bạn (hoặc người giữ cổng được chỉ định), hãy đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được gửi trong cùng một địa chỉ cách, đến đúng người.
- Điền vào một bản thiết kế hoặc bản tóm tắt sáng tạo. Sau khi yêu cầu được gửi thông qua chính sách của nhóm hoặc bộ phận của bạn, hãy ngồi lại với người yêu cầu và cùng nhau xem qua bản tóm tắt sáng tạo hoặc để họ tự điền và gửi lại cho bạn. Việc lập kế hoạch và sản xuất không thể và không nên bắt đầu cho đến khi bản tóm tắt được nộp, hoàn thiện và được thống nhất. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ trao đổi qua lại với khách hàng và sẽ giúp bạn thiết lập các yêu cầu chắc chắn cũng như xác định bất kỳ kỳ vọng bổ sung nào trước khi bạn bắt đầu. Kết quả? Ít làm lại hơn, ít vòng sửa đổi hơn, phân phối nhanh hơn và tỉnh táo hơn nhiều.
Không có tóm tắt? Không phục vụ.
Hãy đảm bảo rằng bản tóm tắt của bạn bao gồm tất cả thông tin cần thiết mà nhóm của bạn sẽ cần biết để thực hiện công việc tốt nhất: mục tiêu và mục đích mong muốn của dự án, đối tượng mục tiêu, giọng điệu, thông điệp, hình ảnh, ngày tháng, v.v. Tuy nhiên, đừng lạm dụng quy trình yêu cầu của bạn. Chỉ yêu cầu những gì bạn thực sự cần. Bản tóm tắt sáng tạo được gọi là “bản tóm tắt” là có lý do. Nếu bạn làm cho nó quá phức tạp và mạnh mẽ, khách hàng của bạn sẽ làm mọi thứ có thể để giải quyết nó. Bạn sẽ để một vài yêu cầu email được thông qua và điều tiếp theo bạn biết là bạn sẽ quay lại ngay nơi bạn bắt đầu.
Việc thay đổi quy trình yêu cầu của bạn như thế này có thể mất một phút để cả bạn và khách hàng của bạn làm quen, nhưng đó là chìa khóa để bạn lấy lại thời gian sáng tạo. Nếu không có quy trình tiếp nhận nghiêm ngặt , các nhóm sáng tạo sẽ mất rất nhiều thời gian để đáp ứng các yêu cầu từng đợt, diễn tập cứu hỏa khẩn cấp, làm lại không cần thiết và quy trình phê duyệt kéo dài.
2. Đặt và đăng các ưu tiên của bạn
Nhóm của bạn có quá bận để đảm nhận thêm công việc không? Có lẽ. Nhưng điều đó không thành vấn đề nếu bạn không thể chứng minh được điều đó.
Tạo và lưu giữ hồ sơ tồn đọng của tất cả các yêu cầu công việc hiện tại của bạn, nơi bạn có thể quản lý các ưu tiên của dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty bạn. Cùng nhóm của bạn xem lại danh sách mỗi tuần để có thể thống nhất được danh sách và sau đó hiển thị danh sách đó cho bất kỳ bên liên quan nào.
Cho dù bạn đăng hồ sơ tồn đọng của mình lên giải pháp quản lý công việc dựa trên đám mây, viết nó lên bảng trắng, phóng to lên màn hình TV hay chia sẻ nó trong Google Tài liệu, bạn sẽ bắt đầu nhận được sự tôn trọng hơn từ những người yêu cầu của mình. Những hồ sơ tồn đọng của bạn sẽ trở thành một công cụ để nói không, hoặc ít nhất là chưa, đồng thời có thể biện minh cho các câu trả lời của bạn.
Sắp xếp hồ sơ tồn đọng của bạn theo: Tên yêu cầu | Ngày nộp bài | Ngày đến hạn | Tên người yêu cầu | Sở | Xếp hạng ưu tiên
Cũng có thể hữu ích khi tạo thẻ điểm cho các yêu cầu giúp xác định tầm quan trọng chiến lược của chúng và từ đó xếp hạng chúng trong danh sách ưu tiên của nhóm bạn. Liệt kê bất kỳ yếu tố quan trọng nào có liên quan đến mục tiêu của công ty bạn và chỉ định điểm có trọng số cho từng yếu tố. Yêu cầu ghi được nhiều điểm nhất sẽ xếp hạng cao hơn trong danh sách việc cần làm của bạn.
Ưu tiên chiến lược là chìa khóa để lấy lại thời gian của bạn. Nếu không có nó, công việc giả mạo sẽ tiếp tục ngốn hết thời gian mà lẽ ra bạn có thể dành cho công việc sáng tạo.
3. Hợp nhất bối cảnh để tối đa hóa luồng
Bối cảnh là rất quan trọng để thực hiện công việc thành công. Đó là tất cả những thứ phụ trợ bạn cần để có thể hoàn thành một dự án—bản tóm tắt sáng tạo, tài sản kỹ thuật số và bản cứng, mẫu InDesign, phác thảo, bản nháp, v.v. Việc này có thể mất hàng giờ để thu thập nếu bạn không có tất cả ở một nơi . Hãy cân nhắc việc giữ nó trong một tệp duy nhất, có tổ chức hoặc sử dụng phần mềm quản lý công việc tiếp thị để lưu trữ tất cả thông tin, thông tin liên lạc và tài liệu có liên quan trong một tab dự án có thể truy cập dễ dàng.
Sau khi đã có bối cảnh rõ ràng, bạn có thể hòa mình vào một dòng chảy (thuật ngữ được sử dụng để mô tả trạng thái làm việc có năng suất cao và không có bất kỳ sự gián đoạn nào). Có thể bạn đã từng trải qua điều đó trước đây: bạn không có kế hoạch họp cho thời gian còn lại trong ngày, tất cả các tab phù hợp đều được mở trên máy tính, bạn đeo tai nghe và quên mất mọi thứ khác ngoại trừ nhiệm vụ trước mắt. Đó là dòng chảy, và những người sáng tạo có dòng chảy càng nhiều giờ trong ngày thì họ càng làm việc hiệu quả hơn và công việc của họ càng ấn tượng hơn. Nhưng nếu tất cả thông tin họ cần để bắt đầu bị phân tán ở năm nơi khác nhau thì thời gian lưu chuyển sẽ giảm đi đáng kể.
4. Mẫu những gì hoạt động
Với tư cách là nhóm sáng tạo, chúng tôi thường xuyên xử lý các công việc lặp lại—công việc chúng tôi luôn làm, như quảng cáo biểu ngữ, quảng cáo in, sách điện tử, v.v.—mỗi lần đều tuân theo cùng một quy trình làm việc. Thay vì phải phát minh lại bánh xe và dành thời gian không cần thiết cho chế độ lập kế hoạch mỗi khi bạn bắt đầu một dự án khác, hãy tạo các mẫu chuẩn hóa.
Bắt đầu bằng cách ghi lại khung quy trình làm việc hoặc quy trình làm việc cơ bản cần thiết để hoàn thành một dự án lặp lại, bắt đầu bằng việc điền vào bản tóm tắt sáng tạo. Tạo mẫu của quy trình công việc này, trong tài liệu hoặc giải pháp quản lý công việc sẽ cho phép bạn chỉnh sửa quy trình làm việc nếu cần. Theo dõi thời gian của dự án và tất cả các nhiệm vụ phụ của nó, số lượng cuộc họp mà dự án yêu cầu, tất cả các mốc quan trọng cần thiết, v.v., sau đó tổ chức một cuộc họp “nghiên cứu công việc” hoặc sau khi khám nghiệm tử thi , nơi bạn thảo luận, với tư cách là một nhóm, những phần nào của dự án. dự án sẽ lặp lại trong tương lai và những gì không bao giờ làm lại. Sau đó, hãy cập nhật mẫu của bạn để lần sau khi thực hiện một dự án tương tự, bạn có thể sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc.
Trước khi bạn biết điều đó, nhóm của bạn sẽ hoàn thành các dự án lặp lại nhanh hơn và hiệu quả hơn trước đó, điều này sẽ cắt giảm thời gian lập kế hoạch và thu thập, đồng thời giúp bạn lấy lại thời gian để tập trung vào phần sáng tạo của dự án.
5. Hợp tác nhất quán
Khi bạn nghĩ đến việc “cộng tác”, bạn nghĩ đến điều gì? Cuộc họp? E-mail? Tin nhắn tức thời? Thật không may, đây là văn hóa cộng tác mà chúng ta đã tạo ra cho chính mình và nó có thể cực kỳ kém hiệu quả. Vì điều này, các nhóm sáng tạo phải dành hàng giờ để điều hướng các chuỗi email dài để tìm thông tin họ cần và thậm chí còn dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nơi các cuộc thảo luận và/hoặc quyết định có thể được ghi lại hoặc không được ghi lại. Tất cả điều này cấu thành công việc giả mạo.
Để tránh điều này, sự hợp tác cần phải diễn ra trong bối cảnh công việc đang được thực hiện. Tuy nhiên, nó cũng cần diễn ra theo cách xã hội và tự nhiên để mọi giao tiếp vẫn được kết nối với công việc. Khi các mốc thời gian, tài liệu liên quan, thảo luận dự án và thông tin quan trọng khác đều được kết nối với công việc, phản hồi sẽ không bị lãng quên và thời gian không bị lãng phí khi tìm kiếm câu trả lời hoặc thông tin chuyên sâu. Thay vào đó, mọi người đều ở trên cùng một trang, ở một nơi.
Điều này có thể diễn ra dưới hình thức một cuộc họp trạng thái ngắn, hiệu quả vào thứ Hai hàng tuần, cuộc họp Agile Scrum 10 phút hàng ngày hoặc thông qua giải pháp quản lý công việc tiếp thị dựa trên đám mây với phần mềm cộng tác tích hợp sẵn . Nhưng dù bạn chọn gì, hãy làm cho nó nhất quán. Nếu có thể, hãy liên lạc, cộng tác và phân phối tất cả tại một nơi. Bằng cách đó, không ai lãng phí thời gian khi thực hiện nhiều hình thức giao tiếp trong khi bỏ lỡ thời gian sáng tạo quý giá.
Đòi lại thời gian cho công việc thực sự
Cách tốt nhất để cải thiện công việc sáng tạo của bạn là dành cho nó nhiều thời gian và năng lượng hơn. Nhưng bạn sẽ không bao giờ có thể tạo ra thêm thời gian. Bí quyết là lấy lại thời gian và năng lượng mà bạn đã mất do làm việc giả và đảm bảo rằng bạn có đủ quy trình để giúp bạn tối đa hóa thời gian cho công việc thực sự.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-time-management-best-practices-for-creative-teams
