Bạn đang làm việc hay đang tranh giành?
Nhóm của bạn đang làm việc ngoài giờ. Bạn không thể theo kịp dòng yêu cầu đột xuất ổn định. Người giám sát của bạn liên tục yêu cầu cập nhật trạng thái hoặc báo cáo tiến độ khác.
Nếu điều này nghe có vẻ quen thuộc thì quy trình quản lý dự án của bạn có thể đã gặp trục trặc.
Hơn bao giờ hết, cách chúng ta làm việc quan trọng hơn là chỉ hoàn thành công việc. Khi các quy trình của chúng tôi không được tối ưu hóa và sắp xếp hợp lý, công nhân sẽ kiệt sức. Năng suất của họ giảm sút, họ đến muộn hoặc thậm chí không đến làm việc . Tất cả điều này bổ sung cho một tổ chức. Các tổ chức có đội ngũ gắn kết cao có tỷ lệ vắng mặt ít hơn 41% và doanh thu ít hơn 59%. Và họ có lợi nhuận cao hơn 21%.
Làm thế nào các nhóm và nhà lãnh đạo có thể hiểu được thông tin và dữ liệu khổng lồ, giao tiếp hiệu quả và hiệu quả cũng như cộng tác suôn sẻ để hoàn thành công việc đúng thời hạn? Bài đăng này xác định 5 vấn đề hàng đầu phát sinh với các quy trình quản lý dự án bị hỏng, đồng thời đưa ra các giải pháp và phương pháp tiếp cận thực tế để giúp bạn đi đúng hướng.
Vấn đề 1: Bạn không thể đáp ứng tất cả các yêu cầu đặc biệt.
Các yêu cầu giữa dự án và phút cuối đến từ khắp mọi nơi: báo cáo, cập nhật, đánh giá, email bất ngờ. Một số tổ chức CNTT cho biết họ dành tới một nửa thời gian cho những công việc không có kế hoạch. Báo cáo Tình trạng công việc năm 2020 của chúng tôi tiết lộ rằng chúng tôi chỉ dành 43% thời gian cho các nhiệm vụ công việc chính của mình và trải qua hơn 13 lần gián đoạn công việc mỗi ngày. Có thể mất 20 phút sau mỗi lần gián đoạn để quay lại nhiệm vụ hiện tại.
Xử lý công việc đột xuất.
Quản lý công việc hiện đại đòi hỏi phải chuẩn bị sẵn sàng cho mọi loại công việc—cả có kế hoạch và không có kế hoạch. Sẵn sàng cho những điều bất ngờ là rất quan trọng, đặc biệt khi biết rằng, ngay cả khi lập kế hoạch dự án chặt chẽ, công việc khó có thể diễn ra chính xác theo kế hoạch.
Và chỉ vì bạn nhận được yêu cầu không có nghĩa là bạn phải tuân thủ từng yêu cầu một. Theo dõi các dự án đặc biệt là một cách quan trọng để có được khả năng hiển thị công việc, đặt ra ranh giới rõ ràng và chuẩn hóa quy trình quản lý yêu cầu của bạn. Sắp xếp ngăn nắp và giữ nguyên như vậy khi có công việc có thể giúp bạn tập trung vào một số lĩnh vực cụ thể như lịch và hộp thư đến của bạn.
Vấn đề 2: Bạn không thể biết nhóm của mình đang làm gì
Khoảng 3/4 công nhân Mỹ mong muốn có một nơi tập trung để xem công việc trong tổ chức của họ. Hơn một nửa cho rằng việc tìm kiếm thông tin với tư cách là người tiêu dùng dễ dàng hơn việc tìm kiếm thông tin tại nơi làm việc.
Ít hoặc không có khả năng hiển thị công việc là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến công việc không có kế hoạch và làm việc quá sức. Khi bạn không biết thời gian của mình sẽ đi đâu hoặc cần đi đâu, bạn không thể quản lý các ưu tiên. Và nếu không có những ưu tiên rõ ràng, mọi thứ sẽ trở nên cấp bách, ngay cả khi thực tế không phải vậy. Quản lý thời gian hiệu quả , một lĩnh vực kiến thức cốt lõi về quản lý dự án , không thể thực hiện được nếu không có tầm nhìn rõ ràng về công việc.
Khả năng hiển thị thấp cũng là nguyên nhân lớn dẫn đến tính thiếu linh hoạt — thiếu khả năng thích ứng nhanh với những thay đổi của dự án hoặc xoay trục để đáp ứng với các điều kiện thay đổi.
Không chỉ vậy, việc thiếu tầm nhìn khiến việc đánh giá công việc của mọi người gần như không thể thực hiện được. Mặc dù nhân viên nên học cách nâng cao tầm nhìn của chính mình, đặc biệt là trước khi đánh giá hiệu suất , nhưng người quản lý cần có tầm nhìn nhất quán về công việc của nhóm để họ có thể đưa ra phản hồi hữu ích và minh bạch cũng như lập kế hoạch tốt cho các dự án trong tương lai.
Chúng ta đã tràn ngập email và tin nhắn, vì vậy đừng để việc thiếu khả năng hiển thị tạo ra các yêu cầu cập nhật không cần thiết và làm hỏng kế hoạch quản lý liên lạc của bạn . Trên thực tế, có báo cáo cho thấy chúng ta lãng phí hơn 21 giờ mỗi tuần cho những công việc không cần thiết, những cuộc liên lạc có giá trị thấp và những cuộc họp lãng phí .
Bắt đầu nhìn rõ ràng.
Một nơi tập trung để quản lý công việc và một quy trình hợp lý sẽ có nghĩa là người quản lý luôn có thể truy cập các bản cập nhật họ cần thay vì khiến nhóm của họ bị quá tải bởi các yêu cầu trạng thái. Giảm bớt những giao tiếp không cần thiết giúp mọi người tiết kiệm thời gian và năng lượng cũng như nhận thức liên tục về các nhiệm vụ, ưu tiên, con người và tiến độ.
Đọc thêm về các chiến lược và mẹo để cải thiện khả năng hiển thị công việc , một số đơn giản như không dùng giấy tờ và biết khi nào nên sử dụng và khi nào nên tránh email. Bạn đang tự hỏi mình sẽ làm gì khi thực sự đạt được mức độ hiển thị mà bạn luôn cần?
Vấn đề 3: Bạn có quá nhiều công cụ bị ngắt kết nối.
Gần một nửa số công nhân cho biết số lượng ứng dụng và chương trình họ cần để thực hiện công việc đang cản trở năng suất của họ . Ngoài ra, 39% nói rằng số lượng các lựa chọn liên lạc có sẵn tác động tiêu cực đến khả năng hoàn thành công việc của họ.
Email là thủ phạm chính. Ngay cả khi có nhiều công cụ đồng bộ hơn, email vẫn là hình thức chia sẻ tệp phổ biến nhất và cứ 100 người bị sao chép vào email một cách không cần thiết thì sẽ mất trọn một ngày làm việc .
Nhưng công cụ giao tiếp chỉ là một vấn đề. Chúng tôi cũng bị quá tải với các cách chia sẻ tệp, mạng, theo dõi thời gian, ghi nhật ký công việc và quản lý dữ liệu.
Biết khi nào nên kết nối các công cụ và khi nào nên cắt chúng.
Bước đầu tiên để tổ chức và hợp lý hóa bộ công cụ của bạn là hợp nhất và kết nối khi có thể. Bạn có thể chọn từ nhiều nền tảng có khả năng API để truyền dữ liệu và bạn có thể tập trung hóa hệ thống vận hành hồ sơ (OSR), CRM, HRM hoặc ERP của mình.
Nhưng hãy chú ý những phần dư thừa và cắt bỏ những công cụ không cần thiết để giảm bớt sự lộn xộn. Tránh thêm ứng dụng chỉ vì chúng mới, phù hợp với ngân sách hoặc phổ biến. Hãy thận trọng khi quyết định sử dụng công cụ cộng tác kỹ thuật số chính của bạn và loại bỏ các công cụ lỗi thời cũng như cách sử dụng không còn chức năng của chúng (chẳng hạn như sử dụng email làm công cụ lập lịch).
Vấn đề 4: Bạn không thể kết hợp các phương pháp.
Quản lý dự án hiện đại không còn chỉ là một phương pháp nữa. Các nhóm đã từng sử dụng phương pháp Thác nước giờ đây được yêu cầu quản lý các dự án bằng Agile hoặc kết hợp cả hai. Việc chuyển đổi từ phương pháp này sang phương pháp khác hoặc tìm ra cách hiệu quả để kết hợp hai hoặc nhiều phương pháp đòi hỏi phải có sự chuẩn bị và nghiên cứu. Việc không biết cách thực hiện điều này chắc chắn sẽ cản trở sự thành công của dự án cũng như cản trở phong cách quản lý của bạn.
Tìm sự kết hợp tốt nhất cho tổ chức của bạn.
Khi bạn kết hợp các phương pháp, bạn sẽ không buộc một phương pháp trở thành một thứ không phải như vậy. Bạn cũng không yêu cầu bất kỳ nhóm nào sử dụng một quy trình không phù hợp với họ. 44% người quản lý dự án cho rằng Waterfall và Agile cần cùng tồn tại . Công việc của người lãnh đạo là tìm các công cụ chuyển đổi giữa hai bên, tổng hợp dữ liệu, báo cáo tiến độ của mọi người và kết hợp các nhóm vào một phương pháp khác.
Bạn cũng nên biết những ưu và nhược điểm của từng phương pháp. Khi kết hợp các phương pháp, điều quan trọng là phải đào tạo, tham gia và dịch thuật rõ ràng .
Vấn đề 5: Bạn không có một nền tảng duy nhất cho công việc.
Bạn không thể để sự hỗn loạn trở thành một phần trong quy trình hoặc ngày làm việc của mình. Có quá nhiều thứ đang bị đe dọa và có quá ít thời gian để chúng ta rời mắt khỏi tiến độ và năng suất. Đã đến lúc cần có một hướng đi mới và một cách tiếp cận công việc mới: quản lý công việc trong doanh nghiệp.
Bao gồm tất cả các loại công việc (có kế hoạch và không có kế hoạch), các phương pháp (Agile và Waterfall) và người dùng (kỹ thuật và kinh doanh), quản lý công việc doanh nghiệp là một hệ thống toàn diện, toàn doanh nghiệp, quản lý toàn bộ vòng đời công việc .
Quản lý công việc doanh nghiệp tập trung vào khả năng hiển thị từ yêu cầu ban đầu đến phân phối và đo lường các nhiệm vụ, vấn đề, dự án, tùy bạn đặt tên. Đó là nơi duy nhất để quản lý các yêu cầu công việc, theo dõi tiến độ công việc, quản lý tài nguyên, lập kế hoạch năng lực, thu thập dữ liệu dự án và cung cấp khả năng hiển thị có thể dễ dàng tùy chỉnh cho bất kỳ đối tượng nào.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-reasons-your-project-management-process-isnt-working
