Bất chấp những lời phàn nàn và phàn nàn của chúng ta, các cuộc họp vẫn là điều cần thiết trong hầu hết mọi hoạt động kinh doanh.
Trên thực tế, ngay cả với rất nhiều lựa chọn liên lạc khác như IM, email, nhắn tin, v.v., 68% nhân viên doanh nghiệp vẫn dựa vào các cuộc gặp mặt trực tiếp đã được lên kế hoạch để liên lạc với các phòng ban, nhóm và nhóm khác trong công ty của họ.
Tuy nhiên, đối với nhiều công ty, mọi thứ đã vượt quá tầm kiểm soát. Tình trạng hỗn loạn trong cuộc họp đã biến các tổ chức năng suất, hiệu quả thành các hố đen, nơi hàng giờ bắt đầu biến mất một cách bí ẩn ngay khi ai đó gửi lời mời.
Gánh nặng của quá nhiều cuộc họp khiến năng suất tăng vọt, đến mức nhân viên giờ đây cho rằng các cuộc họp là nguyên nhân gây xao nhãng và lãng phí thời gian lớn nhất ở nơi làm việc.
Gần 60% nhân viên doanh nghiệp cho biết những cuộc họp lãng phí sẽ cản trở năng suất của họ , buộc họ phải dành gần 40% thời gian cho các cuộc họp, nhưng chỉ khoảng một nửa trong số đó thực sự mang lại hiệu quả.
Tất cả thời gian lãng phí này khiến các công ty Mỹ tốn rất nhiều chi phí.
Hơn 17 triệu cuộc họp được tổ chức mỗi ngày tại các nơi làm việc trên khắp đất nước, với tổng chi phí có thể lên tới 100 triệu USD và ước tính thiệt hại do họp hành quá nhiều lên tới 3,7 tỷ USD mỗi năm.
Mặc dù chắc chắn một số cuộc họp là cần thiết, hữu ích và hiệu quả nhưng rõ ràng nhiều cuộc họp khác lại không cần thiết. Hãy suy nghĩ về điều này: lần tới khi bạn tham gia một cuộc họp, hãy nhìn quanh phòng. Công ty của bạn có trả tiền cho tất cả những người tài năng đó để ngồi vào ghế và không làm gì trong một giờ hoặc hơn không?
Có phải là một cách tốt hơn. Để kiểm soát được tình trạng hỗn loạn trong cuộc họp cần có nỗ lực của toàn công ty, một cách tiếp cận thông minh và một số quy tắc cơ bản. Dưới đây là năm để giúp bạn bắt đầu:
1. Sử dụng đúng công cụ
Đại đa số các nhóm sử dụng Outlook hoặc Google để quản lý và lên lịch cuộc họp. Thật không may, trong khi các công cụ lịch như Outlook và Google thực hiện công việc hiệu quả trong việc bổ sung cấu trúc vào lịch họp, thì bản thân các cuộc họp thường thiếu ngay cả chương trình nghị sự cơ bản.
Đáng ngạc nhiên là 63% các cuộc họp không có chương trình nghị sự được chuẩn bị sẵn, điều này góp phần đáng kể vào việc tăng thời gian và phạm vi , ngốn hàng giờ mỗi tuần.
Việc tạo một chương trình nghị sự cụ thể, có giới hạn về thời gian với các mục tiêu về thời gian tăng dần cho từng chủ đề có thể giúp cuộc thảo luận đi đúng hướng. Sử dụng đồng hồ bấm giờ để giúp bám sát thời gian quy định cho từng chủ đề và chỉ định một “trung sĩ trực tiếp” có vai trò là người giữ thời gian và đảm bảo cuộc thảo luận bám sát chương trình nghị sự.
Việc thêm nền tảng quản lý công việc vào bộ công cụ cuộc họp có thể cải thiện hơn nữa năng suất cuộc họp.
Sử dụng nó để nhập các bài tập, quyết định, cập nhật và thông tin mới trực tiếp vào trung tâm quản lý dự án , thay vì phải thực hiện việc đó sau khi thực hiện và phân tán thông tin trên nửa tá công cụ khác như tài liệu, bảng tính và email.
Theo Andy Kinnear, giám đốc PMO tại Bệnh viện Đại học, hệ thống này giúp mọi người thống nhất quan điểm, ngay cả khi họ không thể tham dự cuộc họp. Anh ấy nói:
“Nó tạo ra một bản ghi vĩnh viễn về các ghi chú cuộc họp cho từng dự án. Nếu người quản lý bỏ lỡ cuộc họp, họ có thể vào xem điều gì đã xảy ra trong cuộc thảo luận gần đây nhất. Chúng tôi cũng có thể ghi bất cứ điều gì cần chú ý vào đó.”
2. Đặt ranh giới
Có một câu ngạn ngữ trong quản lý dự án: công việc sẽ mở rộng theo thời gian bạn lên lịch cho nó. Đối với các cuộc họp, điều đó có nghĩa là một cuộc thảo luận chỉ kéo dài 30 phút sẽ tiêu tốn cả giờ nếu bạn dành nhiều thời gian như vậy. Tuy nhiên, khoảng chú ý của con người chỉ tối đa khoảng 20 phút.
Sử dụng mô hình TED Talks để yêu cầu các cuộc họp diễn ra không quá 30 phút để giúp người tham gia tập trung.
Hạn chế số lượng người tham gia để đảm bảo cuộc họp hiệu quả hơn. Quy tắc số 7 nêu rõ rằng đối với mỗi người tham dự trên bảy tuổi, khả năng đưa ra quyết định đúng đắn, nhanh chóng và khả thi sẽ giảm 10%.
Điều đó có nghĩa là khi lời mời đến được 16 hoặc 17 người, hiệu quả của nhóm về cơ bản là bằng không. Vì vậy, trước khi bạn nhấn “gửi” lời mời yêu cầu 25 người tham dự, hãy dừng lại và tự hỏi bản thân, “tất cả họ có thực sự cần phải có mặt ở đó không?”
3. Chú ý
Chúng ta đã biết rằng khoảng thời gian chú ý của người tham dự cuộc họp là khá ngắn. Đảm bảo băng thông họ mang lại được dành riêng cho nhiệm vụ.
Điện thoại di động và máy tính xách tay có thể gây mất tập trung và đại đa số mọi người đồng ý rằng việc trả lời cuộc gọi, đọc hoặc gửi email và tin nhắn văn bản trong cuộc họp là không phù hợp. Nhưng dù thế nào chúng ta vẫn làm điều đó.
Tại sao? Bởi vì nó ở đó, và theo hầu hết các số liệu thống kê, dù sao thì cuộc họp có lẽ chỉ lãng phí thời gian, vậy tại sao không hoàn thành công việc, phải không?
Ngoại trừ, kết quả là việc nhìn chằm chằm vào điện thoại hoặc máy tính xách tay không chỉ là thiếu tôn trọng nhóm mà còn phản tác dụng, dẫn đến những câu hỏi hoặc hướng dẫn phải lặp lại vì ai đó không chú ý.
Làm nhiều việc cùng một lúc chỉ lãng phí thêm thời gian. Thay vào đó, hãy yêu cầu để điện thoại di động ở cửa hoặc đặt trong giỏ giữa bàn và máy tính xách tay phải luôn đóng kín.
Thực thi quy tắc “không nói chuyện riêng” hoặc “không trò chuyện bên lề” để giảm thiểu việc tán gẫu, đảm bảo mọi người đang làm việc cùng nhau và đảm bảo không bỏ sót điều gì.
Suy cho cùng, toàn bộ mục đích của việc gắn kết mọi người trong phòng là để cộng tác, động não và chia sẻ ý tưởng để mọi người có thể nghe và tham gia thảo luận. Những cuộc trò chuyện bên lề không đạt được mục đích đó, hơn nữa chúng chỉ gây khó chịu và mất tập trung.
4. Cấm báo cáo tình trạng
Cuộc họp về tình trạng là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất và đáng sợ nhất khi nói đến số giờ bị lãng phí mỗi tuần trong các cuộc họp.
Thực tế là với tất cả các công cụ và giải pháp có sẵn, không có lý do gì mà mọi người phải ngồi trong phòng cùng nhau để ôn lại công việc họ đã làm. Họ nên chia sẻ những ý tưởng sáng tạo để giải quyết những thách thức, động não và hợp tác.
Thay vào đó, hãy sử dụng các công cụ điện tử như nền tảng quản lý công việc để thông báo cho mọi người về các cập nhật trạng thái dự án khi chúng diễn ra.
Với các công cụ điện tử phù hợp để theo dõi cập nhật trạng thái dự án theo thời gian thực, một số nhóm có thể giảm số lượng cuộc họp từ một lần một tuần xuống còn một tháng một lần hoặc ít hơn.
Bằng cách thay thế báo cáo trạng thái bằng theo dõi công việc theo thời gian thực, KAMO Power và Bệnh viện đa khoa Tampa đều giảm 66% thời gian mà nhóm của họ dành cho các cuộc họp trạng thái. Tại Trek Bicycle, Phó Giám đốc Điều hành Steve Malchow báo cáo:
“Tôi từng đến các cuộc họp hai hoặc ba lần một tuần, nơi chúng tôi gặp nhau và nói chuyện về các dự án cũng như tình trạng của chúng. Bây giờ, có lẽ tôi sẽ tham dự một cuộc họp mỗi tháng, vì tôi đã biết rồi.”
Điều đó có nghĩa là phải hoàn thành nhiều việc hơn và dành ít thời gian hơn để nói về nó.
5. Cấm họp mặt
Nghe có vẻ là một bước đi táo bạo nhưng đó không phải là một ý tưởng tồi, đặc biệt nếu bạn bắt đầu dần dần. Trên thực tế, 45% giám đốc điều hành cấp cao cảm thấy nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu cấm họp một ngày một tuần.
Một cách để đạt được điều đó là thiết lập thời gian “ngưng họp”—ngày hoặc thời gian trong ngày mà các cuộc họp bị cấm. Điều này cho phép nhân viên tập trung và dành thời gian cũng như sức lực của mình để làm việc mà không bị gián đoạn khi phải rời đi để tham dự một cuộc họp.
Mặc dù các cuộc họp đôi khi là cần thiết nhưng có một số kiểu giao tiếp không yêu cầu mọi người phải ngồi cùng nhau trong một phòng.
Sử dụng phần mềm quản lý công việc thay cho các cuộc họp để theo dõi trạng thái dự án đồng nghĩa với việc nhóm của bạn có thể vĩnh viễn nói lời tạm biệt với các cuộc họp kiểm tra trạng thái.
Việc sử dụng các công cụ phê duyệt và định tuyến tự động tích hợp sẵn để giữ cho các sản phẩm phân phối di chuyển trong hàng đợi giúp loại bỏ nhu cầu kéo mọi người vào cuộc họp chỉ để giữ chân họ.
Thay vào đó, mọi người sẽ biết ai đang làm việc gì, họ đang ở đâu trong quy trình và những gì được mong đợi mà không cần phải tập trung tại một địa điểm.
Các cuộc họp có thể sẽ luôn có một số vai trò nhất định trong mọi hoạt động kinh doanh, nhưng với các công cụ và công nghệ phù hợp, bạn có thể giảm đáng kể số lượng, tần suất và thời lượng của những cuộc họp này đồng thời tối đa hóa năng suất của những cuộc họp mà bạn không thể tránh khỏi.
Tại IDEX Health & Science, việc triển khai nền tảng quản lý công việc đã tự động hóa quy trình làm việc để đạt được mức độ giao tiếp kỹ lưỡng tương tự bằng điện tử. Giám đốc Kỹ thuật Scott Ellis cho biết:
“Chúng tôi từng họp hai lần một tuần, trong đó chúng tôi có bốn hoặc năm người trong phòng trong một giờ để thảo luận về những gì sẽ xảy ra, những gì sẽ xảy ra. Giờ đây, mọi người đều được thông báo [về trạng thái công việc] hầu như—mà không cần phải có cùng nhau đi họp.”
Với các quy tắc và công cụ phù hợp để quản lý cuộc họp tốt hơn—và tránh hoàn toàn các cuộc họp—nhóm của bạn có thể lấy lại tới 60% thời gian để dành cho các dịch vụ giá trị gia tăng, tăng năng suất tổng thể và giảm đáng kể thời gian và tiền bạc lãng phí trong những cuộc gặp gỡ bất tận.
Ai sẽ không muốn trả lời cho điều đó?
nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-tips-for-effective-meetings
