Công nghệ tại nơi làm việc đã liên tục biến đổi thế giới doanh nghiệp với mỗi cải tiến mới — từ máy đánh chữ đến màn hình cảm ứng, ổ cứng đến Google Drive, WordPerfect đến WordPress. Mỗi bước tiến, mỗi ứng dụng hoặc trang web mới hoặc “iDevice” đều hứa hẹn sẽ giải quyết được vấn đề khó khăn mới hoặc thúc đẩy hiệu quả quy trình làm việc ; nhưng bất chấp mọi tiến bộ của công nghệ, các doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu quả quy trình của mình. Cụ thể, cuộc đấu tranh nằm ở sự minh bạch. Một báo cáo khảo sát gần đây của các nhà tiếp thị và nhân viên văn phòng ở Anh cho thấy căng thẳng liên quan đến công việc bắt nguồn từ việc thiếu giao tiếp và thiếu tầm nhìn về công việc được thực hiện bởi những người khác trong nhóm.
Các nhóm sáng tạo nội bộ đặc biệt phải đối mặt với các vấn đề về tính minh bạch do tính chất phức tạp trong công việc của họ. Quản lý yêu cầu, phê duyệt, lập kế hoạch dự án và quản lý tài nguyên thường có thể kết hợp với nhau để tạo ra tình trạng hỗn loạn làm chậm quá trình và hạn chế tính sáng tạo. Trên thực tế, hơn một nửa số nhà tiếp thị sáng tạo căng thẳng về việc sắp xếp tất cả công việc họ phải làm để phù hợp với một tuần làm việc 40 giờ. Thật may mắn cho những người sáng tạo, những tiến bộ trong công nghệ tiếp thị hiện nay đã giải quyết được các vấn đề về khả năng hiển thị của các nhóm sáng tạo. Bằng cách áp dụng các giải pháp tiếp thị được xây dựng riêng cho nhu cầu của nhóm sáng tạo, các nhóm có thể hiểu rõ công việc của mình và tìm thấy khả năng hiển thị mà họ cần để tránh khối lượng công việc căng thẳng.
Năm giải pháp tiếp thị sau đây có thể giúp cải thiện tính minh bạch cho nhóm sáng tạo nội bộ của bạn:
Công cụ soát lỗi: Trở thành người soát lỗi kỹ thuật số
Bản chất lặp đi lặp lại của công việc sáng tạo đòi hỏi người sáng tạo, giám đốc và khách hàng phải tham gia vào vô số phê duyệt và sửa đổi. Quá trình phê duyệt có thể dao động từ chậm và hơi khó chịu đến kéo dài hàng tháng và cực kỳ nghiêm trọng. Công nghệ kiểm chứng kỹ thuật số tương đối gần đây không chỉ giúp giảm thời gian phê duyệt với khách hàng và giám đốc mà còn có thể cho phép các nhóm cộng tác giữa dự án. Ví dụ: phần mềm kiểm chứng trực tuyến cho phép các nhóm sáng tạo tải lên các phiên bản kỹ thuật số của nội dung và cộng tác với khách hàng hoặc thành viên nhóm từ mọi nơi trên thế giới vào bất kỳ lúc nào. Phản hồi quan trọng không bị thất lạc trong chuỗi email, khách hàng cảm thấy tin tưởng rằng đề xuất của họ được giải quyết và nhóm sáng tạo có thể xem mọi chỉnh sửa được đề xuất trong thời gian thực.
Công cụ quản lý tài sản kỹ thuật số: Quản lý tất cả tài sản của bạn bằng DAM
Giải pháp quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM) là một công cụ tuyệt vời khác để tăng cường tính minh bạch và giao tiếp của nhóm. Một khó khăn lớn đối với các nhóm sáng tạo là các tệp của họ thường nằm ở nhiều nơi khác nhau, ví dụ: máy tính của cá nhân, ổ đĩa của công ty, bộ nhớ dùng chung, công cụ dựa trên web, v.v. Với giải pháp DAM, bạn có thể dễ dàng quản lý tất cả các tệp kỹ thuật số và kiểm soát tất cả truy cập và sử dụng các tệp đó, đồng thời lưu giữ một bộ sưu tập tài sản đã hoàn thiện được quản lý cho khách hàng. Bằng cách này, khi bạn hoặc thành viên trong nhóm cần một hình ảnh hoặc tệp InDesign từ dự án trước đó hoặc hiện tại, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm trong DAM, thay vì phải điều hướng ổ cứng ngoài hoặc hỏi xung quanh. Workfront DAM là một ví dụ về giải pháp DAM không chỉ cung cấp khả năng DAM mà còn dễ dàng tích hợp với các giải pháp tiếp thị khác.
Công cụ quản lý yêu cầu: Chuyển các yêu cầu đến một địa điểm
Một trong những vi phạm lớn nhất đối với tính minh bạch của nhóm sáng tạo là quản lý yêu cầu kém. Thông thường, một khách hàng nội bộ sẽ ghé qua bàn làm việc của một nhà thiết kế mà họ biết rõ và sẽ yêu cầu trợ giúp đặc biệt cho một dự án. Khi năm người sáng tạo trở lên trong nhóm của bạn bắt đầu xử lý các yêu cầu như thế này, không có gì ngạc nhiên khi không ai biết ai đang làm việc gì.
Các nhóm sáng tạo có thể tránh được sự hỗn loạn này bằng cách kiên quyết hơn trong cách tiếp nhận yêu cầu. Cùng với nhóm của bạn, hãy chọn một nơi để gửi và thu thập yêu cầu. Tốt nhất, bạn nên có một hệ thống quản lý công việc cho việc này, nhưng bạn thậm chí có thể thiết lập một tài khoản email như [email protected] và yêu cầu khách hàng nội bộ của mình gửi yêu cầu và bản tóm tắt sáng tạo ở đó. Hãy nhớ thông báo với khách hàng của bạn rằng mọi yêu cầu dành cho nhóm của bạn cần phải được gửi đến một địa điểm duy nhất mà bạn đã chọn. Bất cứ khi nào ai đó cố gắng gửi yêu cầu đến bàn làm việc của bạn hoặc qua email cá nhân, hãy lịch sự yêu cầu họ gửi yêu cầu đó qua quy trình của nhóm bạn để bạn có thể đảm bảo rằng yêu cầu đó không bị bỏ sót.
Công cụ thân thiện với Agile: Áp dụng các nguyên tắc Agile
Agile (được giải thích kỹ lưỡng nhất trong Sách điện tử, Hướng dẫn hoàn chỉnh về tiếp thị linh hoạt ) là một phương pháp làm việc linh hoạt, theo nhóm, nhấn mạnh việc phân phối nhanh chóng các phần nhỏ hơn của dự án, thường được thực hiện đồng thời, thay vì hoàn thành toàn bộ dự án theo kiểu tuyến tính. Nó mang lại khả năng hiển thị cao hơn cho các nhóm nhờ cách tiếp cận minh bạch đối với việc quản lý tài nguyên và nhiệm vụ . Mặc dù phương pháp tiếp cận Agile bắt nguồn từ CNTT, nhưng các nhóm sáng tạo có thể hưởng lợi từ việc áp dụng ngay cả một vài nguyên tắc tương tự và sau đó hỗ trợ phương pháp này bằng giải pháp tiếp thị thân thiện với Agile.
Một yếu tố của tiếp thị Agile có thể đặc biệt cải thiện tính minh bạch trong nhóm sáng tạo là Scrum . Cuộc họp Scrum là các cuộc họp kéo dài 10 phút hàng ngày trong đó các thành viên trong nhóm, do Scrum Master hoặc người quản lý tài nguyên dẫn đầu (người này có thể đơn giản là giám đốc sáng tạo), xem xét công việc của nhóm, thảo luận về mọi nhu cầu và phân bổ mọi nhiệm vụ bổ sung mà nhóm đã nhận được. Nguyên tắc này và các nguyên tắc Agile khác có thể giúp nhóm của bạn đạt được tính minh bạch cao hơn và tăng hiệu quả để cuối cùng hoàn thành được nhiều công việc hơn. Các nhóm sáng tạo có thể sử dụng các công cụ trực tuyến hỗ trợ phương pháp Agile, khiến công việc của nhóm trở nên rõ ràng hơn đối với các thành viên trong nhóm.
Công cụ cộng tác: Ngừng sử dụng email để cộng tác
Email là một trong những tiến bộ công nghệ giúp công việc hiệu quả hơn nhiều. Nhưng hơn thế nữa, đó đơn giản không phải là cách giao tiếp tốt nhất trong nhiều trường hợp, đặc biệt là trong một nhóm sáng tạo. Email có thể nhanh chóng làm mờ tầm nhìn của nhóm sáng tạo bằng cách tạo ra các hầm chứa và bẫy thông tin, nơi các cuộc trò chuyện và tệp đính kèm có liên quan được giữ cách xa các thành viên trong nhóm và khách hàng có thể không được đưa vào chuỗi.
Đây là cách bạn có thể giải quyết vấn đề bằng công nghệ: chuyển tất cả thông tin liên lạc về công việc sang một phần mềm cộng tác duy nhất, tốt nhất là dựa trên web, để tổ chức và lưu trữ hoạt động cộng tác, cập nhật và thông báo trong bối cảnh công việc đang được thực hiện. Bằng cách này, mọi thông tin liên lạc trong công việc sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý hơn và ít thông tin bị mất hoặc bị lãng quên hơn.
Kết hợp các giải pháp tiếp thị để đơn giản hóa hơn nữa công việc sáng tạo
Những giải pháp tiếp thị này sẽ giúp giảm bớt sự hỗn loạn và tăng khả năng hiển thị trong một số lĩnh vực nhất định của quy trình sáng tạo, nhưng nếu những công cụ này không phối hợp tốt với nhau thì chúng có thể gây rắc rối hơn là giúp ích, xét trên mọi khía cạnh. Các giải pháp Quản lý công việc tiếp thị mạnh mẽ bao gồm nhiều, nếu không phải tất cả, các giải pháp tiếp thị được liệt kê và thậm chí có thể giải quyết các khía cạnh khác của công việc sáng tạo, như lập hóa đơn bồi hoàn và báo cáo khách hàng. Để có kết quả tốt nhất, hãy nhớ kết hợp càng nhiều giải pháp này càng tốt.
Nhóm sáng tạo nội bộ của bạn không thể thoát khỏi tất cả các bộ phận chuyển động trong công việc sáng tạo của công ty, nhưng với các giải pháp và quy trình tiếp thị phù hợp, bạn có thể đạt được sự minh bạch trong tất cả các bộ phận chuyển động, bao gồm cả công việc của các thành viên trong nhóm và sắp xếp tất cả các bộ phận chuyển động đó. các bộ phận hoạt động song song. Với tính minh bạch được cải thiện, nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, mang lại nhiều khả năng hiển thị hơn cho khách hàng và tăng giá trị chung của nhóm.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-marketing-solutions-for-in-house-creative-teams
