Khi công việc trở nên phức tạp hơn, sơ đồ tổ chức trở nên phẳng hơn và công nghệ giúp các cá nhân quản lý công việc của mình và của người khác dễ dàng hơn, thì ngày càng có nhiều công nhân rơi vào vai trò “người quản lý dự án tình cờ”. Họ tự lập kế hoạch, quản lý ngân sách và gửi báo cáo tình trạng cho các bên liên quan.
Cho dù bạn là người mới làm quen với công việc quản lý dự án hay là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, điều quan trọng là phải nhận thức được những cạm bẫy phổ biến có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Dưới đây là năm dấu hiệu nguy hiểm có thể khiến thời hạn, ngân sách và chất lượng gặp nguy hiểm—và những việc cần làm với chúng.
1. Lập kế hoạch kém
Mặc dù dễ dàng nhận ra thất bại ở giai đoạn cuối của dự án nhưng vấn đề hầu như luôn bắt đầu ngay từ đầu quá trình. Nếu bạn dành quá ít thời gian để phác thảo phạm vi dự án , thuyết phục tất cả các bên liên quan đồng ý về một tầm nhìn chung hoặc sắp xếp dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty , bạn có thể sẽ thất bại ngay từ đầu.
Các dấu hiệu cảnh báo sớm nhất cho thấy bạn đã bỏ qua việc lập kế hoạch và quản lý ưu tiên phù hợp có thể bao gồm:
- cột mốc bị bỏ lỡ
- khó nhận được sự chấp thuận từ các bên liên quan
- một số lượng lớn các yêu cầu thay đổi trong quá trình thực hiện
- thiếu nguồn lực đủ để hoàn thành công việc
Cách khắc phục: Hãy vạch ra toàn bộ vòng đời của từng dự án trước khi bạn bắt đầu—hoặc ngay khi bạn nhận ra rằng dự án của mình đang gặp trục trặc. Adam Balkwill, giám đốc kỹ thuật của Garfield Group, một cơ quan tiếp thị tích hợp tại Cio.com , cho biết: “Việc tạo ra một phạm vi dự án hoàn toàn chi tiết được tất cả các bên liên quan phê duyệt là điều cần thiết ” . “Phạm vi nên bao gồm các mốc quan trọng tạm thời, với ngày giao hàng và bảng tính ngân sách thể hiện toàn bộ thời gian liên quan.”
Xây dựng các cập nhật trạng thái và quy trình báo cáo, định tuyến và phê duyệt cũng như các kỳ vọng về giao tiếp vào kế hoạch làm việc, cộng thêm một số khoảng thời gian “không ổn định” để thích ứng với những gián đoạn và chậm trễ không thể tránh khỏi.
2. Quy trình thủ công
Nếu bạn thấy mình phải tạo lịch trình từ đầu trong Excel, gửi email riêng lẻ để phân công công việc, theo dõi cá nhân từng thời hạn, lên lịch các cuộc họp trạng thái thường xuyên và kéo dài, dành hàng chục giờ mỗi tuần để xây dựng báo cáo và theo dõi phê duyệt từ các bên liên quan theo mọi cách bạn có thể. có thể nghĩ đến (email, cuộc gọi điện thoại, giấy ghi chú trên bàn làm việc, cắm trại bên ngoài phòng tắm để bắt gặp những giám đốc điều hành không phản hồi), thì bạn đang làm nhiều công việc chân tay hơn mức cần thiết.
Một bài báo có tiêu đề “Làm thế nào để Vượt qua 5 nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án,” được xuất bản trong sách điện tử Workfront gần đây. May mắn thay, phần mềm quản lý dự án ngày nay có thể tự động hóa hầu hết tất cả các quy trình đó cho bạn.
Cách khắc phục: Ghi lại tất cả các nhiệm vụ là một phần của dự án ở một vị trí có thể truy cập tập trung, bao gồm thông tin về người được giao cho từng nhiệm vụ, thời hạn, ai cần phê duyệt nhiệm vụ, điều gì xảy ra tiếp theo, v.v. May mắn thay, bạn không Không cần phải bắt đầu lại từ đầu trong việc phát triển một hệ thống như thế này. Hiện nay trên thị trường có hàng trăm giải pháp phần mềm có chức năng này. Bạn muốn có một hệ thống cho phép mọi người đóng góp hoặc các bên liên quan của dự án , từ dưới lên trên, đăng nhập và xem trạng thái hiện tại của từng bước mà họ quan tâm. Ở mức tối thiểu, giải pháp của bạn phải bao gồm các mẫu cho các quy trình lặp lại, chức năng lịch và lời nhắc tự động, khả năng cộng tác và giao tiếp trong công cụ cũng như khả năng tạo các báo cáo có liên quan.
Điều này không chỉ giúp phân tán trách nhiệm cho toàn bộ nhóm mà còn gần như loại bỏ nhu cầu tổ chức các cuộc họp báo cáo tình trạng thường xuyên, vốn gây lãng phí thời gian rất lớn.
3. Công cụ bị ngắt kết nối
Bạn đang sử dụng bao nhiêu phương pháp khác nhau để kiểm soát và quản lý thời gian của mình? Một số ước tính đưa ra con số cao tới 13 đối với một người bình thường. Từ email đến mạng nội bộ đến bảng tính cộng tác, từ ứng dụng điện thoại thông minh đến các chương trình phần mềm dựa trên đám mây khác nhau (mỗi chương trình có mục đích thích hợp khác nhau), thật dễ dàng dành nhiều thời gian để sắp xếp thời gian và cập nhật tất cả các công cụ của bạn như khi bạn làm việc trên dự án thực tế những sản phẩm có thể giao được.
Cách khắc phục: Chọn một hệ thống quản lý công việc toàn diện có thể hợp nhất và thay thế càng nhiều công cụ bị ngắt kết nối của bạn càng tốt. Hãy nhớ rằng, có hàng trăm lựa chọn chuyên biệt trên thị trường hiện nay, dành cho mọi mục đích và ngành nghề có thể tưởng tượng được. Không khó để tìm thấy một nền tảng được tiêu chuẩn hóa, dựa trên đám mây duy nhất có thể chứa tất cả những điều sau đây và hơn thế nữa:
- truyền thông dự án
- sự hợp tác
- lưu trữ dữ liệu
- kiểm chứng và đánh giá
- dữ liệu và báo cáo
- lập kế hoạch và nhắc nhở
- khả năng hiển thị cho tất cả các thành viên trong nhóm
- dữ liệu lịch sử dự án
4. Thiếu đo lường và hiệu chỉnh
Nếu bạn đợi đến khi kết thúc một dự án để tổ chức một cuộc ” đánh giá khám nghiệm tử thi ” hoặc báo cáo tóm tắt dự án, bạn có thể nhận thấy nhiều cá nhân không gắn kết (dự án đã kết thúc, tại sao bây giờ mới nói về nó?) hoặc đổ lỗi cho nhau hoặc đơn giản là không thể thực hiện được. để xem xét một cách khách quan điều gì đã sai—hoặc đúng—bây giờ mọi chuyện đã kết thúc.
Một số loại phép đo và hiệu chỉnh nhất định được thực hiện tốt nhất trong suốt quá trình, trong khi vẫn còn thời gian để ảnh hưởng đến kết quả dự án. Tất nhiên, bạn có thể bị sa lầy vào việc phân tích và báo cáo khiến bạn trì hoãn tiến độ, nhưng cũng nguy hiểm không kém nếu bạn nhấn nút bắt đầu dự án và sau đó không kiểm tra cho đến khi nhiệm vụ cuối cùng được hoàn thành.
Cách khắc phục: Là một phần trong kế hoạch dự án ban đầu của bạn, hãy thiết lập một số mục tiêu và KPI ( các chỉ số hiệu suất chính ) quan trọng nhất đối với các bên liên quan. Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu này (tốt nhất là không theo cách thủ công) để thúc đẩy cải tiến liên tục trong khi dự án của bạn tiến triển. Nếu bạn kiểm tra hiệu suất và các vấn đề theo từng phần nhỏ tại các mốc quan trọng đặt trước, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh tăng dần đối với những thứ như ngân sách hoặc phân bổ nguồn lực có thể có tác động có thể đo lường được đến kết quả dự án cuối cùng của bạn.
5. Tư duy ra lệnh và kiểm soát
Bạn có thể triển khai giải pháp phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ nhất hiện có, nhưng nó sẽ không giúp ích nhiều nếu các cá nhân trong tổ chức của bạn mắc kẹt trong lối suy nghĩ lỗi thời. Ngay cả sau khi mọi người đã biết rõ về kế hoạch dự án, có phải một số người vẫn gửi email một lần để hỏi về trạng thái dự án thay vì mở ứng dụng và tự mình xem? Các nhà điều hành vẫn định tuyến tất cả các câu hỏi thông qua một người lãnh đạo dự án trung tâm hay đòi hỏi các cuộc họp về tình trạng, thay vì chủ động tìm hiểu công cụ? Có người quản lý dự án nào không thể bỏ qua những ngày mà mọi thông tin liên lạc và công việc đều chảy qua anh ta, để anh ta trở thành nút thắt cổ chai khi anh ta đấu tranh để cho phép sự cộng tác, giao tiếp và tiến bộ diễn ra một cách hữu cơ và không đồng bộ trong công cụ quản lý công việc?
Cách khắc phục: Eric Morgan, Giám đốc điều hành của Workfront cho biết: “Để trao quyền cho mọi nhân viên suy nghĩ và hành động như một PM đòi hỏi phải có sự thống nhất của tất cả công việc, quy trình, dữ liệu và giao tiếp”. “Và hơn thế nữa, các tổ chức không chỉ phải cho phép mà còn phải mong đợi nhân viên giao tiếp, cộng tác, phân công nhiệm vụ, chứng minh tài liệu và báo cáo tiến độ ở cùng một nơi.” Chương trình đào tạo toàn công ty có thể giúp các cá nhân sử dụng công cụ quản lý công việc mới, nhưng sau đó, bạn phải cứng nhắc trong việc áp dụng. Làm cho hệ thống trở nên bắt buộc. Không ai được phép từ chối giải pháp bạn đã chọn—chẳng hạn như phá vỡ quy trình bằng cách gửi tệp đính kèm email thay vì tải nó lên hàng đợi công việc trực tuyến—nếu không bạn sẽ không nhận ra toàn bộ giá trị của nó.
Tránh những cạm bẫy trong quản lý dự án
Trong một thế giới có đầy đủ các công cụ lập kế hoạch dựa trên đám mây mạnh mẽ, việc quản lý dự án thành công về mặt lý thuyết trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc có sẵn giải pháp phù hợp có thể loại bỏ ngay lập tức hai trong số năm cạm bẫy phổ biến được nêu ở trên (quy trình thủ công và các công cụ bị ngắt kết nối). Nhưng chính thái độ và hành vi của những người lập kế hoạch và thực hiện dự án mới có thể có tác động lớn nhất đến kết quả cuối cùng của nó, đặc biệt là khi cần tránh một số nguyên nhân lớn nhất khiến dự án trật bánh: lập kế hoạch kém, thiếu đo lường và điều chỉnh, và lối suy nghĩ ra lệnh và kiểm soát đã từng có tác dụng rất tốt. Rõ ràng, khi nói đến thành công trong quản lý dự án, điều quan trọng không chỉ là các công cụ bạn có mà còn là cách bạn sử dụng chúng.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-common-pitfalls-that-compromise-project-management-success
