Tất cả chúng ta đều biết rằng chúng ta cần nhiều hơn thế và làm điều đó tốt hơn. Chúng tôi biết nó có thể là chìa khóa cho sự sống còn của công ty chúng tôi. Phát triển sở trường để cộng tác với nhóm của bạn và giữa các nhóm và phòng ban giờ đây chỉ là một phần của hoạt động kinh doanh.
Các tổ chức phải có khả năng làm việc cùng nhau một cách xuất sắc đồng thời cung cấp cho nhân viên của mình những công cụ để thúc đẩy khả năng giao tiếp và tiếp cận thông tin tốt hơn. Nơi làm việc càng được kết nối bởi các văn phòng mở, các nhóm phân tán và công nghệ từ xa để hoàn thành công việc thì sự cộng tác hiệu quả càng trở thành một kỹ năng quan trọng như tổ chức hoặc tư duy phản biện.
Những nhóm cộng tác xuất sắc có xu hướng đổi mới tốt hơn và phản ứng với điều kiện thị trường nhanh hơn. Họ có xu hướng trải nghiệm mức độ tinh thần cao hơn và kết quả là năng suất làm việc cao hơn. Cuối cùng, sự hợp tác tốt hơn và nhiều hơn đồng nghĩa với ít sai lầm và bất ngờ hơn (tôi đang nhìn bạn, những người nắm giữ phong bì Oscar).
Vâng, tất cả chúng tôi đều hiểu: sự hợp tác thật tuyệt vời. Thật không may, đôi khi tất cả chúng ta đều không đạt được lời hứa hợp tác. Ngay cả những nỗ lực hợp tác chân thành nhất của chúng ta cũng có thể gây hại nhiều hơn là có lợi.
Không cần phải nói, cho dù chúng ta nghĩ mình cộng tác tốt đến đâu thì tất cả chúng ta đều có thể sử dụng lời nhắc và sự trợ giúp nhiệt tình về các mẹo cộng tác. Dưới đây là 40 mẹo để biến việc cộng tác thành bản chất thứ hai và tạo cho nhóm của bạn bầu không khí thành công.
1. Hiểu rõ mục đích hợp tác
Những người trong nhóm của bạn hoặc những người tham gia vào các dự án liên nhóm cần biết lý do tại sao họ lại cần thiết. Điều đó có nghĩa là giúp họ hiểu lý do tại sao dự án tồn tại, nó có ý nghĩa gì đối với công ty và cách họ có thể giúp đạt được kết quả tích cực.
Murray Newlands, cộng tác viên của Forbes và người sáng lập www.sighted.com , cho biết: “Khi mỗi thành viên trong nhóm hiểu được mục đích và mục tiêu liên quan đến nhóm của mình, họ có thể hình dung hiệu quả hơn những gì họ có thể cung cấp liên quan đến mục đích đó” .
2. Xác định mục tiêu công việc
Khi mọi người đã biết mục tiêu chính của một dự án hoặc sáng kiến công việc khác, đã đến lúc đặt ra mục tiêu. Điều này giúp gắn kết mọi người ngay từ đầu và mang lại sự cộng tác nhóm hiệu quả hơn.
Thêm mục tiêu vào công cụ quản lý công việc của bạn để mọi người nhận được lời nhắc trực quan về những gì cần làm và những gì đang bị đe dọa.
Kristie Holden của Marketcircle viết: “Bằng cách này, mọi người đều được nhắc nhở về nơi công ty muốn hướng tới . Cô nói thêm rằng điều này cũng giúp đánh giá xem các ý tưởng hoặc nhiệm vụ cụ thể có giúp ích hay cản trở các mục tiêu hay không.
3. Xác định vai trò của nhóm
Mỗi người trong nhóm đều đóng góp những thế mạnh cụ thể cho bộ phận và công ty. Hợp tác có nghĩa là đưa những điểm mạnh này lên hàng đầu để tạo ra điều gì đó tốt hơn những gì ai đó có thể làm một mình. Điều này hoạt động tốt nhất khi mỗi người đóng góp biết mình được cần đến như thế nào. Công việc của người đứng đầu dự án hoặc nhóm là làm rõ những vai trò này ngay từ đầu.
4. Nói rõ sự hợp tác được mong đợi
Điều này có vẻ như không có trí tuệ ở nơi làm việc ngày nay, nhưng một số thành viên trong nhóm có thể cần một lời nhắc nhở nhẹ nhàng rằng cộng tác là cài đặt mặc định của công ty. Một số người có thể làm việc nhanh hơn và làm việc một mình tốt nhất, và điều đó thật tuyệt vời khi cần phải hoàn thành công việc thực tế. Nhưng có những phần công việc khác mà việc làm việc cùng nhau là rất quan trọng. Hãy đặt kỳ vọng đó và mọi người sẽ ủng hộ nó.
Blog QuickBase cho biết: “Họ nên biết khối lượng công việc được yêu cầu và số giờ họ nên dành cho công việc đó” . “Họ cũng nên biết họ cần thực hiện phần nào của dự án và họ có thể tin cậy vào ai để được hỗ trợ và cung cấp nguồn lực.”
5. Xác định điểm mạnh của đội
Hãy nghĩ về những đội tốt nhất. A-Team, The Average Joes, The Dillon High School Panthers, The Rockford Peaches và The Wonder Pets đều tuyệt vời vì mỗi thành viên đều cố gắng hết sức và phát huy hết thế mạnh của mình.
Sự hợp tác thực sự dựa trên thực tế là, xét về mặt tập thể, tất cả chúng ta đều tốt hơn so với khi chúng ta làm việc một mình.
“Một phần khiến mọi người trở nên thú vị là ở chỗ tất cả chúng ta đều khác nhau. Chúng tôi có những tính cách, điểm mạnh, điểm yếu, quan điểm và ý tưởng khác nhau,” Holden viết. “Khi bạn xác định được những gì mọi người giỏi, bạn có thể giúp họ thành công bằng cách kết hợp họ với những nhiệm vụ và vai trò phù hợp với thế mạnh của họ.” Cô cũng gợi ý sử dụng các chỉ số tính cách như bài kiểm tra Myers-Briggs để giúp các thành viên trong nhóm xác định loại tính cách của họ cùng với điểm mạnh và điểm yếu liên quan đến từng loại.
6. Khuyến khích môi trường sáng tạo
Động não là một trong những phần thường xuyên và quan trọng nhất của các dự án làm việc, vì vậy điều cần thiết là phải biết cách cùng nhau sáng tạo. Andrew Field, Người sáng lập và Giám đốc điều hành của PrintingForLess.com viết: “Cho phép các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi và động não trong khuôn khổ không phán xét . “Khuyến khích nhóm coi những trở ngại là có thể chinh phục được.”
7. Xây dựng mong muốn gắn kết
Các nhà quản lý thường dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên kinh nghiệm của họ. Nhưng hợp tác có nghĩa là thỉnh thoảng đặt ra yếu tố kích hoạt nhanh và thu hút tất cả thành viên trong nhóm tham gia vào một số quyết định lớn hơn, có tác động mạnh mẽ hơn trong các cuộc họp nhóm và cuộc trò chuyện nhóm của bạn. Field nói rằng điều này giúp mọi người thống nhất quan điểm và cho phép họ tập trung lại thời gian và sức lực của mình khi cần thiết.
8. Mối quan hệ là chìa khóa
Chúng ta thường xuyên bị lạc lối trong nhịp độ hoàn thành công việc ngày này qua ngày khác. Trong khi điều này đang xảy ra, mọi người có thể trở thành những bánh răng hoạt động chỉ để hoàn thành nhiệm vụ. Với tư cách là một nhóm, chúng ta cần nhớ rằng, với tư cách là con người, chúng ta phát triển nhờ sự kết nối. Tiến sĩ Carol Kinsey Goman của Troy Media Corporation cho biết tránh chỉ tập hợp mọi người lại với nhau và yêu cầu họ hoàn thành công việc. Các nhóm cần thời gian để tìm hiểu nhau, khám phá điểm mạnh và điểm yếu của nhau, xây dựng niềm tin và phát triển tầm nhìn chung về công việc sẽ hoàn thành.
9. Vậy hãy tìm hiểu nhau
Bởi vì tất cả chúng ta đều khác nhau nên việc đầu tư vào mức độ quan tâm thích hợp vào điều khiến mọi người trong nhóm hợp tác quan tâm là điều đáng giá. Việc này có thể được thực hiện một cách chính thức, chẳng hạn như làm bài kiểm tra tính cách (đã đề cập ở trên) và thảo luận về nó hoặc không chính thức như chơi bi-a hoặc ăn trưa cùng nhóm. Kiến thức và tình bạn thân thiết này giúp chúng ta học cách tương tác tốt nhất khi mọi việc ở nơi làm việc đòi hỏi phải có tinh thần đồng đội.
10. Niềm tin gắn kết mọi thứ lại với nhau
Sự tin tưởng là điều cho phép chúng tôi tin tưởng rằng các thành viên trong nhóm của chúng tôi sẽ làm những gì họ nói rằng họ sẽ làm, vì vậy chúng tôi không phải lo lắng về điều đó. Không có nó, sự hợp tác không thể thực sự xảy ra.
Goman viết: “Những nhân viên nghi ngờ và hoài nghi không có xu hướng cộng tác – chia sẻ kiến thức vẫn được coi là làm suy yếu cơ sở quyền lực cá nhân” . “Quá nhiều lãnh đạo công ty vẫn không tin tưởng vào kiểu giao tiếp cởi mở vốn là nền tảng của sự cộng tác có hiểu biết”
11. Hãy minh bạch
Tất cả chúng ta đều phạm sai lầm. Tất cả chúng ta đôi khi cần sự giúp đỡ. Những người cộng tác thực sự sẽ thành thật khi họ cần giúp đỡ thêm hoặc cần thêm thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Họ cũng đến trợ giúp nhanh chóng khi người khác cần giải quyết vấn đề.
Sự minh bạch tạo ra sự tin tưởng và cho phép nhóm khắc phục các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Blog QuickBase nhận xét : “Bạn càng giữ lại thì điều đó sẽ càng cản trở sự hợp tác giữa nhóm” . “Mọi người yêu thích sự minh bạch vì điều đó khiến họ cảm thấy như mình là thành viên của một nhóm… Nếu có vấn đề gì xảy ra, hãy thông báo ngay cho họ để họ có thể giúp bạn giải quyết vấn đề.”
12. Giải quyết xung đột nhanh chóng
Khi xung đột nảy sinh và nó sẽ nhanh chóng đi đến tận cùng. Xung đột lành mạnh thực sự có thể làm cho dự án tốt hơn nếu nó được giải quyết một cách công bằng và khéo léo một cách chuyên nghiệp.
Newlands viết: “Đó có thể là một cách để phá vỡ một dự án và tạo ra điều gì đó mới mẻ hoặc thay đổi quan điểm của một thành viên trong nhóm theo chiều hướng tốt hơn” . “Hãy chú ý đến động lực của nhóm, ngôn ngữ cơ thể và cuộc đối thoại giữa các thành viên trong nhóm để bạn có thể đẩy xung đột lên bề mặt và giải tỏa nó trước khi nó làm giảm năng suất của nhóm.”
13. Tổ chức họp mặt hàng năm
Một số tổ chức, đặc biệt là những tổ chức có nhân viên dành phần lớn thời gian làm việc từ xa, nhận thấy việc gặp mặt trực tiếp một hoặc hai lần một năm thực sự giúp nuôi dưỡng bản sắc nhóm và tinh thần làm việc cùng nhau.
Mat Atkinson viết: “Việc có toàn bộ nhóm ở một địa điểm sẽ tạo cơ hội hoàn hảo để xem xét chiến lược công ty cũng như củng cố văn hóa công ty bằng cách chia sẻ tầm nhìn về loại hình công ty mà chúng tôi muốn trở thành và giá trị của chúng tôi với tư cách là một nhóm. ”
14. Khen ngợi cá nhân
“Công việc tốt đẹp.” Chúng ta thường nghe thấy những từ có ý nghĩa sâu rộng này vào cuối một cuộc họp hoặc dự án lớn mà mọi người đều tham dự, nếu chúng ta có nghe thấy chúng. Nhưng để đạt được điều tốt nhất từ mọi người, thói quen thường xuyên đưa ra lời động viên ở cấp độ cá nhân có thể giúp ích rất nhiều. Nó tăng cường sự tự tin và tinh thần.
Daniel Schwarz của SitePoint viết: “Thay vì tán thưởng toàn bộ nhóm cùng một lúc, hãy đưa ra nhận xét cá nhân về các thành viên trong nhóm của bạn và giải thích điều bạn thích về điều họ đã làm cũng như điều đó đã giúp ích cho bạn như thế nào” .
15. Nhưng vẫn ăn mừng thành công của đội
Trong một dự án, hãy nhớ nói cho nhóm hoặc bộ phận biết khi nào họ đang làm tốt và tại sao.
Nếu bạn đưa ra những lời khen ngợi đích thực cho cá nhân và nhóm, bạn sẽ thấy mỗi người đều chú trọng điều đó và cống hiến cho bạn nhiều hơn những gì tốt nhất của họ, củng cố môi trường hợp tác của nhóm.
“Hãy ăn mừng khi cả nhóm đã đạt được mục tiêu của mình… Thật tốt khi có một người lãnh đạo trong một nhóm, nhưng mọi người nên cảm thấy như họ có tiếng nói quan trọng,” Holden nói .
16. Làm cho các cuộc họp trở nên có giá trị
Giống như chúng tôi đã viết nhiều lần trước đây, một số thành viên trong nhóm có thể coi cuộc họp là một từ có bốn chữ cái, thường thì đúng như vậy. Theo một khảo sát của Lương.com, 49% công nhân coi các cuộc họp không tập trung là nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn nhất tại nơi làm việc của họ. Nhưng ngay cả những người ghét họp hành nhất cũng phải thừa nhận rằng các cuộc họp giữ một vị trí không thể thiếu trong các nhóm sáng tạo. Bí quyết là sử dụng chúng một cách tiết kiệm và sau đó, khi sử dụng, hãy làm cho chúng gọn gàng và có mục đích.
Schwarz viết: “Bạn nên kết thúc mỗi cuộc họp với một bài học rút ra có thể hành động được, điều gì đó có thể thúc đẩy nỗ lực của nhóm hướng tới đích” .
17. Đừng sử dụng cuộc họp để cập nhật trạng thái
Người quản lý cộng tác tránh sử dụng các cuộc họp để cập nhật trạng thái. Họ sử dụng cuộc họp để giải quyết các vấn đề áp dụng cho tất cả người tham dự, nhờ đó không ai bị lãng phí thời gian. Sử dụng chương trình nghị sự chặt chẽ để giữ cho cuộc trò chuyện diễn ra đúng trọng tâm và tốc độ nhanh chóng. Một lần nữa, các cuộc họp có cấu trúc, rút ngắn thời gian là hiệu quả nhất.
18. Tránh gửi email để cộng tác
Email, thường là công cụ được sử dụng để liên lạc, chiếm nhiều thời gian làm việc quan trọng và tạo ra các tình huống khiến các chi tiết quan trọng bị thất lạc. Việc động não các ý tưởng và theo dõi công việc không hiệu quả trong chuỗi email giữa một danh sách người nhận hẹp.
19. Hãy kiên nhẫn
Giống như chúng tôi đã đề cập, việc được yêu cầu cộng tác trong một dự án hoặc sáng kiến mới mang lại cảm giác dễ chịu. Nhưng hãy cẩn thận. Hợp tác là một con đường hai chiều. Nó cũng giống như việc thúc đẩy ý tưởng của người khác cũng như việc đảm bảo rằng chúng ta sẽ tiến về phía trước.
20. Sử dụng các kỹ thuật hình dung cùng nhau
Bảng trắng, bảng Kanban, những ghi chú khổng lồ, hình ảnh PowerPoint hoặc thậm chí một số bài thiền nhóm có hướng dẫn có thể mang lại một số cuộc trò chuyện nhóm rất cần thiết.
Nicole Fallon của Business News Daily cho biết: “Cung cấp cho các thành viên trong nhóm cơ hội sử dụng hình ảnh để làm rõ và chia sẻ ý tưởng của họ ở mức độ đơn giản nhất” . “Bạn có thể làm điều này với bất kỳ thứ gì, từ bản phác thảo thô đến bản trình bày quy mô đầy đủ.”
21. Giao tiếp quá mức
Cốt lõi của sự hợp tác là giao tiếp hiệu quả trong công việc. Nói rõ hơn, điều này không có nghĩa là chúng ta nên ngắt lời nhau bất cứ khi nào chúng ta có suy nghĩ về điều gì đó. Chúng ta vẫn nên sử dụng các nghi thức và ranh giới trong giao tiếp.
Tuy nhiên, khi chúng ta làm việc, các thành viên trong nhóm và người quản lý hiếm khi tin tưởng rằng thông tin được chia sẻ một cách hiệu quả và kịp thời giữa các thành viên trong nhóm. Vấn đề này phổ biến trong các doanh nghiệp đến nỗi, theo một cuộc khảo sát, 57% người quản lý dự án cho rằng giao tiếp kém là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án. Giải pháp tốt hơn là liên lạc thường xuyên.
22. Tích cực lắng nghe
Lắng nghe chăm chú và tích cực có lẽ quan trọng hơn nói khi nói đến sự hợp tác thực sự. Điều này có nghĩa là phải kiên nhẫn và nỗ lực có ý thức để thực sự nghe được những gì người kia đang nói.
Newlands cho biết: “Cho phép mỗi thành viên trong nhóm có tiếng nói của mình… là cách tốt nhất để làm việc cùng nhau” . Ông nói thêm rằng các nhà quản lý và lãnh đạo có thể tham gia để tạo điều kiện thuận lợi cho các phiên họp mà mọi người đều có cơ hội được lắng nghe nếu việc lắng nghe trở thành một vấn đề trong quá trình hợp tác làm việc.
23. Đưa ra phần thưởng và ưu đãi
Việc đưa ra các giải thưởng cụ thể cho những người làm việc nhóm hoàn thành tốt có thể tạo ra một môi trường hợp tác hơn nữa. Hãy tổ chức những giải thưởng hoặc những bữa tiệc nhỏ theo mỗi cột mốc quan trọng. Newlands cho biết: “Đây chỉ là những cơ hội để tận dụng các cơ chế củng cố tích cực nhằm thay đổi hành vi cá nhân” .
24. Hãy xác thực
Cái này đơn giản. Mọi người tin tưởng lẫn nhau hơn và làm việc cùng nhau tốt hơn khi chúng ta là chính mình với mọi người làm việc cùng. Hãy làm những gì bạn nói bạn sẽ làm. Hãy lên tiếng khi bạn không đồng ý. Thừa nhận lỗi lầm của bạn. Thành thật khen ngợi.
“Chúng ta phải luôn mong đợi tính xác thực trong các nỗ lực cộng tác. Chris Jones , nhà tư vấn Quản lý Thay đổi và Chiến lược CNTT , viết: Chúng ta phải là chính mình và không phải ‘đóng vai’ theo những kỳ vọng hoặc dự đoán sai lầm .
25. Tạo cảm giác tích cực
Công việc có thể khó khăn, đặc biệt là khi mọi việc không suôn sẻ. Những cộng tác viên giỏi nhất mang lại thái độ tích cực cho bàn làm việc. “Tất cả chúng ta đều muốn có một công việc năng động, lạc quan. Rốt cuộc thì vui vẻ vẫn vui hơn. Mặc dù văn hóa thường khó xác định nhưng tôi thấy rằng đó là yếu tố then chốt trong cách mọi người cư xử,” Jones viết. “Các biện pháp khuyến khích có thể hữu ích, nhưng với các nhóm cộng tác, đôi khi động lực duy nhất là giá trị của những hiểu biết sâu sắc hoặc tình bạn có được khi ở đó.”
26. Phá vỡ silo
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này trong các bài đăng khác, nhưng khi nói đến cộng tác, chia sẻ chính là quan tâm. Nghỉ ngơi và tập trung làm việc có thể có vẻ hiệu quả về mặt cá nhân nhưng thực sự là sự hợp tác của các nhóm:
- Lưu giữ thông tin dự án của họ trong bộ nhớ dùng chung hoặc trên đám mây.
- Gửi thông báo thường xuyên cho người quản lý, thành viên nhóm và các bên liên quan về tiến độ dự án của họ.
- Chia sẻ thông tin về ai đang làm việc gì và khi nào những dự án đó đến hạn.
Bởi vì các nhóm thực hiện việc này đã biết điều gì đang xảy ra nên việc cộng tác sẽ tập trung ngay vào việc đối mặt với những thách thức và giải quyết vấn đề.
27. Đồng bộ hóa trực tiếp không phải lúc nào cũng mang tính hợp tác
“Hãy đồng bộ hóa thật nhanh.” Đối với những người đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng, đó là những từ ngữ đáng sợ. Nhưng một số thành viên trong nhóm thích gặp mặt trực tiếp về mọi thứ. Đôi khi đó là do chúng ta sử dụng năng lượng của người khác và chắc chắn rằng giao tiếp phi ngôn ngữ trong các cuộc gặp mặt trực tiếp có thể truyền tải khối lượng mà tin nhắn văn bản và email không thể làm được. Tuy nhiên, sự gián đoạn đột xuất sẽ gây tổn hại đến sự cộng tác và có thể khiến mọi người cảm thấy như thể họ chưa đạt được thành tựu gì trong công việc.
Một bài báo gần đây của Forbes giải thích: “Khi mọi người thường xuyên bị làm phiền, chỉ có 44% khả năng họ sẽ rời đi với cảm giác như ‘hôm nay thực sự là một ngày thành công’. Ngược lại, khi mọi người có thể ngăn chặn sự gián đoạn trong công việc, có 67% khả năng họ sẽ để lại cảm giác như ‘hôm nay thực sự là một ngày thành công’”.
28. Sử dụng ứng dụng trò chuyện và hội nghị video
Với rất nhiều người trong chúng ta làm việc theo các nhóm phân bổ trên toàn cầu, sự cộng tác thực sự có thể mang lại những thách thức riêng. Để làm việc cùng nhau hiệu quả hơn, chúng ta nên sử dụng các công cụ giao tiếp bằng video để kết nối những người làm việc từ xa tốt hơn .
Kelsey Uebelhor viết: “Chúng tôi khuyến khích mọi người sử dụng cuộc gọi điện video thay vì chỉ sử dụng giọng nói hoặc trò chuyện”. “Cuộc gọi điện video giúp mọi người làm quen với nhau đồng thời tránh các vấn đề giao tiếp tiềm ẩn có thể xảy ra khi chỉ sử dụng trò chuyện.”
29. Đặt ra ranh giới nhưng phải sẵn sàng
Chúng ta đã nói về việc đăng ký đột xuất và việc này có thể gây tổn hại đến năng suất như thế nào. Nhưng sau khi chúng tôi đã thông báo rằng chúng tôi sẵn sàng, điều quan trọng là phải tuân thủ chúng, dành thời gian cho những ai muốn cộng tác với bạn.
Stephanie Irvine của ThinkApps cho biết: “Nếu bạn tắt liên lạc, bạn sẽ hoàn toàn tắt cơ hội hợp tác làm việc chứ đừng nói đến hiệu quả” .
30. Học cách tránh đường
Nếu bạn là người quản lý một nhóm, đôi khi cách tốt nhất để thúc đẩy sự hợp tác là cho phép nhóm của bạn làm tốt điều đó và sau đó tránh xa.
Jacob Morgan, cộng tác viên của Forbes.com, viết: “Bằng cách cố gắng thực thi và kiểm soát mọi thứ, bạn đã bóp nghẹt sự hợp tác trong tổ chức của mình”. “Có một số phương pháp và hướng dẫn tốt nhất cũng tốt nhưng hãy để nhân viên của bạn làm những gì họ cần làm.”
31. Hãy kiên trì
Việc thúc đẩy một môi trường làm việc nhóm và cộng tác phải mang tính văn hóa và phải xuất phát từ trên xuống. Nhưng toàn bộ tổ chức phải cam kết cởi mở hơn với ý tưởng của người khác và làm việc cùng nhau. Nó sẽ khó khăn thường xuyên. Nhưng hãy kiên trì.
Morgan nói: “Những nỗ lực này chắc chắn có thể mất thời gian nhưng nếu tổ chức quyết định rằng hợp tác là hướng họ muốn đi thì chính là như vậy”.
32. Thích nghi và phát triển
Sau khi tổ chức của bạn đã cam kết và triển khai các mẹo như những mẹo trong bài viết này, đã đến lúc bạn thực hiện các điều chỉnh. Phát triển những gì hiệu quả và thay đổi những gì không sẽ mang lại cho bạn những chiến lược mới để sử dụng tại nơi làm việc.
Forbes cho biết: “Điều quan trọng cần nhớ là sự cộng tác là vĩnh viễn…Theo dõi những gì đang diễn ra trong ngành và bên trong tổ chức của bạn”. “Điều này sẽ cho phép bạn đổi mới và dự đoán.”
33. Báo cáo dồi dào
Chia sẻ thông tin dự án giữa các thành viên của một tổ chức là rất quan trọng. Nhưng việc cung cấp thông tin đó cho ban quản lý trong các báo cáo thường xuyên, dễ tiếp cận, rõ ràng thậm chí còn tốt hơn. Giải pháp kỹ thuật tốt nhất là giải pháp cho phép các thành viên trong nhóm và ban quản lý có thể xem một cách thoải mái những gì đang xảy ra với từng dự án hoặc danh mục đầu tư trong thời gian thực.
Như chúng tôi đã nói trong các bài đăng trước, loại báo cáo này liên tục truyền thông tin qua lại giữa bạn và ban quản lý, giúp công việc được kết nối và tốt hơn cho tất cả mọi người.
34. Đo lường những gì quan trọng
Cách duy nhất để biết liệu những gì bạn đang làm cùng nhau có hiệu quả hay không là tập trung vào các số liệu quan trọng đối với nỗ lực mà tất cả các bạn đang bỏ ra. Tránh tập trung vào các số liệu phù phiếm hoặc công việc bận rộn. Thay vào đó hãy tập trung vào các cột mốc quan trọng hoặc mức độ tương tác chẳng hạn.
35. Đảm bảo các giám đốc điều hành có quyền tiếp cận đối thoại về dự án và công việc
Báo cáo là một chuyện. Nhưng thường các nhà quản lý và điều hành sẽ muốn thấy những nỗ lực hàng ngày. Việc cung cấp thông tin này sẽ giúp họ giúp bạn. Suy cho cùng, việc cộng tác cũng có thể được thực hiện với sếp của bạn, phải không?
Việc sử dụng một vị trí tập trung cho lịch sử công việc cho phép mọi người theo dõi tất cả các thành phần của một dự án cụ thể, giúp các thành viên mới bắt kịp tốc độ và giúp nhóm điều hành giúp loại bỏ các rào cản cho nhóm.
36. Giữ số lượng người phê duyệt ở mức tối thiểu
Như chúng tôi đã chỉ ra trước đây, một trong những cách phổ biến nhất mà các nhóm được yêu cầu cộng tác là trong quá trình xem xét. Mặc dù việc phê duyệt rất quan trọng đối với sự thành công và kịp thời của dự án nhưng chúng cũng là một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm phải đối mặt. Sự hợp tác không phải lúc nào cũng tăng giá trị khi số lượng cộng tác viên tăng lên.
Thay vì lôi kéo mọi bên liên quan vào quá trình xem xét, trong giai đoạn lập kế hoạch dự án, hãy cố gắng thống nhất một số ít người đưa ra quyết định cuối cùng về tất cả các hạng mục cần phê duyệt. Nếu điều đó được quyết định sớm, nó sẽ hợp lý hóa quy trình phê duyệt. Bạn hiểu được suy nghĩ của những người đóng góp chính và các bên liên quan, nhưng bạn cũng yên tâm khi biết rằng họ không thể tự mình làm lệch tiến độ dự án bằng phản hồi của mình.
37. Đừng tự động hóa các quy trình xấu
Không phải mọi thứ đều nên được tự động hóa. Kiểm tra các quy trình thủ công hiện tại để đảm bảo bạn đang thực hiện đúng cách ngay từ đầu. Tự động hóa một quy trình được thiết kế kém bằng nền tảng quản lý công việc sẽ không giúp làm việc với người khác dễ dàng hơn mà chỉ khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn. Loại tự động hóa phù hợp sẽ hỗ trợ cộng tác bằng cách giải phóng thời gian để sắp xếp và suy nghĩ về công việc quan trọng.
38. Chọn công cụ phù hợp cho công việc hiện tại
Việc sử dụng email, bảng tính hoặc sổ ghi chép ngoại tuyến khiến bạn gần như không thể hiểu được ai đã làm gì hoặc ai đã thực hiện những thay đổi gì. Thay vì cố gắng biến một công cụ khác thành một thứ không phải như vậy, hãy chọn một nền tảng được xây dựng có mục đích được thiết kế để quản lý công việc với các công cụ cộng tác kỹ thuật số đi kèm.
39. Tránh dùng một công cụ cộng tác miễn phí cho tất cả mọi người
Các công cụ được sử dụng để cộng tác có thể rất tuyệt vời. Tuy nhiên, việc cho phép các nhóm làm việc sử dụng bất kỳ công cụ nào họ muốn sẽ tạo ra các vấn đề như thiếu thông tin, tệp trùng lặp, giao tiếp dư thừa và thời gian hoàn thành dự án lâu hơn.
CMO Joe Staples của Workfront nói như thế này: “Nếu chỉ 80% công việc được thực hiện trên nền tảng thì bạn vẫn đang thiếu 20% đó, điều này có thể rất quan trọng. Nó phải là tất cả hoặc không có gì.”
40. Cam kết sử dụng một nền tảng để quản lý công việc
Cuối cùng, hãy cam kết duy trì tất cả công việc, dù là cá nhân hay cộng tác, trong một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ. Thông thường, một khi nhóm bắt đầu thu được lợi ích, sẽ không có vấn đề gì khi thu hút mọi người tham gia đầy đủ. Nếu bạn tò mò thì đây là cách giải pháp của Workfront có thể thực hiện được điều này.
Hợp tác làm mọi thứ tốt hơn
Sự hợp tác làm cho nhân viên làm việc hiệu quả và sáng tạo hơn. Nó giúp chúng ta cảm thấy được kết nối với công việc của mình và những người chúng ta làm việc cùng. Nói chung, nó làm cho chúng ta trở thành những người hạnh phúc hơn. Việc sử dụng những mẹo này sẽ đảm bảo sự cộng tác tốt hơn và môi trường làm việc mang lại lợi ích tốt nhất cho mọi người trong tổ chức.
