Hệ thống thông tin điều hành cần trao quyền cho các giám đốc điều hành và quản lý cấp cao để đưa ra những quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn. Dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời nằm trong tay các giám đốc điều hành có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho các công ty đang cố gắng chuyển nguồn lực sang các dự án có giá trị chiến lược nhất. Chỉ riêng thực tế này đã khiến việc lựa chọn sử dụng loại hệ thống nào để cung cấp dữ liệu cho giám đốc điều hành trở thành một trong những điều quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện.
Mặc dù hầu hết các hệ thống thông tin điều hành đều độc lập, nhưng rõ ràng là các hệ thống gắn kết có thể hoạt động tốt nhất và đáng tin cậy nhất trong việc cung cấp loại dữ liệu mà các nhà điều hành cần nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách mạnh mẽ để cung cấp dữ liệu quản lý công việc cho giám đốc điều hành của mình, hãy tìm năm yêu cầu sau:
1. Hiển thị dữ liệu thời gian thực chính xác
Dữ liệu cũ là dữ liệu xấu. Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, các giám đốc điều hành không đủ khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí tệ hơn là dữ liệu hàng tháng. Hệ thống thông tin điều hành có độ trễ báo cáo đáng kể sẽ làm tê liệt khả năng của doanh nghiệp trong việc tận dụng các điều kiện thị trường năng động, phản ứng kịp thời với các vấn đề quan trọng hoặc thực hiện các điều chỉnh theo thời gian nhạy cảm. Bối cảnh kinh doanh thay đổi quá nhanh để có thể dựa vào thông tin lỗi thời. Những người ra quyết định cần một hệ thống thông tin điều hành cung cấp khả năng hiển thị thông tin có thể thực hiện được một cách chính xác và cập nhật.
Hệ thống thông tin điều hành mang lại khả năng hiển thị theo thời gian thực về các hoạt động quản lý công việc cho phép người quản lý thấy được các nguồn lực đang được sử dụng hiệu quả như thế nào trong toàn tổ chức. Họ có thể biết có bao nhiêu người đang làm việc trên mỗi dự án riêng lẻ, mỗi thành viên trong nhóm đang làm gì, những điểm nghẽn có thể xảy ra ở đâu và liệu các ưu tiên công việc có cần được điều chỉnh hay không. Khả năng hiển thị theo thời gian thực cho phép các giám đốc điều hành đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới, chính xác và giúp họ linh hoạt thực hiện các điều chỉnh kịp thời.
2. Các chỉ số hiệu suất nhất quán
Mặc dù các nhóm khác nhau trong một tổ chức có thể cung cấp các dịch vụ khác nhau hoặc tạo ra các loại sản phẩm bàn giao khác nhau , tất cả các chỉ số về hiệu suất hoặc trạng thái công việc cần phải được trình bày trong hệ thống thông tin điều hành một cách nhất quán. Sự thiếu nhất quán trong báo cáo số liệu và trạng thái khiến người ra quyết định không thể có được cái nhìn chân thực về hiệu quả kinh doanh. Để đạt được mức độ nhất quán cần thiết, các số liệu và chỉ số hiệu suất cần phải được chính thức hóa và xác định trong hệ thống thông tin điều hành và sau đó được tất cả các nhóm khác nhau sử dụng một cách nhất quán.
Việc tiêu chuẩn hóa các số liệu và chỉ số hiệu suất có thể đạt được tốt nhất nếu tổ chức trước tiên xác định các quy trình và quy trình công việc tiêu chuẩn trong từng bộ phận và nhóm khác nhau của mình. Để tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực này, hệ thống thông tin điều hành phải cung cấp khả năng tạo và tùy chỉnh quy trình làm việc tự động để không chỉ đảm bảo báo cáo nhất quán về hiệu suất công việc mà còn đơn giản hóa toàn bộ vòng đời công việc bao gồm lập kế hoạch, điều phối, thực hiện và quản lý.
3. Nỗ lực báo cáo và quản lý công việc thống nhất và tự động
Các tổ chức thường dựa vào sự kết hợp của bảng tính, tiện ích quản lý dự án, bản trình bày PowerPoint, trình tạo báo cáo và nhiều công cụ khác để quản lý và báo cáo công việc. Điều này thường dẫn đến việc nhập, thu thập, sắp xếp và sao chép thông tin thủ công đáng kể giữa các công cụ khác nhau này. Những điều này không chỉ trở thành những hoạt động tốn nhiều công sức mà còn có thể dẫn đến sai sót và chậm trễ trong báo cáo. Hệ thống thông tin điều hành phải có khả năng thống nhất và tự động hóa tất cả nỗ lực quản lý công việc này bằng cách cung cấp cho tổ chức một nơi duy nhất để theo dõi, quản lý và báo cáo công việc.
4. Chế độ xem điều hành thân thiện với người dùng
Một hệ thống thông tin điều hành khó sử dụng là một hệ thống thông tin điều hành ít được sử dụng. Những người ra quyết định muốn và cần một hệ thống thông tin điều hành trực quan và giúp họ dễ dàng lấy được thông tin họ cần một cách nhanh chóng. Điều này có nghĩa là bố cục thân thiện với người dùng và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh hoàn toàn. Họ cần khả năng chuyển đổi nhanh chóng giữa các chế độ xem khác nhau để chỉ trình bày thông tin liên quan đến vai trò của họ nhưng cũng cho phép họ nhanh chóng đi sâu vào thông tin chi tiết hơn.
5. Khả năng truy cập dựa trên đám mây
Để đáp ứng nhu cầu của các nhà điều hành có tính di động cao và các tổ chức được phân bổ theo địa lý, hệ thống thông tin điều hành phải được điều khiển trên nền tảng đám mây. Hệ thống thông tin điều hành dựa trên đám mây phá vỡ các rào cản địa lý, mang lại cho người ra quyết định khả năng hiển thị ngay lập tức thông tin họ cần cho dù họ làm việc ở đâu trên thế giới. Đám mây có thể cung cấp khả năng hiển thị tức thì tương tự khi họ đang di chuyển, cung cấp trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ bảng thông tin và chế độ xem quản lý công việc mà họ cần khi cần.
Những yêu cầu này được kết hợp trong một hệ thống thông tin điều hành mang lại lợi ích rõ ràng cho các nhà điều hành. Với dữ liệu được thu thập và tổng hợp một cách nhất quán và kịp thời, các nhà điều hành có thể đưa ra các quyết định quan trọng với tất cả dữ liệu thích hợp có trong tay. Các công ty có thể tin tưởng rằng các quyết định được đưa ra đều dựa trên dữ liệu, thay vì bị thúc đẩy bởi chính trị gieo rắc nỗi sợ hãi vốn thường xuyên ngự trị trong phòng họp.
