Hầu hết các nhóm sử dụng một số phương pháp khác nhau để chia sẻ thông tin. Email, bảng tính, cuộc họp trạng thái và thậm chí cả ghi chú dán xuất hiện thường xuyên và tiêu tốn quá nhiều thời gian mà nhân viên có thể dành cho sự sáng tạo và năng suất.
Tuy nhiên, lãng phí thời gian không phải là vấn đề duy nhất với tình huống này. Khi mọi người sử dụng các công cụ khác nhau, rất có thể bạn đang gặp phải tình trạng thiếu thông tin, điều đó có nghĩa là bạn không thể cộng tác, lập chiến lược hoặc đưa ra quyết định một cách hiệu quả.
Dưới đây là ba cách mà giải pháp quản lý công việc tập trung có thể giải quyết những vấn đề này và phá bỏ rào cản ngăn cản việc chia sẻ thông tin trong nhóm của bạn.
1. Giữ nó cùng nhau
Email và bảng tính có vai trò của chúng nhưng chúng không phù hợp để quản lý công việc. Công cụ quản lý công việc sẽ giúp bạn không phải tốn quá nhiều thời gian vào hộp thư đến, giúp bạn sắp xếp các tệp và theo dõi các bản nháp cũng như tìm thấy các cập nhật trạng thái chính xác một cách nhanh chóng.
Trong một hội thảo trực tuyến gần đây, Chris O’Neal, nhà truyền bá sản phẩm tại Workfront, đã giải thích lý do tại sao việc thu hút mọi người sử dụng công cụ quản lý công việc là điều cần thiết:
“Cần phải có sự nhất quán và khả năng hiển thị nhất định trong khối lượng công việc của mọi người để đảm bảo rằng bạn nhận thức được các vấn đề khi chúng phát sinh hoặc có thể đưa ra quyết định kịp thời cùng nhau với tư cách là một nhóm khi cần phải ra quyết định theo nhóm. ”
Ông nói thêm, mặc dù sự linh hoạt trong làm việc nhóm có thể cho phép sự sáng tạo, “đôi khi sự linh hoạt tạo ra khoảng cách giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các quy trình”.
J. Alan Goddard, giám đốc dịch vụ chuyển đổi hoạt động tại Leappoint cho biết khi ông giúp khách hàng sử dụng công cụ quản lý công việc như Workfront, các nhóm có thể thu hẹp những khoảng trống đó:
“Ngoài ra, cuối cùng họ cũng có thể biết quy trình của mình còn thiếu sót ở đâu và ở đâu trong quy trình, các sản phẩm chính có nguy cơ không đạt được ngày hoàn thành theo kế hoạch. “Sau đó, họ có thể bắt tay vào và không chỉ tối ưu hóa quy trình của mình mà còn đưa dự án trở lại đúng hướng.”
Phần mềm quản lý công việc với các công cụ cộng tác kỹ thuật số mở ra cơ hội cộng tác tốt hơn, đánh giá nhanh hơn, cập nhật trạng thái theo thời gian thực cũng như sắp xếp các tập tin và thông tin liên lạc giúp tiết kiệm thời gian. O’Neal tin rằng cái nhìn toàn diện về các dự án này, không có thông tin bị che giấu, cho phép các nhóm đạt được mục tiêu hiệu quả hơn:
“Nếu những hiểu biết sâu sắc duy nhất của bạn đến từ trạng thái dự án và những trạng thái đó chưa hoàn thiện, thì bạn có thể kết thúc với những dự án có nội dung ‘hoàn thành’ hoặc ‘đúng thời hạn’ nhưng thực sự không đạt được mục tiêu của chúng.”
2. Hợp tác giá trị
Nghiên cứu gần đây của Deloitte cho thấy 94% công ty được khảo sát nói rằng “sự nhanh nhẹn và hợp tác là rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức của họ”.
Goddard đã chia sẻ cảm giác giúp khách hàng triển khai Workfront, giúp tăng cường khả năng cộng tác theo cấp số nhân.
Doanh nghiệp mà Goddard hợp tác, một công ty toàn cầu với hơn 20 thương hiệu, đang lãng phí nguồn lực “bởi vì họ không có tầm nhìn rõ ràng về các sản phẩm bàn giao chính trong dự án của mình và khi bị trì hoãn, họ không thể thấy được tác động đủ sớm .”
“Điều họ nhận ra là những người quản lý dự án sử dụng email và bảng tính đã không thể giao tiếp, lập kế hoạch hoặc quản lý bất kỳ dự án và phân công công việc nào một cách hiệu quả cho nhóm của họ. Mọi người chỉ đang đuổi theo bánh xe ồn ào nhất.”
Sau khi Workfront được thông qua, các silo đã bị hỏng. Có thể hợp tác và người quản lý dự án có thể đưa ra quyết định tốt hơn, giữ cho dự án đi đúng hướng.
O’Neal coi công cụ quản lý công việc tập trung là một cách thiết yếu để cung cấp cho người lao động bối cảnh vô giá mà họ không thể có được khi thông tin bị che giấu:
“Mọi người có thể tìm hiểu sâu hơn về bối cảnh và nhận thông tin họ cần cũng như có thể tự tìm hiểu về ‘đây thực sự là những gì đang diễn ra với dự án này hoặc với báo cáo này;’ trong khi trước đây, bạn sẽ nhận được một tài liệu và nó sẽ hoàn toàn nằm ngoài ngữ cảnh.”
Khi mọi người bắt đầu nhận thấy lợi ích của việc có được bối cảnh họ cần và có thể tìm thấy thông tin nhanh chóng, sức mạnh của một tổ chức hợp tác—nơi mà những ý tưởng tuyệt vời được chia sẻ dễ dàng và các vấn đề của dự án được giải quyết nhanh chóng—sẽ mang lại lợi ích cho mọi người.
3. Tùy chỉnh giao tiếp
Thông tin bị che giấu thường xuất phát từ việc thiếu liên lạc, gây ra sự thất vọng, thời hạn bị trì hoãn và công việc không đạt yêu cầu. PMI nhận thấy rằng “truyền thông hiệu quả có liên quan đến việc tăng 17% khả năng hoàn thành các dự án trong phạm vi ngân sách”.
Không phải tất cả các nhóm đều cần giao tiếp theo cùng một cách và mỗi thành viên trong nhóm cũng như các bên liên quan cần truy cập vào các loại thông tin khác nhau. Giải pháp quản lý công việc giúp bạn có thể xem dữ liệu và thông tin theo nhiều cách khác nhau, do đó, thông tin bị che giấu và thiếu giao tiếp không phải là vấn đề.
O’Neal nói:
“Một trong những lợi ích lớn nhất của việc nhận được tất cả các yêu cầu, dự án và sự cộng tác của bạn ở một nơi, cũng như nỗ lực làm việc ở một nơi duy nhất, là bạn có thể lấy dữ liệu đó, sau đó tạo báo cáo hoặc bảng chỉ số và giám sát nó mà không cần quá nhiều. nỗ lực vì tất cả đều ở đó.”
Loại quyền truy cập này giúp cập nhật trạng thái, báo cáo, ra quyết định và lập kế hoạch theo cách không phải là một lựa chọn khi các nhóm bị ức chế do thiếu kho thông tin và liên lạc.
Giải pháp quản lý công việc có thể giúp bạn phá vỡ các rào cản trong nhóm một cách hiệu quả, nhờ đó, thông tin sẽ dễ dàng truy cập hơn, sự cộng tác được coi trọng và hoạt động giao tiếp sẽ củng cố nỗ lực của bạn cũng như cải thiện kết quả đầu ra của bạn.
