Quản lý công việc và các quy trình thực hiện công việc đó có thể là một thách thức đối với bất kỳ tổ chức có quy mô nào. Với nhiều hệ thống sẵn có—từ mua hàng đến quản lý dự án , kiểm chứng đến kế toán, chưa kể đến các quy trình tự phát triển cho mọi thủ tục—sự hỗn tạp của các nền tảng có thể khiến bạn choáng ngợp, ngay cả trong các tổ chức nhỏ.
Ngay cả với công cụ tốt nhất cho mọi mục đích, bạn vẫn có thể không có khả năng hiển thị, khả năng kiểm soát và tài nguyên mà nhóm của bạn cần để hoạt động ở hiệu suất cao nhất. Tại sao? Bởi vì bạn có một công cụ cho mọi mục đích.
Việc sử dụng nhiều nền tảng và các hệ thống khác nhau để quản lý dự án, theo dõi trạng thái, liên lạc và cộng tác sẽ tạo ra cả một trang trại chứa nhiều ngăn chứa, làm giảm năng suất, tạo ra sự nhầm lẫn và thất vọng giữa các thành viên trong nhóm và ngăn cản tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược của mình.
Thay vào đó, thứ bạn cần là một nguồn sự thật duy nhất, một hệ thống cai trị tất cả các hệ thống: một hệ thống hồ sơ vận hành (OSR).
Hệ thống Hồ sơ Hoạt động (OSR) là gì?
Được Forrester định nghĩa là “hệ thống thần kinh trung ương” hoạt động “như hệ thống thực thi chiến lược của hồ sơ”, hệ thống vận hành của hồ sơ là một nền tảng để công việc được thực hiện.
Không giống như phần mềm quản lý dự án truyền thống được thiết kế xoay quanh các quy trình quản lý dự án có cấu trúc , OSR là một nền tảng quy trình làm việc đa năng, cung cấp các quy trình liên quan cho cả công việc có kế hoạch và không có kế hoạch, đáp ứng cả các yếu tố có cấu trúc và không có cấu trúc.
Nó hoạt động theo cách bạn làm việc, cho cả dự án và nhiệm vụ theo kế hoạch cũng như đặc biệt , thu thập dữ liệu trong quá trình thực hiện để giúp bạn cải thiện quy trình và hiệu quả.
Đó là một trung tâm giao tiếp và cộng tác. Đó là một hệ thống theo dõi nhiệm vụ và phân công. Đó là một cửa sổ thời gian thực về tài nguyên/năng lực cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc sử dụng nhân viên/tài nguyên và năng suất.
Và đó là nền tảng mà tổ chức của bạn cần để hoạt động với hiệu suất cao nhất. Vẫn không thuyết phục? Dưới đây là 10 lợi ích không thể phủ nhận khi triển khai OSR:
1. Thuần hóa các yêu cầu công việc đến
OSR cung cấp một hệ thống được tiêu chuẩn hóa để gửi yêu cầu công việc, hoàn chỉnh với các mẫu yêu cầu người yêu cầu cung cấp các chi tiết, mục tiêu và tiến trình mong muốn phù hợp cho dự án .
Điều này không chỉ giúp loại bỏ nhu cầu theo dõi thông tin này trước khi bắt đầu mà còn hợp nhất tất cả các yêu cầu đến vào một hệ thống để không có gì bị mất trong quá trình xáo trộn giữa các email, cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc trò chuyện trực tiếp.
Nhiệm vụ có thể được phân công và ưu tiên dựa trên các mục tiêu chiến lược, thời hạn đặt ra và thủ tục xem xét/phê duyệt được thiết lập chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này cũng bắt đầu việc lưu giữ và theo dõi hồ sơ cho từng dự án—với bước này, mỗi yêu cầu sẽ được “sinh” vào quy trình làm việc với tất cả các nhiệm vụ liên quan được theo dõi ngược lại yêu cầu ban đầu này.
2. Khả năng hiển thị theo thời gian thực về công suất
Với OSR hướng dẫn quy trình làm việc, bạn có thể dễ dàng biết ngay ai đang làm việc gì. “Nguồn thông tin chính xác duy nhất” này giúp người giám sát thấy rõ năng lực của nhân viên trong việc:
- xác định xem họ có thể đáp ứng các yêu cầu mới hay không,
- cung cấp lời giải thích nếu không, và
- phân công nhiệm vụ mới theo nguồn lực sẵn có.
Điều này giúp tránh hứa hẹn quá mức và trễ thời hạn, thay vào đó duy trì khối lượng công việc thực tế để mọi người có thể hoàn thành công việc tốt nhất của mình.
Đối với một công ty năng lượng toàn cầu, cách tiếp cận này đã tạo ra chính xác hệ thống mà họ cần để xử lý công việc. Giám đốc tiếp thị toàn cầu kể lại: “Khi những người khác nhìn thấy khả năng hiển thị mà nhóm sáng tạo của chúng tôi có được trong tất cả các dự án và nhiệm vụ liên quan, họ muốn sự minh bạch đó cho nhóm của họ”.
“Có một nguồn thông tin chính xác duy nhất giúp mọi người sắp xếp nhiệm vụ của mình phù hợp hơn với chiến lược của công ty và làm việc hiệu quả hơn. Điều đó cũng giúp điều chỉnh công việc và chi phí.”
3. Thời gian khởi động nhanh hơn cho mọi dự án
Việc sử dụng OSR cho phép các tổ chức thiết lập các mẫu cho các quy trình lặp lại và các nhiệm vụ định kỳ, giúp loại bỏ nhu cầu phải phát minh lại bánh xe cho mọi dự án mới.
Bằng cách tự động hóa quá trình vạch ra các nhiệm vụ, các nhóm có thể đẩy nhanh thời gian khởi động và lập kế hoạch dự án, đồng thời cải thiện chất lượng của các sản phẩm bàn giao với phương pháp tiêu chuẩn hóa và những kỳ vọng đã được thiết lập từ trước.
Quá trình khởi động hợp lý có thể mang lại những kết quả ấn tượng: Nhóm Công nghệ và Thay đổi của Tập đoàn Xchanged đã thấy thời gian thiết lập dự án giảm từ 24 giờ xuống chỉ còn vài giây .
Stuart Fiszzon, người đứng đầu văn phòng CIO tại Xchangen cho biết: “Mỗi mẫu bao gồm rất nhiều chi tiết nên việc lập kế hoạch dự án đã hoàn thành 70–80% ngay từ đầu”. “Workfront chắc chắn giúp cuộc sống của những người quản lý dự án của chúng tôi trở nên dễ dàng hơn.”
4. Theo dõi thời gian chính xác để kiểm tra thực tế và dự báo tốt hơn
Dự báo thời gian thực hiện một dự án là một môn khoa học phức tạp và không chính xác ở nhiều tổ chức. Và bạn có biết thực sự có những nhận thức khác nhau về thời gian không? Chúng tôi cũng vậy!
Khi có OSR, thời gian hoàn thành mỗi nhiệm vụ sẽ được theo dõi tự động, kể từ thời điểm ai đó nói: “Tôi đang xử lý nó” cho đến giây phút họ nói: “Tôi đã hoàn thành!”
Điều này giúp loại bỏ việc phỏng đoán thường liên quan đến việc theo dõi thời gian thủ công và cung cấp bản ghi chính xác về thời gian thực sự của mỗi nhiệm vụ chứ không phải mỗi người nghĩ rằng nó sẽ mất bao lâu. Giờ đây, bạn có dữ liệu chính xác để sử dụng trong việc dự báo năng lực và ngày hoàn thành cho các dự án mới sắp triển khai.
5. Đánh giá nhu cầu sử dụng nguồn lực và nhân sự
Không có gì lạ khi một số đội tỏ ra “yêu thích” khi phân công công việc. Có lẽ James rất linh hoạt và dễ làm việc nên mọi người đều muốn anh ấy tham gia dự án của họ. Hoặc, có lẽ Catherine là nhà thiết kế giỏi nhất trong nhóm sáng tạo và vì dự án này cực kỳ quan trọng (không phải tất cả đều sao?) nên cô ấy là một người tuyệt đối phải có.
Vấn đề với cách tiếp cận này là nó thường khiến một số thành viên trong nhóm bị choáng ngợp, trong khi những người khác có thể ngồi tương đối nhàn rỗi. Tuy nhiên, không có cách nào để theo dõi chính thức ai đang làm gì, làm sao bạn biết được?
OSR loại bỏ vấn đề này, cho phép các nhà lãnh đạo xem nhân viên đang sử dụng quá mức hoặc dưới mức ở đâu và giải quyết những sự mất cân bằng đó một cách phù hợp. Nó cũng cung cấp những hiểu biết dựa trên dữ liệu về nhu cầu nhân sự để giúp tối ưu hóa đầu tư nhân sự.
Giám đốc tiếp thị toàn cầu của công ty năng lượng giải thích: “Gần đây, chúng tôi đã sử dụng dữ liệu từ Workfront để chứng minh cho vị trí mới.
“Sử dụng công cụ lập kế hoạch năng lực, chúng tôi đã cho ban quản lý thấy khối lượng công việc mà chúng tôi đang làm và kết quả đó cho thấy chúng tôi đã sa thải hai hoặc ba nhân viên. Sau đó, chúng tôi có thể tuyển dụng một vị trí tạm thời.”
6. Hợp tác và liên lạc hợp lý
Giao tiếp không hiệu quả có thể giết chết ngay cả dự án được thiết kế tốt nhất. Trên thực tế, một nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án cho thấy giao tiếp kém hiệu quả góp phần gây ra 1/3 số thất bại của dự án và có tác động tiêu cực đến sự thành công của dự án trong hơn một nửa thời gian.
Một OSR như Workfront có thể loại bỏ các rào cản giao tiếp bằng cách hợp nhất tất cả giao tiếp vào trung tâm làm việc, một lần nữa tạo ra “nguồn sự thật duy nhất”.
Tốt hơn nữa, giao tiếp ở đây diễn ra trong bối cảnh công việc, do đó, thông tin đầu vào, nhận xét và phản hồi không bị phân tán trong lĩnh vực ảo của email và các nhóm có thể tham khảo lại diễn biến của từng dự án để làm rõ những khác biệt hoặc thay đổi trong chiến lược. Cách tiếp cận hợp lý này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Tại công ty năng lượng, 50 thành viên nhóm tiếp thị mỗi người đã lấy lại được ít nhất 30 phút mỗi ngày, nâng tổng số giờ làm việc lên thêm 25 giờ bằng cách giảm liên lạc dư thừa, nhập thông tin vào nhiều công cụ lập kế hoạch và theo dõi các mối đe dọa qua email.
“Tôi có thể nói rằng trước đây chúng tôi có khả năng hiển thị khoảng 10% và hiện tại chúng tôi đang đạt mức 100% cho hầu hết các đội. Đó là sự tiến bộ thực sự,” giám đốc tiếp thị toàn cầu cho biết.
7. Tăng tốc thời gian tiếp cận thị trường
Cho dù đó là buổi ra mắt sản phẩm mới, nội dung tiếp thị về xu hướng đang hot của ngành hay một bản ghi nhớ tương đối buồn tẻ của công ty, thời gian luôn là điều cốt yếu.
Tuy nhiên, việc đưa các dự án thông qua quá trình xem xét và phê duyệt có thể đòi hỏi sự kiên nhẫn. Lịch trình bận rộn, email bị bỏ lỡ, kỳ nghỉ, thông tin sai lệch, đi công tác và đôi khi cái tôi có thể cản trở mọi việc được hoàn thành, làm trì hoãn toàn bộ dự án.
OSR có thể giúp loại bỏ những rào cản này bằng cách tự động hướng dẫn công việc đến cấp độ tiếp theo trong chuỗi mệnh lệnh xem xét/phê duyệt. Các bên liên quan có thể biết chính xác dự án nào cần thông tin đầu vào của họ, thông tin này được giữ trong hàng đợi của người đánh giá khác và có thể truy cập vào các dự án đang chờ xử lý của họ từ bất kỳ đâu.
8. Thêm thời gian cho công việc “thực sự”
Các cuộc họp lãng phí và quá nhiều email tiếp tục chi phối ngày làm việc của nhiều người lao động, cản trở các hoạt động hiệu quả và chỉ còn lại 44% thời gian mỗi ngày để thực hiện nhiệm vụ công việc thực tế của họ.
Việc chuyển sang OSR có thể giúp giảm đáng kể gánh nặng này bằng cách hợp nhất tất cả thông tin liên lạc, tài sản và trạng thái liên quan đến công việc trong trung tâm làm việc, để nhân viên có thể dành ít thời gian hơn cho việc xử lý email, theo dõi tài liệu và tham gia các cuộc họp về trạng thái.
Điều này không chỉ làm giảm sự thất vọng của nhân viên mà còn cho phép công ty của bạn tận dụng tối đa khoản đầu tư vào nhân viên và chuyển trực tiếp thành tiết kiệm chi phí. Bill Gattinger, quản lý cấp cao, giao thông, sản xuất và tiếp thị trực tiếp của ATB Financial cho biết:
“Workfront đã cho phép chúng tôi tuyển dụng những người thông minh, sáng tạo và loại bỏ gánh nặng cố gắng sắp xếp và tìm kiếm nội dung, giúp họ có thêm thời gian sáng tạo. Điều đó thật vô giá!”
Bằng cách giải phóng thời gian của nhân viên, nhóm của ATB hiện có thể xử lý thêm 20% dự án mỗi tháng, đồng thời giảm 60% chi phí quản lý công việc.
9. Xác định và khắc phục ngay các rào cản của dự án
Bằng cách cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ về trạng thái thời gian thực của tất cả công việc trong hàng đợi, OSR giúp bạn dễ dàng biết khi nào các dự án gặp trở ngại trước khi bị trễ thời hạn.
Thay vì cố gắng tiến về phía trước một cách mù quáng và cố gắng tìm ra điều gì đã xảy ra sau đó, các nhóm có thể phân loại các vấn đề trong quá trình thực hiện để họ không bị mù quáng trước những vấn đề xảy ra trong nhà.
Thay vào đó, họ có thể thực hiện hành động khắc phục ngay lập tức. Ví dụ: nếu thông tin quan trọng bị thiếu hoặc một thành viên trong nhóm bị ốm, tất cả các yêu cầu cung cấp tài liệu hoặc phân công lại nhiệm vụ đều có thể được thực hiện trực tiếp trong trung tâm để mọi người biết chính xác điều gì đang xảy ra và có thể tham gia trợ giúp.
10. Đường mòn kiểm toán kỹ thuật số tạo nên tầm nhìn xa 20/20
Từ yêu cầu công việc ban đầu cho đến mọi hoạt động cộng tác và phản hồi được chia sẻ cho đến khi phê duyệt cuối cùng được cấp, một OSR như Workfront sẽ theo dõi mọi thứ về mọi nhiệm vụ. Bản ghi kỹ thuật số tự động này cung cấp thông tin hồi cứu sâu sắc về mọi dự án, cho phép các nhóm xem điều gì đúng và điều gì sai ở mỗi bước trong quá trình thực hiện.
Điều này cho phép các tổ chức liên tục cải tiến các quy trình và thủ tục để liên tục cải thiện cả năng suất VÀ kết quả của họ.
Việc triển khai OSR mang lại khả năng hiển thị, khả năng kiểm soát và tính linh hoạt chiến lược chưa từng có cho các tổ chức có mục tiêu cải thiện hiệu quả, sản lượng và hiệu suất.
Bằng cách tự động hóa các quy trình có thể lặp lại, cho phép cộng tác trong bối cảnh công việc và cung cấp cả chế độ xem hồi cứu và trạng thái hồi cứu theo thời gian thực về trạng thái và thành công của dự án, một OSR như Workfront cho phép bất kỳ nhóm quy mô nào làm việc thông minh hơn và đạt được kết quả có thể đo lường được.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/10-reasons-you-need-an-operational-system-of-record
