Là người quản lý dự án , bạn có rất nhiều trách nhiệm. Tuy nhiên, giao tiếp được cho là nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn – ngoài quản lý dự án . Thông qua giao tiếp hiệu quả, một nhóm có thể cộng tác với nhau, với ban quản lý và với khách hàng. Ý tưởng về giao tiếp nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều nhà quản lý dự án nhận thấy rằng đó là kỹ năng khó hoàn thiện nhất. Có lẽ điều này là do giao tiếp vượt xa việc nói chuyện. Chúng tôi đang cung cấp danh sách 10 ứng dụng, quy trình và phương pháp thực hành mà chúng tôi cho rằng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc hỗ trợ giao tiếp nhằm cải thiện kỹ năng quản lý dự án của bạn.
1. Có mặt
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn đặt ra tinh thần chung cho toàn bộ nhóm của mình, vì vậy một trong những phần quan trọng nhất của giao tiếp thành công là sự hiện diện. Hãy là kiểu người quản lý luôn sẵn sàng và hiểu rõ về vai trò, thách thức và thành tích của nhóm bạn. Nếu bạn giao tiếp từ xa và thường xuyên dựa vào các hình thức liên lạc gián tiếp (như e-mail và thư thoại), thì bạn sẽ nuôi dưỡng một môi trường giao tiếp thụ động giữa nhóm của mình và khách hàng.
2. Sử dụng ứng dụng quản lý dự án
Bạn có rất nhiều việc phải làm với tư cách là người quản lý dự án; một phần quan trọng của vai trò đó là đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức được trách nhiệm cá nhân của mình. Không thể luôn kiểm tra với mọi người trong nhóm của bạn để đảm bảo nhiệm vụ của họ đang tiến triển như mong muốn và sau đó chia sẻ tiến trình đó với những người còn lại trong nhóm của bạn. Phần mềm quản lý dự án , giống như Basecamp và Asana , giúp toàn bộ nhóm của bạn luôn thống nhất trong suốt chiến dịch tiếp thị hoặc dự án, đồng thời hợp lý hóa hoạt động giao tiếp để có quy trình làm việc hiệu quả hơn.
3. Lập kế hoạch truyền thông
Bạn nên có sẵn một kế hoạch giao tiếp chung về cách bạn mong đợi nhóm của mình giao tiếp. Các câu hỏi bạn nên tự hỏi mình khi lập kế hoạch giao tiếp bao gồm “loại giao tiếp nào là cần thiết?” (cuộc họp, báo cáo, v.v.), “tôi cần liên lạc với ai?” (đồng nghiệp, các bên liên quan , khách hàng, v.v.) và “cần liên lạc thường xuyên như thế nào?” Trả lời những câu hỏi này để tạo ra một kế hoạch truyền thông chung có thể được điều chỉnh khi cần thiết tùy theo dự án.
4. Lên kế hoạch cho các cuộc họp một cách phù hợp
Các cuộc họp là một phần quan trọng của bất kỳ nhóm làm việc nào, nhưng chúng là một con dao hai lưỡi. Mặc dù các cuộc họp có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp nhưng chúng cũng có thể là những kẻ ngốn rất nhiều thời gian, lấy đi thời gian làm việc thực tế . Lập kế hoạch cuộc họp phù hợp để bạn thu được lợi ích từ cuộc họp mà không phải chịu sự chậm trễ trong quy trình làm việc. Hãy xem xét những gì sẽ được thảo luận tại cuộc họp, ai cần tham gia và cuộc họp sẽ kéo dài bao lâu.
5. Sử dụng biểu đồ RACI
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định ai cần tham gia vào đường dây liên lạc nào, hãy xem xét triển khai biểu đồ RACI . RACI là viết tắt của “Có trách nhiệm, có trách nhiệm, được tư vấn và được thông báo”. Điều này giúp chỉ định người phụ trách từng nhiệm vụ cũng như người sẽ hỗ trợ hoàn thành các nhiệm vụ đó. Biểu đồ RACI không chỉ có thể giúp hợp lý hóa việc giao tiếp mà còn có thể loại bỏ những giao tiếp không cần thiết có thể cản trở quy trình làm việc.
6. Tham gia lắng nghe tích cực
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều người đến gặp bạn để hỏi những câu hỏi, mối quan tâm và ý tưởng. Hãy chắc chắn rằng bạn đang lắng nghe những người tiếp cận bạn. Điều này có nghĩa là có mặt 100%, giao tiếp bằng mắt và chú ý đến ngôn ngữ cơ thể. Có lẽ điều quan trọng nhất là xử lý những gì người đó đang nói trước khi đưa ra phản hồi.
7. Tận dụng các ứng dụng chia sẻ tệp
Rất nhiều hoạt động giao tiếp trong thế giới tiếp thị tập trung vào việc chia sẻ và thảo luận về các tập tin. Việc chuyển các tập tin một cách vật lý là một sự lãng phí thời gian và cũng khiến bạn có nguy cơ mắc phải những sai lầm tốn kém như mất tập tin hoặc quy trình làm việc không hiệu quả. Các ứng dụng chia sẻ tệp sẽ cho phép nhóm của bạn chia sẻ tệp trong thời gian thực, giúp chúng có thể truy cập được bằng thiết bị kỹ thuật số của mỗi cá nhân. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian quý báu, tránh mất tập tin và tăng cường quy trình làm việc .
8. Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến khi cần thiết
Giao tiếp mặt đối mặt là điều tốt nhưng không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được, đặc biệt trong trường hợp các nhóm phân tán . Các công cụ giao tiếp trực tuyến như Skype và Zoom mang đến cho bạn cơ hội tập hợp một nhóm người lại với nhau để thảo luận theo cách cá nhân hóa hơn cách mà e-mail cho phép.
9. Thiết lập quy trình đánh giá và phê duyệt trực tuyến
Một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động tiếp thị và cũng là lĩnh vực có xu hướng gặp nhiều khó khăn nhất trong giao tiếp là quy trình xem xét và phê duyệt. Tận dụng các ứng dụng như công cụ soát lỗi với Workfront để hợp lý hóa quy trình xem xét và phê duyệt. Các thành viên trong nhóm (và khách hàng, nếu bạn chọn) có thể chia sẻ nội dung sáng tạo, để lại phản hồi, đưa ra các chỉnh sửa và ký phê duyệt, tất cả từ máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại của riêng họ. Ngoài ra, bạn có thể ủy quyền các nhiệm vụ và theo dõi vị trí của tệp trong quá trình xem xét tại bất kỳ thời điểm nào. Đây là một công cụ giao tiếp thực sự cải thiện việc quản lý dự án đồng thời giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân phối sản phẩm và hoàn thành dự án.
10. Ăn mừng thành tích của cả nhóm
Truyền thông không chỉ quan trọng trong suốt một chiến dịch hoặc dự án mà còn quan trọng khi dự án đó kết thúc. Hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt những gì đã diễn ra tốt đẹp và cho phép nhóm của bạn ăn mừng thành tích chung của họ. Tất nhiên, giao tiếp, quy trình làm việc và sự sáng tạo phải luôn phát triển, vì vậy, cũng rất tốt để thảo luận về những gì sẽ thay đổi trong lần tiếp theo, nhưng hãy đảm bảo rằng năng lượng vẫn tích cực và được đánh giá cao.
Ngay cả khi nhóm tiếp thị của bạn đã giao tiếp khá tốt thì vẫn luôn có cơ hội để phát triển. Hãy xem xét triển khai một số ứng dụng, quy trình và thực tiễn được đề cập ở trên để đưa hoạt động giao tiếp và quản lý dự án của bạn lên một tầm cao mới.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/10-ways-project-management-can-improve-with-communication
