Nhà thơ người Anh thế kỷ 18 Alexander Pope đã viết: “Con người mắc sai lầm”.
Không nơi nào sự thật này rõ ràng hơn ở doanh nghiệp hiện đại. Bất chấp khả năng vị tha và sáng tạo, con người chúng ta cũng có xu hướng làm mọi thứ rối tung lên một cách khá thường xuyên.
Chúng ta phạm phải những nhược điểm nhỏ như bị phân tâm bởi ảnh GIF mèo trên Slack hoặc quên trả lời một email quan trọng nhiều lần.
Chúng ta cũng mắc phải những sai lầm lớn hơn, chẳng hạn như vô tình phân biệt đối xử với đề xuất của đồng nghiệp vì rào cản ngôn ngữ hoặc bỏ qua một thành viên có năng lực trong nhóm để được thăng chức vì mối hận thù nhỏ nhặt.
Đánh nhầm dữ liệu. Lạm dụng chính trị công sở Mất trí nhớ. Ưu tiên các dự án thú cưng hơn những dự án tốt hơn. Hâm nóng cá trong lò vi sóng trong phòng nghỉ. Con người không thể ngừng mắc sai lầm – và điều đó sẽ phải trả giá đắt.
Ví dụ, hãy xem xét trường hợp nhân viên giao dịch ngân hàng không may đã vô tình chuyển 293 triệu đô la tiền của chủ nhân sang tài khoản cá nhân hoặc vô số những vụ tai nạn đắt giá đến mức khủng khiếp đã xảy ra trong các ngành y tế, dầu khí, năng lượng hạt nhân và tài chính do lỗi của con người. . Ngay cả những lỗi vô hại nhất cũng có thể khiến công ty mất năng suất, mất cơ hội, tỷ lệ nghỉ việc cao, tinh thần bị tổn hại và kiện tụng.
Tin xấu: bạn không thể loại bỏ lỗi. Tất cả chúng ta đều là con người. Nhưng có một tin tốt: tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp ích rất nhiều trong việc giảm thiểu tần suất và tác động của lỗi con người trong quản lý công việc của doanh nghiệp.
9 cách tự động hóa có thể chống lại lỗi của con người
Tự động hóa loại bỏ nhiều lỗi phổ biến nhất của con người trong doanh nghiệp điển hình, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Dưới đây là chín tình huống trong đó tự động hóa đóng một vai trò.
1. Yêu cầu định tuyến
Đối với người yêu cầu và các bên liên quan của bạn, đồng hồ bắt đầu tính từ phút họ gửi yêu cầu — cho dù bạn có biết yêu cầu đó hay không. Nhiều người quản lý nhóm đã không hề hay biết khi có người yêu cầu lo lắng hỏi về trạng thái yêu cầu khẩn cấp của họ một ngày trước khi đến hạn.
Trên thực tế, tình trạng thiếu nhận thức về yêu cầu đã đạt tới mức độ đại dịch. Theo Báo cáo Tình trạng Công việc gần đây nhất của chúng tôi , gần một nửa số người lao động tri thức thú nhận rằng công việc được giao không đạt yêu cầu ít nhất mỗi tháng một lần. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của nhóm. Khi công việc thường xuyên bị bỏ dở hoặc bị lãng quên, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của công ty.
Do tính chất cơ học của quy trình này, việc tạo biểu mẫu yêu cầu dự án và phân công yêu cầu là một lĩnh vực quản lý công việc chín muồi để tự động hóa. Miễn là thông tin kịp thời được cung cấp về loại yêu cầu, mức độ ưu tiên của yêu cầu, thời hạn và khối lượng công việc của thành viên nhóm (hiện tại và sắp tới), tự động hóa sẽ dễ dàng chuyển các yêu cầu vào hàng đợi của thành viên nhóm có kỹ năng và tính sẵn sàng phù hợp để thực hiện yêu cầu của một thành viên trong nhóm. thời hạn nhất định. Khi bạn đã thiết lập quy tắc định tuyến , quá trình này sẽ tự diễn ra.
2. Thu thập thông tin dự án
Có tới 1/3 số dự án kinh doanh vượt quá thời hạn. Tại sao? Trong báo cáo Tình trạng công việc của chúng tôi, những người trả lời chỉ ra rằng phạm vi dự án không xác định , ưu tiên công việc kém và thiếu thời gian để lập kế hoạch phù hợp là ba thủ phạm hàng đầu. Đối với những người quản lý công việc có kinh nghiệm, điều này không có gì đáng ngạc nhiên. Sự khởi đầu cẩu thả của một dự án, đặc biệt là trong giai đoạn xác định phạm vi và thu thập thông tin ban đầu, sẽ tạo ra những tai họa cho dự án về sau.
Tuy nhiên, sau khi có một mẫu quy trình công việc vững chắc , bạn có thể sử dụng mẫu đó để đảm bảo rằng tất cả thông tin phù hợp đều được thu thập trước và tất cả các câu hỏi làm rõ phù hợp đều được đặt ra cho từng loại yêu cầu. Người yêu cầu điền vào biểu mẫu trước khi gửi yêu cầu, hiểu rằng yêu cầu của họ không thể được xem xét cho đến khi họ đưa ra phản hồi trong từng trường. Sau khi người quản lý nhận được thông tin, sẽ rất ít nếu cần thu thập thêm thông tin và mọi thứ sẽ tự động được lưu trữ ở nơi diễn ra cuộc trò chuyện xung quanh dự án (không phải trong chuỗi email của ứng dụng trò chuyện). Kết quả là, người quản lý lấy lại được thời gian để thực hiện công việc có giá trị cao hơn, đảm bảo thực hiện suôn sẻ hơn và ít bất ngờ hơn.
3. Xác định sự liên kết chiến lược
Nói về việc đưa các dự án đi đúng hướng, không có quy trình tiếp nhận dự án nào có thể được coi là hoàn thành nếu không xác định phương án kinh doanh cho dự án và sự phù hợp của nó với các mục tiêu chiến lược của công ty. Đáng buồn thay, giống như các nhiệm vụ tiếp nhận khác, mọi người thường bỏ qua bước này khi họ không có đủ thời gian và dự án cần được bắt đầu, chẳng hạn như ngày hôm qua. Khi làm điều này, bạn không thể ưu tiên các nhiệm vụ lẫn nhau một cách hiệu quả, tạo ra xung đột không cần thiết và làm tổn hại đến tính minh bạch.
Một lần nữa, đây là lĩnh vực mà tự động hóa quy trình làm việc giúp chấm điểm một cách khách quan và ưu tiên các yêu cầu dự án theo tiềm năng đóng góp cho các mục tiêu chiến lược của chúng . Với các điểm đánh dấu mức độ ưu tiên được mã hóa bằng màu sắc được tự động kéo vào một chế độ xem duy nhất, bạn có thể xem nhanh cách một loạt các dự án đang thực hiện khớp với nhau như thế nào và đưa ra quyết định tốt nhất về thời điểm thực hiện. Bằng cách này, bạn tiết kiệm thời gian và các nhóm tin tưởng rằng khoản đầu tư tài nguyên của họ sẽ mang lại ROI tối đa cho công ty.
4. Dự kiến ngày giao hàng
Hãy đối mặt với điều đó – việc ước tính ngày giao hàng có rất nhiều điều vô lý đối với con người. Nếu đó là một dự án nổi bật và sếp của bạn là người đưa ra yêu cầu, bạn có xu hướng lạc quan quá mức, đặt ra những kỳ vọng về tốc độ chóng mặt mà nhóm của bạn có thể thực sự không thể đáp ứng được. Ngay cả khi bạn không cố gắng gây ấn tượng với bất kỳ ai, bạn cũng thường không thể hình dung được tất cả các yếu tố liên quan để đưa ra ước tính đáng tin cậy. Tất cả những điều đó có nghĩa là, việc ước tính ngày giao hàng thường tốt nhất nên để cho phần mềm tự động hóa.
Khi bạn bắt đầu với mẫu quy trình công việc chi tiết, tính năng tự động hóa sẽ tính toán dữ liệu thời gian thực về thời gian cần thiết để từng thành viên trong nhóm thực hiện từng bước. Nó cũng tính đến thông tin tương tự về các dự án khác hiện đang được triển khai, vì vậy bạn có thể xem mọi thứ trong một chế độ xem duy nhất. Bằng cách này, bạn có thể trải nghiệm những lợi ích thay đổi cuộc sống của việc lập kế hoạch nguồn lực hiệu quả.
5. Tự động hóa thông báo
Chúng ta dành một khoảng thời gian vô lý để giao tiếp, cho dù qua email, điện thoại, tin nhắn, cuộc họp hay Slack. Trên thực tế, hơn một phần ba thời gian của người lao động tri thức được sử dụng cho các cuộc họp hoặc tạo email , chưa nói đến các phương tiện truyền thông khác. Chúng tôi gửi một email để sắp xếp cuộc họp, một email khác để xác nhận rằng chúng tôi đã sắp xếp một cuộc họp, một email khác để nhắc mọi người tham dự cuộc họp, một email khác để cho mọi người biết rằng đã có thay đổi và một email khác để cung cấp cho mọi người bản tóm tắt về cuộc họp .
Ngay cả khi bạn sử dụng một công cụ không phải email, việc liên lạc vẫn có khả năng vượt khỏi tầm kiểm soát — và ngốn rất nhiều thời gian của chúng ta trong quá trình này. Điều thú vị là 56% trong số những người lao động đó cho rằng việc thiếu giao tiếp là nguyên nhân phổ biến dẫn đến xung đột tại nơi làm việc. Làm cách nào chúng tôi có thể cắt giảm lượng thông tin liên lạc mà bạn tạo ra trong khi vẫn cung cấp đủ thông tin liên lạc cho các bên liên quan?
Từ bên trong nền tảng quản lý công việc, bạn có thể thiết lập thông báo tự động cho tất cả các bên liên quan rằng một nhiệm vụ đã được hoàn thành hoặc một thành phần quan trọng đã quá hạn và có thể gây nguy hiểm cho ngày giao dự án. Những thông tin liên lạc này vẫn đủ phong phú về thông tin, đồng thời tiết kiệm thời gian quý báu cho người quản lý đang gặp khó khăn để thực hiện các hoạt động có giá trị cao hơn.
6. Loại bỏ tĩnh
Không phải tất cả các giao tiếp đều quan trọng. Chọn lọc cuộc trò chuyện hoặc hộp thư đến email để tìm thông tin công việc có liên quan là một công việc nữa mà người quản lý không cần. Thật không may, các công cụ truyền thông cũ hơn không thể phát hiện ra những điều vớ vẩn (ví dụ: lời chào hàng của Greg cho buổi gây quỹ khắc gỗ của con gái ông) từ những thông tin liên lạc quan trọng hợp pháp.
May mắn thay, các công cụ giao tiếp mới hơn đang nắm bắt được nhu cầu loại bỏ những thứ rác rưởi và đi thẳng vào những thứ quan trọng. Các công cụ giao tiếp tích hợp trực tiếp với các công cụ quản lý công việc thậm chí còn tốt hơn ở khía cạnh này, đưa thông tin liên lạc vào công cụ quản lý công việc nơi chúng được xem theo thứ tự thời gian, trong bối cảnh công việc đang được thực hiện, không bị phiền nhiễu bởi hộp thư đến.
7. Truy xuất nội dung
Nếu bạn đã từng cố gắng tìm hình ảnh phù hợp trên một trang web cung cấp ảnh, bạn biết rằng nhiệm vụ tìm kiếm hình ảnh phù hợp có vẻ đơn giản có thể kéo dài hàng giờ. Khi bạn đang giám sát hàng tá dự án, mỗi dự án có nhiều tệp cần theo dõi, việc tìm tài liệu phù hợp cho cuộc trò chuyện có thể tốn thời gian một cách đáng ngạc nhiên. Điều tương tự cũng xảy ra với những thông tin quan trọng. Và bạn càng sử dụng nhiều công cụ để lưu trữ nội dung, thông tin thì tình hình càng trở nên tồi tệ hơn.
Steve ZoBell, CTO của Workfront, cho biết : “Chúng ta dành quá nhiều thời gian và năng lực tinh thần để cố gắng ghi nhớ hoặc tìm kiếm mọi thứ ”. “Những người lao động tri thức buộc phải điều hướng qua các bộ phận khác nhau, xâu chuỗi dữ liệu lại với nhau để hoàn thành bức tranh.” Để khắc phục sự cố, ZoBell khuyên bạn nên tập trung quyền truy cập vào nội dung và thông tin. “Việc tập hợp các yếu tố cốt lõi của công việc — nội dung, cộng tác và nhiệm vụ — vào một nơi sẽ giúp nhóm của bạn tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách chuyển gánh nặng hành chính sang hệ thống.” Đồng thời, các thuật toán, giống như các thuật toán trong tính năng Thẻ thông minh mới phát hành của Adobe Photoshop , có thể được triển khai để giúp việc truy xuất nội dung có liên quan nhanh hơn nữa mà không cần phải thực hiện bất kỳ công việc tổ chức nào trước đó.
8. Tự động báo cáo
May mắn thay, khi khám phá Workfront, ATB đã có thể tự động hóa việc báo cáo trạng thái dự án, % tiến độ và ngày giao hàng ước tính. (Đọc nghiên cứu trường hợp của họ để biết báo cáo tự động của Workfront đã tạo ra sự khác biệt như thế nào tại ATB Financial.) Ngoài ra, báo cáo tự động là một lĩnh vực khác mà bạn có thể tạo báo cáo thậm chí còn thông minh hơn để xác định các dự án có rủi ro hoặc đề xuất thay đổi về nhân sự hoặc các ưu tiên cần thực hiện. đạt được kết quả tốt hơn trong khi các dự án vẫn đang trong quá trình triển khai.
9. Thực thi quy trình công việc
Thách thức làm được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn đang đè nặng lên đầu hầu hết nhân viên doanh nghiệp. Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, Báo cáo Tình trạng Công việc nhận thấy rằng 1/3 trong số họ coi “thiết lập các quy trình tốt hơn” là cách tốt nhất để tiến về phía trước. Đồng thời, các quy trình và quy trình làm việc có cấu trúc dường như nằm ngoài tầm tay của nhiều nhóm doanh nghiệp, thường dẫn đến việc thực hiện dự án một cách hỗn loạn và gia tăng tỷ lệ thất bại của dự án. Và điều này cũng có lý: nếu bạn không hiểu sâu sắc các phần đang chuyển động của một dự án, thì làm sao bạn có thể khắc phục hoặc điều chỉnh nó khi mọi người hoạt động kém hiệu quả?
Đương nhiên, bước đầu tiên ở đây không hề mang tính công nghệ. Người quản lý công việc cần dành thời gian để hiểu chi tiết các quy trình và quy trình công việc của họ, sau đó xem xét kỹ lưỡng xem chúng có hiệu quả không. Chỉ khi họ hiểu đầy đủ và vạch ra quy trình công việc của mình, họ mới có thể sao chép chúng một cách hiệu quả trong giải pháp quản lý công việc và áp dụng tự động hóa để củng cố từng bước. Ví dụ: ở giai đoạn xem xét và phê duyệt một dự án, phần mềm có thể đảm bảo rằng sau khi thực hiện đánh giá, tài liệu sẽ được tự động chuyển tiếp đến người phê duyệt được chỉ định. Nếu người phê duyệt chần chừ, phần mềm có thể nhắc nhở cô ấy rằng thời gian không còn nhiều và ngày giao hàng có nguy cơ bị lùi lại. Đây là sức mạnh của quy trình làm việc tự động.
Làm chủ tự động hóa quy trình làm việc
Giống như bất kỳ công nghệ mới nào, tự động hóa quy trình làm việc đi kèm với một số lưu ý.
Các thuật toán đằng sau tự động hóa quy trình làm việc chỉ hoạt động tốt khi tính toàn vẹn mà chúng được tạo ra và chất lượng dữ liệu chúng sử dụng — cả hai đều dễ bị ảnh hưởng bởi sự thiên vị của con người. Do dữ liệu được con người thu thập, nó có thể bị nhiễm độc trước khi được phân tích. Ngoài ra, các thuật toán này chắc chắn bị giới hạn ở kinh nghiệm, thành kiến và quá trình đào tạo của những người tạo ra chúng , những người thường xuất thân từ một nhóm nhỏ, ưu tú gồm các tiến sĩ nam và đồng nhất về văn hóa. Cuối cùng, khi con người chạm tay vào công nghệ tự động hóa, họ có xu hướng trở nên bất cẩn hơn , ít cảnh giác hơn với lỗi và ít tò mò hơn về đầu ra của công nghệ đó. Điều này làm ảnh hưởng đến kết quả của quá trình tự động hóa và đôi khi có thể tạo ra những kết quả tai hại. Bất chấp tất cả những hứa hẹn mà tự động hóa mang lại cho nơi làm việc, bạn vẫn nên đối xử với nơi làm việc ít giống ông chủ mới trong văn phòng hơn và giống như một thực tập sinh đang được đào tạo. Nói cách khác, bạn cần thành thạo tự động hóa – không phải ngược lại.
Trước khi đầu tư vào các công cụ tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể quản lý rủi ro tốt hơn và giảm thiểu chúng bằng cách:
- Biết các quy trình của bạn. Công nghệ hoặc công cụ mới không thể thay thế cho các quy trình bị hỏng hoặc sự thiếu chuyên môn trong nhóm của bạn. Công cụ quản lý công việc mới không thể hỗ trợ công việc của bạn nếu bạn thậm chí không biết quy trình công việc của mình là gì.
- Hiểu những gì ẩn dưới mui xe . Đừng cho rằng công cụ mới hào nhoáng đó có mọi thứ. Trước khi mua bất kỳ phần mềm nào, hãy không ngừng tìm hiểu những giả định quan trọng nào đã được đưa ra trong các thuật toán và sau đó tiếp tục tò mò quá mức khi tổ chức của bạn bắt đầu sử dụng và cải tiến công nghệ.
- Giáo dục các thành viên trong nhóm. Rõ ràng, khi nói đến tự động hóa, sự thiếu hiểu biết không phải là điều may mắn. Như Chad Steelberg, thành viên Hội đồng Công nghệ Forbes đã nói một cách ngắn gọn: “Việc mù quáng trước những thành kiến là thách thức cơ bản, bản thân nó không phải là thành kiến”. Các doanh nghiệp muốn triển khai công nghệ này cũng phải đầu tư vào việc nâng cao nhận thức cho các thành viên trong nhóm của họ. Những người phụ thuộc nhiều nhất vào đầu ra của công nghệ này phải biết đầu ra đó được tạo ra như thế nào, cách đặt câu hỏi về các giả định do các công cụ này đưa ra và cách nhận biết sự thiên vị.
Khi áp dụng vào quản lý công việc, chiến thắng lớn nhất từ tự động hóa – và sắp tới là AI – khả năng nâng cao hiệu quả của ngay cả những người có nhiều khuyết điểm nhất tại nơi làm việc và nâng cao những đặc điểm độc nhất, không thể thay thế của con người. Nếu chúng ta có thể hiểu được những hạn chế của công nghệ này và vẫn chủ động giúp cải tiến, những trợ lý cơ khí này thực sự sẽ tạo ra khả năng sáng tạo, sự khéo léo và sự đồng cảm cao hơn ở những người lao động tri thức chứ không phải ít hơn.
Điều này nghe có vẻ là một tương lai khá tốt đẹp – miễn là thỉnh thoảng chúng ta vẫn có thể bị phân tâm bởi ảnh GIF về mèo.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/9-ways-you-can-use-workflow-automation-combat-human-error
