Ai cũng biết rằng phần lớn các dự án đều thất bại, nhưng tôi nhận thấy trong các dự án của mình, việc có được khởi đầu tốt sẽ làm tăng cơ hội thành công cho chúng. Để đảm bảo dự án của bạn khởi đầu tốt đẹp, có một số việc nhỏ cần làm trước cuộc họp khởi động dự án. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn những gì tôi làm ngay khi được phân công làm người quản lý dự án . Nếu bạn làm được điều này, tôi đảm bảo rằng các dự án của bạn sẽ có một khởi đầu tuyệt vời.
Bây giờ là 9 giờ sáng và bạn đã đến văn phòng. Khi bạn chuẩn bị ngồi vào bàn làm việc, bạn nhận thấy một tờ Post-It Note được dán trên máy tính của mình.
Khi kiểm tra kỹ hơn, bạn thấy rằng đó là từ sếp của bạn; bạn có một dự án mới cho một trong những ông chủ của công ty. Tuyệt vời, bạn nghĩ, trên hết mọi thứ khác. Và Post-It Note là tất cả những gì bạn cần để bắt đầu dự án!
(Đây không phải là cách tốt nhất để biết rằng bạn có một dự án, nhưng thật không may, điều này lại dựa trên một câu chuyện có thật.)
Vậy bạn có thể làm gì để dự án khởi đầu kém cỏi này đi đúng hướng? Có năm bước cần thực hiện trước cuộc họp khởi động dự án để giúp dự án của bạn có một khởi đầu tuyệt vời.
Bước 1: Đặt lịch hẹn với nhà tài trợ dự án
Bước đầu tiên của bạn là tìm hiểu càng nhiều thông tin về lý do tại sao cần có dự án—và bạn cần nhiều thứ để tiếp tục hơn là một Post-It Note! Hãy mở lịch của bạn để đặt một cuộc hẹn gặp người đã yêu cầu dự án, nhà tài trợ. Trong trường hợp này, đó là một trong những ông chủ của công ty.
Nếu bạn đang loay hoay tìm chỗ trống trong vài ngày tới, bạn cần gọi cho họ và yêu cầu thời gian để gặp họ. Hoặc thậm chí tốt hơn, nếu họ có một trợ lý quản lý lịch của họ, hãy nói chuyện với người đó. Thật ngạc nhiên khi các trợ lý có thể tìm thấy thời gian trong những cuốn lịch đầy ắp. Giải thích rằng bạn muốn gặp để thảo luận về dự án mới để hiểu lý do tại sao họ muốn dự án này. Nếu họ thực sự muốn dự án, họ sẽ dành thời gian để nói chuyện với bạn.
Bước 2: Chuẩn bị ba câu hỏi
Tiếp theo, bạn cần chuẩn bị những câu hỏi mà bạn sẽ muốn hỏi giám đốc điều hành công ty về dự án. Suy cho cùng, họ có rất nhiều yêu cầu về thời gian, vì vậy bạn muốn tận dụng tối đa thời gian bạn có với họ. Họ sẽ không quá tử tế nếu bạn không dành thời gian chuẩn bị. Bạn có thể sẽ nhận được phản hồi thẳng thừng nếu tiếp tục yêu cầu họ dành thêm thời gian. Bạn sẽ nhận được phản hồi như “Hãy tiếp tục và cho tôi biết khi nào dự án hoàn thành”. Điều này sẽ khiến họ không tham gia vào dự án ngay từ đầu, gây ra vấn đề cho bạn sau này và có nguy cơ khiến dự án không thành công.
Vậy bạn cần hỏi những câu hỏi gì khi gặp giám đốc điều hành công ty? Mục đích khi tôi hỏi những câu hỏi này là để xác định tại sao người điều hành lại muốn dự án. Tôi muốn tìm hiểu xem người điều hành đang nghĩ gì về mục tiêu cuối cùng mà dự án sẽ mang lại. Điều quan trọng khác mà tôi muốn tìm hiểu là ai trong nhóm của họ mà tôi có thể làm việc cùng hàng ngày nếu tôi có bất kỳ câu hỏi nào.
Vấn đề mà hầu hết các giám đốc điều hành gặp phải là họ rất thiếu thời gian và sẽ không có thời gian để thực hiện dự án. Nếu bạn có thắc mắc hoặc muốn ai đó kiểm tra điều gì đó, người điều hành sẽ không có thời gian để làm điều đó. Bạn cần họ chỉ định ai đó hành động thay mặt họ để ra quyết định về dự án.
Tôi gọi những người này là nhà vô địch dự án. Họ có thể là thành viên trong nhóm điều hành nên họ sẽ có cơ hội tiếp cận họ tốt hơn bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần người điều hành đưa ra quyết định thì nhà vô địch sẽ có thể nhận được câu trả lời.
Bước 3: Đặt ba câu hỏi
Trong số rất nhiều câu hỏi mà bạn có thể muốn đưa ra cho giám đốc điều hành, có ba câu hỏi quan trọng. Ba câu hỏi này chỉ mất khoảng 15 phút thời gian.
Bằng cách này, bạn đã khởi đầu dự án của mình tốt hơn hầu hết các dự án khác. Ba câu hỏi cần đặt ra là:
- Vấn đề mà dự án cần giải quyết là gì? Bạn muốn thiết lập lý do tại sao dự án tồn tại trong một tuyên bố cấp cao không có quá nhiều chi tiết. Nếu đó là một cơ hội mà tổ chức muốn tận dụng thì hãy viết ra lý do tại sao hiện tại tổ chức không thể làm được điều đó.
- Một kết quả thành công sẽ như thế nào? Đây là một câu hỏi hay để hỏi khi bắt đầu dự án. Nếu họ đã nhìn thấy điều gì đó ở nơi khác, chẳng hạn như tại một hội nghị, họ có thể có một ý tưởng cụ thể trong đầu. Ví dụ: hãy tưởng tượng dự án của bạn phát triển một trang web mới về công ty của bạn. Sau đó, khi kết thúc dự án, bạn phát hiện ra rằng người điều hành muốn có một ứng dụng điện thoại. Nếu giải pháp của họ không thực hiện được thì sau này bạn có thể trình bày giải pháp khác phù hợp hơn. Hiện tại, bạn chỉ đang cố gắng hiểu họ muốn gì.
- Tôi có thể làm việc hàng ngày với ai trong nhóm của bạn để phát triển dự án này? Đừng rời khỏi cuộc họp này mà không tìm được người đứng đầu dự án. Đồng thời tìm hiểu xem nhà vô địch có biết về dự án hay không. Nếu họ không làm vậy, hãy cam kết với người điều hành rằng họ sẽ thông báo cho họ.
Bước 4: Nói lời cảm ơn
Khi bạn đã kết thúc cuộc họp và quay trở lại bàn làm việc, bước thứ tư là gửi email cho giám đốc điều hành. Bắt đầu email bằng cách cảm ơn họ đã dành thời gian và bạn thấy nó rất hữu ích. Trong email, hãy xác nhận những gì bạn hiểu là vấn đề mà dự án giải quyết. Sau đó trình bày chi tiết về kết quả thành công và ai sẽ là người đứng đầu dự án. Nếu bạn chưa hiểu đúng thì đó sẽ là cơ hội để người điều hành sửa lỗi cho bạn.
Khi bạn gửi email cho người điều hành, hãy đảm bảo rằng bạn sao chép email đó vào dự án. Bằng cách sao chép nhà vô địch, nó sẽ thông báo cho họ rằng họ là nhà vô địch dự án, nếu họ chưa biết. Ngoài ra, nó sẽ đảm bảo rằng nhà vô địch biết dự án sẽ khắc phục vấn đề gì. Điều này sẽ ngăn nhà vô địch thực hiện dự án theo một hướng khác, vì điều này sẽ chỉ gây ra cho bạn những vấn đề sau này.
Bước 5: Nói chuyện với nhà vô địch
Bước thứ năm và cũng là bước cuối cùng là tìm người hỗ trợ cho bạn và bắt đầu phát triển mối quan hệ với họ để giúp dự án tiến triển. Mối quan hệ với người chủ trì dự án mang tính thân mật hơn so với người điều hành. Người tiên phong là người sẽ làm việc hàng ngày với bạn về dự án. Bạn cần đảm bảo rằng bạn luôn giữ được nhà vô địch ở bên mình trong suốt dự án. Người đứng đầu dự án có thể sẽ được người điều hành lắng nghe và hỏi ý kiến của người đứng đầu. Có người đứng đầu về phía bạn sẽ giúp ích khi người điều hành cần đưa ra quyết định.
Khi gặp nhà vô địch lần đầu tiên, bạn muốn có một cuộc thảo luận thân mật. Lấy một ly cà phê, một chiếc ghế thoải mái và trò chuyện với nhà vô địch.
Mục đích của cuộc trò chuyện là để hiểu những áp lực mà nhà vô địch phải đối mặt:
- Họ bận rộn thế nào?
- Họ có thời gian để cống hiến cho dự án của bạn không?
- Đây có phải là một trong hàng trăm dự án mà họ có?
- Họ có nhiệm vụ nhạy cảm về thời gian nào mà bạn cần thực hiện trong suốt vòng đời của dự án không ?
Rất có thể, người phụ trách dự án của bạn cũng sẽ có một công việc trong ngày để làm. Mặc dù không phải lúc nào bạn cũng cần đến chúng nhưng tốt nhất bạn nên giải thích bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian và khi nào. Biết khi nào bạn khó có thể nắm giữ được nhà vô địch cũng sẽ giúp ích cho dự án của bạn.
Nếu rõ ràng là họ không có thời gian cho dự án, bạn cần nêu vấn đề này với người điều hành. Đôi khi mọi người sẽ miễn cưỡng nói với sếp rằng họ không có thời gian, nhưng bạn có thể và nên đặt câu hỏi này lên hàng đầu, vì bạn có trách nhiệm làm mọi thứ có thể để giảm thiểu rủi ro cho dự án.
Trong trường hợp này, bạn cũng nên làm cho nhà vô địch biết rằng trong vài ngày tới bạn sẽ nêu vấn đề với người điều hành rằng họ không có đủ thời gian. Điều này sẽ đảm bảo rằng người đứng đầu sẽ nói chuyện với người điều hành vì họ sẽ muốn nói với họ trước khi bạn làm điều đó. Điều này sẽ đảm bảo rủi ro của bạn đang được giải quyết.
Lý tưởng nhất là bạn muốn người điều hành cho người đứng đầu nhiều thời gian hơn để làm việc trong dự án bằng cách giao nhiệm vụ cho người khác. Nếu điều này là không thể, người điều hành có thể bổ nhiệm một nhà lãnh đạo mới.
Sau khi bạn xác định rằng người hỗ trợ có thời gian để thực hiện dự án, hãy xác nhận với họ vấn đề là gì. Sau đó chuyển sang phần kết quả thành công trông như thế nào. Để làm điều này, hãy xem qua email bạn đã gửi cho giám đốc điều hành và xem họ có đồng ý hay không.
Nếu họ không đồng ý, hãy yêu cầu họ giải thích lý do. Bạn cần chắc chắn rằng họ đồng ý trước cuộc họp khởi động dự án. Nếu họ không đồng ý, thì bạn sẽ cần tổ chức cuộc họp thứ hai với người điều hành và người đứng đầu. Mục đích của cuộc họp đó là đảm bảo người đứng đầu và người điều hành đồng ý. Sau khi họ đồng ý, đã đến lúc lên lịch họp khởi động dự án với các thành viên khác trong nhóm dự án.
Vì vậy, bạn có nó. Trong năm bước ngắn gọn, bạn có thể nâng cao cơ hội thành công của dự án lên trên mức trung bình. Bạn có thể thiết lập mối quan hệ tốt với nhà tài trợ dự án và người đứng đầu dự án. Bạn có thể làm rõ các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Cái nào tốt hơn Post-It Note.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/5-pre-kickoff-steps-to-start-your-project-right
