Với tư cách là trưởng nhóm hoặc người quản lý dự án , bạn biết rằng mọi người đều đang làm việc chăm chỉ. Bạn không nghi ngờ gì về việc nhân viên của bạn đến văn phòng và cố gắng hết sức để hoàn thành nhiệm vụ và thúc đẩy các dự án. Tuy nhiên, họ có đang làm việc đúng cách không?
Đây là câu hỏi quan trọng nhất và câu trả lời có thể tạo nên sự khác biệt giữa một nhóm “bận rộn” và một nhóm “làm việc hiệu quả”.
Tải xuống ebook miễn phí của chúng tôi Biến công việc của bạn thành vấn đề để có cái nhìn sâu sắc từ bảy nhà lãnh đạo tư tưởng về lý do tại sao công việc không hiệu quả với bạn và cách bạn có thể thay đổi nó và trở thành một nhóm hiệu quả hơn.
Những nhóm bận rộn lãng phí rất nhiều thời gian chỉ để tìm kiếm thông tin, sắp xếp email, thực hiện các nhiệm vụ hành chính và cố gắng tìm ra những gì họ cần để thực sự thực hiện công việc của mình. Trên thực tế, đây là một vấn đề phổ biến; chúng tôi thấy rằng người lao động dành ít hơn một nửa , 44%, thời gian của họ cho nhiệm vụ công việc chính của họ.
Mặt khác, khi nhóm của bạn đang thực hiện các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất và phù hợp với các mục tiêu chính của công ty, mọi người sẽ làm việc hiệu quả. Công việc thực sự đang được hoàn thành và các thành viên trong nhóm hài lòng với công việc của họ và ban quản lý hài lòng với kết quả.
Dưới đây là ba bước sẽ đưa nhóm của bạn đạt được mức năng suất cao nhất.
1. Sắp xếp mọi công việc theo mục tiêu kinh doanh
Bạn không thể làm việc hiệu quả nếu không điều chỉnh công việc của mình theo mục tiêu của công ty. Nói cách khác, mục tiêu của công ty bạn sẽ cho bạn biết công việc hiệu quả sẽ như thế nào đối với nhóm của bạn.
Chris O’Neal, nhà truyền bá sản phẩm tại Workfront, tin rằng đây sẽ là trọng tâm chính của người quản lý dự án:
“Đó là một hành động cân bằng tốt để sắp xếp các ưu tiên của nhóm bạn theo mục tiêu của công ty và đó là điều mà ban quản lý luôn cố gắng thực hiện. Là người quản lý dự án, đó thực sự là công việc cốt lõi của bạn.”
Mọi thứ mà một nhóm làm đều cần giúp di chuyển kim chỉ nam ở cấp độ công ty. Nó cần phải gắn liền với những gì doanh nghiệp đang cố gắng đạt được và đóng góp vào bức tranh lớn hơn.
J. Alan Goddard, giám đốc dịch vụ chuyển đổi hoạt động tại Leappoint, gần đây đã mô tả cách ông giúp một công ty công nghệ áp dụng Workfront để điều chỉnh công việc của họ cho phù hợp với các mục tiêu cụ thể.
Dự án là cầu nối cho sự chia rẽ giữa các nhóm, tiết kiệm cho công ty hàng triệu đô la và giúp người lao động biết chính xác những nỗ lực của họ đã thúc đẩy công ty đạt được mục tiêu như thế nào. Anh ấy nói:
“Cuối cùng họ đã có thể trao đổi và hiểu được giá trị chiến lược mà những hiểu biết sâu sắc đó sẽ mang lại cho tổ chức của họ. Cuối cùng, họ đã có thể biết nỗ lực làm việc của mình đang đi đến đâu, họ tập trung vào điều gì và cuối cùng họ đã thực hiện điều đó như thế nào.”
Một chìa khóa khác để điều chỉnh công việc của bạn theo mục tiêu kinh doanh là thông báo cho nhóm của bạn những nhiệm vụ nào cần hoãn lại khi có yêu cầu khẩn cấp vào phút cuối. Kiểu lãnh đạo này yêu cầu quản lý ưu tiên vững chắc và quản lý thời hạn cho mọi yêu cầu mới và có thể thực hiện được.
O’Neal cho biết: “Khi nói đến quản lý con người trong một tổ chức, danh sách ưu tiên ‘đây là điều quan trọng nhất ngày hôm nay’ không thể bị đánh giá thấp đối với bất kỳ ai tham gia quản lý”.
Phù hợp với mục tiêu kinh doanh thúc đẩy năng suất. Mọi người đều biết họ nên làm gì và nó phù hợp như thế nào với mục tiêu kinh doanh và không lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không có mức độ ưu tiên cao.
2. Đưa ra cam kết rõ ràng
Nếu người quản lý dự án không biết ai đang làm việc gì hoặc khối lượng công việc của nhóm anh ta là gì, thì các thành viên trong nhóm có nguy cơ quay cuồng trong nỗ lực hoàn thành công việc bận rộn mà không thực sự đạt được bất kỳ giá trị nào.
O’Neal nói rằng việc hiểu rõ cam kết là một cách để đảm bảo nhóm luôn làm việc hiệu quả:
“Có quyền truy cập vào các kỹ năng và lịch trình nguồn lực có nghĩa là bạn sẽ có thể tìm được đúng người và gặp ngay người đó để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng mà không tạo gánh nặng cho toàn bộ nhóm.”
Ông giải thích rằng khi thiếu tầm nhìn, thời gian sẽ bị lãng phí:
“Khi thông tin không được chia sẻ hoặc tài nguyên liên tục bị gián đoạn, điều đó càng lãng phí nhiều thời gian hơn. Giải pháp là có được khả năng hiển thị theo thời gian thực về năng lực công việc hoặc năng lực tài nguyên đó cũng như trạng thái của công việc.”
Vì vậy, làm thế nào khả năng hiển thị này đạt được? Bằng cách sử dụng công cụ quản lý công việc cho phép cộng tác tối ưu, cập nhật trạng thái theo thời gian thực, quản lý tác vụ hiệu quả và liên lạc ở một vị trí trung tâm.
Các nhóm mà Goddard từng chứng kiến triển khai Workfront đều được trang bị để đưa ra quyết định tốt hơn. Ông nói : “Cuối cùng, họ đã học được cách đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn chỉ bằng cách tập trung vào các dự án, nỗ lực làm việc và các nguồn lực sẽ cho phép điều đó”.
3. Hãy nhớ: Tài nguyên cũng là con người
Bận rộn nhưng không hiệu quả có thể là dấu hiệu của một nhóm coi mọi người như tài nguyên. Hãy nhớ rằng các thành viên trong nhóm cũng chỉ là con người và dễ bị kiệt sức, thất vọng và cam kết quá mức có thể giúp các nhóm tránh trở nên bận rộn mà không làm việc hiệu quả.
O’Neal cho biết ngày nay, nhân viên thường làm việc quá sức và điều quan trọng cần ghi nhớ là không ai có thể làm việc không ngừng nghỉ. Anh ấy đã giải thích:
“Tôi nghĩ điều quan trọng cần nhớ là khi chúng ta nói ‘tài nguyên’, chúng ta thường nói về con người. Về mặt lý thuyết, một ngày làm việc có tám giờ; nhưng trên thực tế, có vẻ như không ai làm việc chỉ tám tiếng nữa, hoặc không ai làm việc tám tiếng không ngừng nghỉ.”
Trở nên quá tải với công việc bận rộn và không làm việc hiệu quả là một cái bẫy dễ rơi vào khi nhiệm vụ không phù hợp với mục tiêu kinh doanh, thiếu tầm nhìn và các thành viên trong nhóm bị kiệt sức.
Tuy nhiên, khi làm việc song song, ba bước này có khả năng giúp các nhóm từ bỏ công việc bận rộn và tập trung tài năng, thời gian và nỗ lực của họ vào việc mang lại giá trị thông qua công việc hiệu quả.
Nguồn: https://business.adobe.com/blog/basics/3-reasons-marketers-are-talking-about-real-time-cdp
